Dalam bisnis logistik, pengelolaan strategis menjadi kunci utama untuk memastikan bahwa operasional bisnis telah berjalan lancar. Untuk mencapainya diperlukan kinerja logistik yang efektif dengan melibatkan proses perencanaan yang matang, untuk meminimalkan risiko yang dapat terjadi kapan saja. Oleh karena itu, adanya formulir pengiriman barang sebagai dokumen yang harus terlampir dalam proses pengiriman barang menjadi sangatlah penting.
Kini, beberapa ekspedisi pun telah menyediakan formulir pengiriman yang dapat diakses dengan mudah melalui aplikasi atau website. Adanya formulir tersebut bertujuan agar barang yang dikirimkan dapat sampai dengan aman dan tepat waktu di lokasi tujuan. Pada artikel ini kita akan mengulas lebih dalam mengenai apa saja informasi penting yang tercantum dalam pengiriman barang sebelum Anda mengirimkannya.
1. Pengertian Formulir Pengiriman Barang
Formulir pengiriman barang adalah sebuah dokumen yang menyertai barang yang berisi rincian informasi tentang barang yang akan dikirimkan, mulai dari nama, alamat, nomor telepon, tanggal pengiriman, serta jumlah ongkos kirim yang ditanggung pengirim. Umumnya formulir tersebut hanya terdiri dari satu lembar yang disediakan oleh pihak ekspedisi, tanpa harus menyiapkan dokumen pendukung lainnya. Namun, Anda juga bisa menyiapkan formulir tersebut sebagai pihak pengirim barang. Setelah terisi, nantinya formulir tersebut dapat ditempelkan pada paket yang akan dikirimkan.
Tidak hanya sebagai informasi, formulir pengiriman barang juga dapat digunakan sebagai bukti untuk mengecek kesesuaian alamat penerima paket. Ketika paket telah sampai di alamat tujuan, pihak penerima dapat mengecek bukti pengiriman melalui formulir pengiriman barang yang tersedia. Dengan adanya formulir pengiriman tersebut, maka akan mempercepat proses pengiriman barang logistik karena semua informasi yang dibutuhkan kurir telah tersedia dalam formulir tersebut.
2. Informasi Penting dalam Pengiriman Barang
Seperti yang dijelaskan pada poin pembahasan di atas, formulir pengiriman barang akan berisi informasi detail mengenai paket barang yang akan dikirimkan. Format formulir pengiriman barang yang telah ditetapkan juga tidak kalah penting. Hal ini pun ditujukan untuk lebih mempermudah proses pengiriman dan pelacakan barang Anda. Berikut ini apa saja informasi penting yang tercantum dalam pengiriman barang.
a. Nama Pengirim dan Penerima
Pertama, informasi yang tercantum pada formulir pengiriman barang adalah nama pengirim dan penerima harus dicantumkan secara jelas. Informasi satu ini sangatlah penting karena identitas tersebut akan dijadikan rujukan para kurir untuk pengiriman barang. Usahakan untuk menulis nama penerima secara lengkap yang disesuaikan dengan kartu identitas, seperti KTP, SIM, dan lainnya.
Namun, Anda juga bisa menambahkan nama sapaan atau panggilan. Hal ini disebabkan ada beberapa orang yang lebih dikenal dengan nama panggilan dibandingkan nama asli. Tidak hanya bagi penerima, pastikan juga Anda menuliskan secara lengkap nama pihak pengirim agar penerima barang mengetahui bahwa kiriman barang tersebut dari Anda.
b. Alamat Pengirim dan Penerima
Informasi penting lainnya adalah alamat pengirim dan penerima barang. Alamat tersebut perlu dicantumkan sebagai tempat tujuan kurir untuk mengirimkan barang. Cantumkan secara detail dan lengkap alamat yang dituju, mulai dari nama jalan, nomor rumah, RT/RW, nama desa, hingga kode pos. Selain itu, Anda juga bisa mencantumkan titik maupun patokan alamat rumah, seperti warna cat rumah untuk lebih mempermudah kurir menemukan lokasi rumah. Tidak hanya alamat rumah lengkap bagi pihak penerima, namun juga alamat pengirim paket untuk mempermudah proses refund jika diperlukan.
c. Nomor Telepon
Berikutnya, informasi yang tercantum pada formulir pengiriman barang adalah nomor telepon aktif milik pengirim dan penerima barang. Selain nomor telepon aktif, Anda juga bisa mencantumkan nomor WhatsApp untuk lebih memudahkan kurir ketika berkomunikasi dengan pihak terkait ketika proses pengiriman barang. Pastikan untuk selalu mengecek apakah nomor yang tercatat sudah benar atau tidak.
