Bayangkan sebuah restoran yang menerima bahan baku dari pemasok, namun sebagian bahan tersebut rusak. Hasilnya, restoran tersebut harus mengembalikan bahan baku kepada pemasok secepatnya serta mencari solusi cepat agar kegiatan bisnis tetap berjalan.

Inilah salah satu situasi yang sering terjadi dalam bisnis, dimana pengelolaan purchase return menjadi hal penting. Purchase return merujuk ke pengembalian barang yang telah dibeli dikembalikan ke pemasok karena berbagai alasan, seperti kerusakan produk, kesalahan pengiriman, atau tidak memenuhi spesifikasi yang diharapkan.

Pengelolaan proses pembelian memegang peranan penting untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan. Untuk mengurangi kerugian dan meningkatkan efisiensi operasional, Anda harus tahu cara mencari retur pembelian dan mengelolanya dengan benar. Artikel ini akan membahas arti, jenis, dan cara menghitung retur pembelian serta memberikan panduan praktis bagi pelaku bisnis.

Definisi Purchase Return

Purchase return adalah proses pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok atau vendor. Proses ini dilakukan ketika terdapat masalah seperti ketidaksesuaian spesifikasi, cacat produk, atau kesalahan dalam pengiriman yang membuat barang tersebut tidak dapat digunakan sesuai keperluan awal. 

Untuk menjaga hubungan baik dengan pemasok dan memantau kualitas inventaris, pengelolaan retur pembelian harus dilakukan dengan efektif. Selain itu, proses ini juga berpengaruh terhadap pengelolaan keuangan perusahaan, karena bisa mempengaruhi aliran kas dan catatan akuntansi terkait pengembalian dana atau penerimaan barang pengganti.

Jenis Purchase Return

Jenis purchase return dapat dibedakan menjadi dua, yaitu purchase return kredit dan purchase return tunai, masing-masing memiliki karakteristik dan proses yang berbeda.

1. Purchase Return Kredit

Purchase return kredit terjadi ketika pembeli mengembalikan barang kepada pemasok dan memilih untuk menerima kredit sebagai gantinya, bukan pengembalian uang tunai. Kredit ini dapat digunakan untuk pembelian masa depan atau mengurangi saldo hutang yang ada dengan pemasok tersebut. Metode ini sering digunakan dalam transaksi antar perusahaan di mana kedua belah pihak memiliki transaksi berkelanjutan, memudahkan administrasi keuangan dan memperkuat hubungan bisnis. 

2. Purchase Return Tunai

Dalam kasus purchase return tunai, pembeli mengembalikan barang kepada pemasok dan langsung menerima uang tunai sebagai penggantian. Jenis retur ini umumnya terjadi pada transaksi ketika pembeli memerlukan pengembalian dana secara cepat. Purchase return tunai juga sering terjadi di bisnis ritel dimana konsumen mengembalikan barang ke toko dan meminta pengembalian uang mereka secara langsung.

Mengapa Purchase Return itu Penting?

Purchase return adalah hal yang sangat penting dalam kegiatan bisnis karena dapat menjaga kualitas produk dan layanan yang yang diberikan oleh perusahaan. Dengan retur pembelian, perusahaan dapat mengembalikan barang rusak, tidak sesuai, atau salah kirim, sehingga terhindar dari kerugian akibat produk yang tidak bisa dijual.

Selain itu, proses purchase return dapat mempertahankan hubungan baik perusahaan dengan pemasok. Hal ini disebabkan karena proses pengembalian yang sesuai prosedur membantu kedua belah pihak menyelesaikan masalah dengan cepat dan transparan. 

Pada akhirnya, manajemen retur pembelian yang baik berdampak terhadap efisiensi operasional, menjaga arus kas tetap stabil, serta membantu perusahaan mengurangi pengeluaran akibat kerusakan atau kesalahan pengiriman.

Perbedaan Purchase Return dan Sales Return

Purchase return dan sales return merupakan dua istilah yang berkaitan namun berbeda dalam lingkup bisnis. Perbedaan antara purchase return dan sales return dapat dijelaskan melalui poin-poin dibawah ini.

1. Pihak yang Melakukan Retur

Purchase return biasanya melibatkan departemen pembelian atau logistik dalam sebuah perusahaan yang bertanggung jawab untuk memutuskan pengembalian barang kepada pemasok. Pengembalian ini seringkali membutuhkan negosiasi dan kesepakatan mengenai kondisi pengembalian barang untuk memastikan bahwa kedua belah pihak mematuhi syarat dan ketentuan yang telah disepakati. 

Pada sales return, tim layanan pelanggan seringkali menjadi pihak yang terlibat untuk pengembalian. Mereka harus responsif dan efisien dalam menangani kebutuhan pelanggan untuk pengembalian produk, seringkali mempengaruhi persepsi pelanggan terhadap merek dan kemungkinan pembelian di masa depan. 

2. Alasan Pengembalian

Alasan lain untuk melakukan purchase return bisa mencakup overstock atau perubahan dalam permintaan pasar yang membuat produk tertentu tidak lagi diperlukan. Selain itu, bisnis melakukan audit kualitas berkala yang melibatkan evaluasi mengenai masalah dengan barang yang sudah dibeli, dan diretur oleh pembeli.

