Proses pengiriman barang menjadi salah satu komponen penting dalam order fulfillment yang terdapat di bisnis logistik. Untuk itu, dibutuhkan adanya prosedur dalam pengiriman barang agar memastikan proses pengiriman barang berjalan lancar dan sesuai prosedur yang berlaku. SOP tersebut bertujuan sebagai alur kerja untuk membantu proses pengadaan, pengiriman, hingga penerimaan barang berjalan dengan efektif.
Dalam aktivitas pengiriman barang, seluruh jasa pengirim harus mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan SOP tanpa terkecuali. Prosedur pengiriman juga perlu dikelola secara tepat agar pekerja dapat menjalankan aktivitas pengiriman dengan tepat. Melalui artikel ini, akan dibahas secara lengkap mengenai beberapa prosedur pengiriman barang dan tips efektif untuk meningkatkan agar operasional bisnis logistik Anda dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
1. Pengertian SOP Pengiriman Barang
SOP (Standard Operating Produce) adalah panduan yang berisi tahapan, langkah, ataupun prosedur operasional standar yang terdapat dalam suatu perusahaan. Sedangkan dalam proses pengiriman barang, SOP pengiriman barang adalah rincian instruksi yang menggambarkan tahapan proses yang perlu diambil untuk melaksanakan aktivitas pengiriman barang yang tepat. SOP tersebut digunakan sebagai alur kerja untuk memastikan bahwa pesanan pelanggan telah disiapkan dengan benar dan dikirimkan sesuai dengan alamat yang dituju. Hal tersebut bertujuan untuk memastikan setiap barang yang dikirimkan telah tiba dengan pada alamat dan waktu yang sesuai.
2. Ragam Prosedur Pengiriman Barang
Seperti yang dijelaskan pada poin sebelumnya, SOP berisi serangkaian instruksi tertulis yang berisi tahapan dalam aktivitas operasional pengiriman barang yang perlu dipatuhi oleh seluruh karyawan tanpa terkecuali. Berdasarkan skala operasi sebuah bisnis, proses pengiriman dapat dilakukan di pusat distribusi maupun warehouse. Setidaknya terdapat lima prosedur utama dalam menjalankan proses pengiriman suatu barang yang dijelaskan sebagai berikut.
a. Order Placement
SOP pengiriman barang yang pertama adalah order placement atau penempatan pesanan. Pada prosesnya, ketika bisnis telah menerima sebuah detail pesanan, maka akan dikirimkan ke sistem manajemen pesanan. Detail pesanan tersebut mencakup informasi barang, seperti jumlah, deskripsi, dan alamat pengiriman barang. Apabila sebuah bisnis mempunyai lebih dari satu lokasi gudang (fulfillment center), secara otomatis sistem manajemen pesanan akan menentukan lokasi gudang yang sesuai kebutuhan.
Hal tersebut tentunya akan membantu dalam mengurangi waktu transit dan biaya pengiriman barang. Pada kasus tertentu, sebuah pesanan dengan kebutuhan beberapa produk dapat dicukupi dari beberapa fulfillment center untuk memastikan bahwa pengiriman terlaksana lebih cepat. Contohnya, apabila terdapat sebuah lokasi gudang yang kehabisan stok barang tertentu, maka pelanggan dapat memperoleh pengiriman barang dari beberapa lokasi yang berbeda. Oleh karena itu, pelanggan tidak harus menunggu proses restock barang dari lokasi gudang yang telah ditentukan.
b. Mengambil Persediaan
Berikutnya, proses mengambil persediaan yang bertujuan untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan mengumpulkan barang tertentu. Pada tahap pengambilan pesanan, proses tersebut haruslah terkontrol penuh. Sebab, di tahap pengambilan pesanan akan berpengaruh pada keseluruhan produktivitas alur kerja secara langsung. Semakin cepat pengambilan pesanan secara akurat, maka pesanan juga akan semakin cepat untuk dikemas serta dikirim.
Untuk proses pengambilan persediaan, terdapat tiga cara yang dapat digunakan. Pertama, pengambilan satuan yang hanya dilakukan untuk mengumpulkan barang yang diperlukan dalam satu pesanan dan waktu saja. Kedua, pengambilan persediaan berdasarkan zona gudang. Ketiga, pengambilan batch yang dilakukan dengan mengumpulkan beberapa pesanan produk secara bersamaan untuk satu batch.
c. Sortir Barang
Prosedur lain pengiriman barang adalah penyortiran barang yang terjadi ketika barang yang diambil akan dipisahkan berdasarkan tujuannya. Pada praktiknya, apabila prosedur pengambilan zona atau batch dipakai, maka setiap barang harus disesuaikan berdasarkan urutan masing-masing sebelum dilanjutkan ke proses pengemasan dan pengiriman. Selain itu, prosedur penyortiran barang menjadi langkah penting dalam menjaga akurasi kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, prosedur ini menjadi tahapan yang tepat untuk memastikan bahwa seluruh barang yang dipesan tersedia dan berada dalam kondisi yang baik untuk dikirimkan.