d. Deskripsi Barang
Deskripsi barang akan berisi penjelasan detail mengenai jenis, jumlah, berat, maupun nilai barang yang diperlukan sebagai asuransi atau pembebanan biaya. Deskripsi tersebut bertujuan untuk memberikan informasi yang jelas dan lengkap yang diperlukan pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengiriman barang, seperti pengirim, jasa pengantar, dan penerima. Adanya deskripsi barang juga bertujuan untuk menghindari pengiriman barang-barang berbahaya.
e. Nomor Pelacakan
Terakhir, informasi yang tercantum pada formulir pengiriman barang adalah nomor pelacakan. Tracking number atau nomor pelacakan adalah sebuah kode nomor unik yang diberikan pihak ekspedisi kepada pengirim agar dapat melacak barang yang dikirimkan. Dengan nomor tersebut, akan memungkinkan pengirim dan penerima barang untuk memantau posisi dan mendapat pembaruan status pengiriman paket. Umunya, tracking number akan terdiri dari 8-40 karakter yang berisi kombinasi angka, huruf, dan tanda hubung. Nomor ini dapat Anda lihat pada label pengiriman atau email konfirmasi yang terkirim.
3. Manfaat Formulir Pengiriman Barang
Dalam proses pengiriman barang, formulir menjadi salah satu dokumen yang sangat penting. Seluruh informasi yang tercantum dalam formulir dapat digunakan sebagai identitas dan data, untuk mempermudah pengiriman barang dalam bisnis logistik. Oleh karena itulah, pastikan untuk mengisi data-data dengan benar dan tepat. Untuk lebih lengkapnya, berikut ini beberapa manfaat lain pengisian formulir sebelum Anda mengirimkan barang.
a. Bukti Pengiriman Barang
Pertama, manfaat formulir pengiriman barang adalah sebagai bukti pengiriman barang. Adanya bukti pengiriman barang, akan menjadi bukti tanda terima pengiriman yang menunjukkan bahwa pihak penerima telah menerima barang yang dikirimkan. Pada prosesnya, penerima dapat menandatangani selembar kertas ataupun perangkat digital ketika telah menerima barang di lokasi. Dengan adanya bukti pengiriman, akan memberikan kepastian kepada pihak pengirim dan penerima bahwa barang telah sampai, sehingga pihak kurir juga bisa mengkonfirmasi penyelesaian kiriman.
b. Melacak Pengiriman Barang
Proses pelacakan pengiriman barang adalah sebuah proses untuk mengetahui posisi dan status terkini pengiriman paket Anda. Pengecekan dapat Anda lakukan dengan menggunakan nomor resi, yang juga menjadi tanda bahwa barang telah dikirimkan pihak ekspedisi. Untuk proses pengecekannya, dapat dilakukan melalui aplikasi atau website resmi jasa ekspedisi yang digunakan. Selain itu, pengecekan nomor resi juga akan membantu Anda untuk memantau pengiriman barang logistik secara real-time semenjak dilakukannya proses pemesanan.
c. Mempercepat Proses Pengiriman
Dengan adanya seluruh informasi yang tercantum di dalam formulir tersebut, proses pengiriman akan lebih cepat, efektif, dan efisien untuk dilakukan. Hal ini sesuai dengan fungsi formulir sebagai identitas paket selama proses penginputan data untuk keperluan pengiriman paket berlangsung. Dengan identitas yang tercantum, akan membantu pihak ekspedisi dalam menyortir jenis layanan logistik yang sesuai dengan paket yang akan dikirimkan.
4. Kesimpulan
Itulah pembahasan mengenai apa saja informasi penting yang tercantum dalam pengiriman barang. Setiap proses pengiriman tentu saja membutuhkan informasi pengirim maupun penerima barang secara detail dan akurat agar dapat diproses tanpa terkendala apa pun. Sebagai alat input data, pastikan juga Anda mengisi informasi yang tertera dalam formulir dengan baik dan benar.
Dengan semakin berkembangnya teknologi modern, telah banyak juga bisnis logistik yang menyediakan formulir pengiriman yang dapat memasukkan informasi dan mencetak label secara otomatis. Hal ini tentu saja akan lebih memudahkan Anda dalam proses pengiriman barang. Meskipun demikian, tetap pastikan bahwa Anda telah mengecek kembali informasi yang tercantum sehingga proses pengiriman barang dapat diproses lebih cepat dan efisien.