Sales return bisa disebabkan oleh kesalahan yang dibuat oleh penjual, seperti kesalahan pengemasan atau informasi produk yang salah. Situasi ini memerlukan kebijakan retur yang transparan dan efektif untuk mengurangi dampak negatif pada kepercayaan dan loyalitas pelanggan. 

3. Prosedur Pengembalian

Prosedur purchase return meliputi dokumentasi yang ketat, seperti form retur dan laporan kondisi barang. Proses ini bisa diintegrasikan dengan sistem ERP untuk memastikan bahwa setiap pengembalian dicatat dan dikelola dengan tepat dalam sistem keuangan perusahaan. 

Proses sales return biasanya melibatkan pengembalian fisik barang, inspeksi, dan keputusan tentang pemberian pengembalian dana atau penggantian produk. Sistem online modern memungkinkan pelanggan untuk mengajukan permintaan retur melalui portal online, mempermudah proses bagi kedua belah pihak dan mengurangi beban administratif pada tim layanan pelanggan. 

4. Pengaruh Terhadap Bisnis

Pengelolaan purchase return yang tidak efektif dapat mengakibatkan penumpukan stok tidak yang memenuhi ruang gudang dan menambah biaya penyimpanan. Untuk itu, perusahaan harus memiliki strategi yang jelas dan teknologi yang memadai untuk mengelola dan memonitor retur ini, mengurangi dampaknya terhadap operasi sehari-hari. 

Tingkat sales return yang tinggi mungkin menandakan bahwa perlu adanya perbaikan pada kualitas produk atau proses pengiriman. Analisis mendalam tentang penyebab retur dapat dijadikan bahan evaluasi untuk peningkatan produk dan layanan, serta strategi pemasaran yang lebih efektif.

Cara Menghitung Retur Pembelian dan Contohnya

Cara menghitung atau mencari nilai retur pembelian melibatkan penggunaan data dari transaksi pembelian dan retur yang telah terjadi. Ini memudahkan perusahaan untuk memantau dan menganalisis dampak retur terhadap biaya dan seluruh pengeluaran. Berikut adalah rumus untuk menghitung nilai retur pembelian menggunakan rumus sederhana.

Identifikasi Transaksi Retur: Kumpulkan semua data transaksi yang melibatkan pengembalian barang kepada pemasok. Ini termasuk tanggal retur, jumlah barang yang dikembalikan, dan harga per unit barang tersebut saat pembelian.

Hitung Total Unit Dikembalikan: Jumlahkan total unit dari semua item yang dikembalikan selama periode waktu yang ditentukan.

Gunakan Harga Per Unit: Terapkan harga per unit dari masing-masing barang yang dikembalikan. Ini harus sesuai dengan harga yang dibayarkan saat barang awalnya dibeli, kecuali jika ada penyesuaian harga yang telah disepakati.

Hitung Jumlah Total: Kalikan jumlah unit yang dikembalikan dengan harga per unit mereka untuk mendapatkan total nilai retur pembelian.

Contohnya,  sebuah toko elektronik, "Toko ABC," membeli 50 unit televisi dari pemasok seharga Rp3.000.000 per unit. Total pembelian adalah Rp150.000.000. Namun, setelah barang diterima, Toko ABC menemukan bahwa 5 unit televisi rusak saat pengiriman dan harus dikembalikan ke pemasok.

 
Total nilai retur pembelian untuk 5 unit televisi adalah Rp15.000.000. Jadi, Toko ABC akan mendapatkan pengembalian dana atau penggantian barang senilai Rp15.000.000 dari pemasok.

Menghitung retur pembelian secara akurat berguna untuk memastikan kondisi keuangan perusahaan, serta membantu dalam pengambilan keputusan strategis terkait manajemen persediaan dan hubungan dengan pemasok. 

Selain itu, penggunaan purchasing software ScaleOcean dapat mempermudah perusahaan untuk memantau transaksi pembelian dan retur secara real-time, memudahkan pengelolaan persediaan dan negosiasi dengan pemasok, sehingga kegiatan bisnis dapat berjalan dengan lebih lancar. 

Kesimpulan

Agar bisnis Anda bisa menerapkan proses pembelian yang efektif, Anda harus memahami konsep purchase return. Dengan memahami jenis retur yang ada dan metode untuk menemukan retur pembelian, bisnis dapat mengoptimalkan manajemen inventaris dan memperkuat hubungan dengan pemasok. 

Mengetahui purchase return adalah salah satu cara bisnis untuk mengevaluasi kualitas produk dan efektivitas operasional agar dapet ditingkatkan. Oleh sebab itu, penting bagi setiap bisnis untuk mencatat dan menganalisis setiap kasus retur untuk meningkatkan strategi pembelian mereka dan hubungan dengan pemasok.  

Untuk informasi lebih lanjut, cobalah demo gratis purchasing software ScaleOcean dan saksikan bagaimana solusi kami dapat memudahkan pengelolaan retur pembelian dan meningkatkan efisiensi bisnis Anda secara keseluruhan.