d. Pengemasan
Pengemasan adalah prosedur dalam pengiriman barang yang dilakukan untuk memastikan keamanan barang yang dikirimkan. Untuk memastikan keamanan barang tersebut, dapat dilakukan dengan memasukkan ke dalam kotak maupun kardus pengiriman yang sesuai. Tidak hanya dengan kardus, packing barang juga bisa dilakukan dengan kemasan khusus lainnya. Dengan catatan bahwa dimensi dan berat barang harus diprioritaskan agar tetap mudah ditangani pihak logistik. Proses ini juga termasuk dengan mengukur berat, menempelkan label informasi, dan mencantumkan instruksi pengiriman barang yang dibutuhkan.
e. Pengiriman
Tahapan terakhir dari prosedur pengiriman barang adalah pengiriman. Untuk proses pengiriman barang dapat dilakukan dengan pengiriman langsung kepada pelanggan atau pengiriman gabungan dengan barang lain. Untuk proses pengiriman gabungan, biasanya paket akan dikirimkan ke lokasi terdekat untuk meminimalisir biaya dan jumlah total pengiriman. Nantinya, barang pesanan akan dikirimkan menggunakan operator sejenis dan dikirimkan menuju lokasi tertentu apabila dibutuhkan.
Saat proses pengiriman berlangsung, penggunaan sistem pelacakan barang menjadi sangat penting untuk memantau proses pengiriman yang berlangsung. Setelah pengiriman barang pun Anda masih perlu untuk meminta feedback kepada pelanggan sebagai proses tindak lanjut. Hal ini diperlukan untuk memastikan kepuasan dan kebutuhan pelanggan atas barang yang dikirimkan. Untuk itu, pastikan bahwa tahapan pengiriman barang dilakukan secara akurat, aman dan tepat waktu.
Baca juga: 5 SOP Manajemen Gudang yang Harus Dipahami
3. Tips Tingkatkan SOP Pengiriman Barang
Sebagai pengatur alur kerja yang memastikan seluruh pengiriman telah disediakan dan dikirimkan menuju lokasi yang tepat, SOP juga mencakup seluruh proses dari pengiriman hingga pengemasan. Namun setiap jasa pengiriman tentu saja memiliki standar operasional masing-masing yang disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan suatu bisnis. Berikut ini beberapa tips untuk meningkatkan prosedur pengiriman yang bisa Anda coba agar aktivitas operasional berjalan lebih efektif.
a. Otomatiskan Proses Pengiriman
Hadirnya beragam software ataupun aplikasi yang telah terintegrasi dengan teknologi modern, tentunya akan semakin memudahkan Anda dalam mengotomatisasikan tahapan pengiriman barang. Dengan mengintegrasikan sistem gudang dengan teknologi mutakhir, pengelolaan barang mulai dari penyimpanan hingga pengiriman akan cepat, akurat, dan efisien. Bahkan, dengan dukungan teknologi, seperti barcode atau RFID, Anda dapat melacak dan mengidentifikasi produk dengan lebih akurat.
b. Kerja Sama dengan Jasa Pengiriman
Untuk meningkatkan prosedur dalam pengiriman barang, Anda bisa menjalin kerja sama dengan jasa pengiriman terbaik dari perusahaan logistik yang terpercaya. Pastikan bahwa jasa pengiriman mampu menangani proses pengiriman dengan baik, mulai dari pengemasan, pengangkutan, penyimpanan, hingga pendistribusian barang. Dan juga pastikan Anda memilih jasa pengiriman yang telah berpengalaman dalam bidang terkait, sehingga pelayanan yang diberikan kepada pelanggan akan memuaskan.
c. Kepuasan Pelayanan
Terakhir, terpenuhinya kepuasan pelanggan menjadi cara untuk meningkatkan proses pengiriman barang. Hal ini dapat dilakukan dengan menyediakan saluran terbuka sehingga pelanggan dapat tetap terhubung dengan pembaruan informasi dan status pengiriman yang berlangsung. Peningkatan pelayanan juga dapat dilakukan dengan mengumpulkan survei kepuasan pelanggan atas layanan pengiriman barang.
4. Kesimpulan
Itulah pembahasan seputar prosedur pengiriman barang. Layanan pengiriman barang logistik sangatlah dibutuhkan oleh berbagai sektor bisnis lain untuk menjaga ketersediaan pasokan barang. Dengan melibatkan seluruh aspek yang mencakup proses pengemasan, pengangkutan, serta pengiriman, elemen tersebut dapat mendukung operasional bisnis logistik yang tengah berlangsung. Tentunya, hal tersebut juga memerlukan adanya standar operasional prosedur dalam pengiriman barang yang efektif.
Oleh karena itu, pengaplikasian SOP menjadi hal yang tidak boleh dilewatkan dalam manajemen logistik untuk mendukung efisiensi, konsistensi, serta kesesuaian dalam aktivitas pengiriman suatu barang. Dengan peninjauan dan pembaharuan SOP yang dilakukan secara rutin, dipastikan perusahaan dapat meningkatkan proses pengiriman sehingga akan tercipta lingkungan kerja yang terorganisir, terkendali, dan terarah dengan baik.
