Dalam sebuah bisnis, pengertian permintaan dan penawaran merupakan dua hal berbeda namun saling berkesinambungan dalam satu waktu. Saat pemrosesan pembelian, tim purchasing management membutuhkan permintaan pemenuhan kebutuhan barang dari setiap departemen untuk melakukan penawaran pada pemasok. Pada praktiknya, ada sejumlah faktor yang memengaruhi permintaan dan penawaran. Artikel ini akan membantu Anda untuk memahami perbedaan permintaan dan penawaran, serta faktor-faktor yang mempengaruhinya.

1. Pengertian Permintaan

Permintaan dalam konteks purchasing management adalah kondisi ketika suatu departemen mengajukan kebutuhannya melalui purchase request kepada departemen procurement. Dalam dokumen tersebut dijelaskan semua aspek dari yang terkecil hingga produk yang memerlukan bahan khusus beserta budgetnya.

Setelah diajukan permintaan, maka tim procurement akan cek apakah hal ini sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan. Jika disetujui, selanjutnya tim melakukan pemilihan pemasok yang cocok. Mereka akan melakukan diskusi terlebih dahulu kemudian baru diadakan sortir supplier dengan keputusan matang dari berbagai pihak dan internal perusahaan.

2. Konsep Terjadinya Permintaan

Beberapa hal membuat faktor yang mempengaruhi permintaan dan penawaran bisa terjadi dari masa ke masa dengan tren tertentu. Contohnya seperti permintaan bahan wol untuk digunakan dalam pembuatan jaket musim dingin, wol bisa menghangatkan tubuh karena itu permintaan dari konsumen meningkat saat musim dingin tiba. Faktor tersebut merupakan pengaruh eksternal, adapun beberapa aspek terjadinya permintaan yaitu:

a. Ketersediaan Barang 

Pemenuhan kebutuhan mencakup bahwa semua departemen mempunyai sumber daya dan bahan yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan operasional mereka secara efektif. Hal ini bisa mencakup berbagai permintaan. Misalnya, departemen TI mungkin memerlukan perangkat lunak dan perangkat keras terbaru untuk memelihara infrastruktur digital perusahaan, sementara departemen sumber daya manusia memerlukan alat untuk mengelola catatan dan tunjangan staff.

Perusahaan membutuhkan ketepatan waktu dalam melakukan pengadaan. Oleh karena itu permintaan yang dilakukan berbagai departemen tersebut sangat bergantung pada pemasok. Supplier akan memproses kebutuhan yang sudah dipesan kemudian segera mengirimkannya sesuai jadwal yang ditentukan.

b. Tren Pasar dan Permintaan Konsumen 

Perubahan preferensi konsumen dan tren pasar dapat mempengaruhi permintaan pemasok secara signifikan. Misalnya, lonjakan popularitas suatu produk dapat menyebabkan peningkatan permintaan terhadap produk atau komponen tertentu yang diperlukan untuk memproduksi barang tersebut.

Tren pasar sangat berpengaruh terhadap permintaan. Kebutuhan produksi perusahaan bergantung pada minat konsumen. Trafik naik turunnya suatu keinginan biasanya diperoleh karena ada produk atau kualitas yang baru dan solutif bagi masyarakat. Untuk itu permintaan dari perusahaan pada supplier melewati tahap analisis tren pasar terlebih dahulu.

c. Pengaruh Musiman Berbagai Kultur

Banyak industri mengalami peningkatan permintaan konsumen berdasarkan musiman. Misalnya, pemasok di industri fashion seringkali melihat pola permintaan yang berbeda berdasarkan boomingnya pakaian musiman. Bukan hanya fashion, food & beverage juga saat musim tertentu bisa mengalami peningkatan. Contoh saja banyaknya minuman kemasan siap minum yang semakin populer karena praktis dan mudah dibawa kemanapun.

Perusahaan yang melihat peluang tersebut menjadikannya sebagai modal untuk melakukan penyetokan bahan minuman kemasan. Bahan baku mentah seperti perisai rasa, bubuk soda, hingga alat untuk membuat minuman. Pengaruh musiman seperti ini sebenarnya, sulit diprediksi keawetan barangnya karena hanya diminati saat kultur tertentu, sehingga permintaan akan naik sesuai musim tertentu.

d. Kelangkaan Barang

Kelangkaan barang pada pengertian permintaan dan penawaran berlaku di berbagai sektor industri. Produk yang mengalami penipisan stok akan segera dilakukan restok ulang oleh purchasing management. Jenis pemenuhan kebutuhan ada yang langsung meminta dalam jumlah banyak. Lalu ada juga yang melakukannya sedikit demi sedikit untuk mengurangi pengeluaran banyak sekaligus.

Kelangkaan barang tetapi minat sangat banyak, membuat permintaan melonjak. Kekurangan tidak hanya terjadi dalam satu perusahaan, namun bisa juga terjadi di berbagai industri dalam waktu yang bersamaan, sehingga permintaan yang masuk pada pemasok naik.

3. Pengertian Penawaran 

Penawaran dalam konteks bisnis dapat diartikan sebagai suatu usul yang diajukan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan maksud untuk mengadakan suatu kontrak maupun negosiasi. Proposal ini merinci persyaratan di mana pihak yang menawarkan bersedia mengadakan perjanjian. Misalnya seperti ini, supplier akan mengajukan jasa maupun barang kepada perusahaan, setelah pengajuan tersebut disetujui maka kontrak pembelian akan terjadi.

Penawaran dilakukan oleh supplier. Namun, tahapan seperti seleksi supplier dilakukan terlebih dahulu oleh perusahaan untuk memudahkan mereka melakukan mitra yang bisa memenuhi semua spesifikasi khusus. Hal inilah yang perlu diperhatikan oleh pihak penawar. Pengajuan dari segi barang, kualitas, harga, dan persyaratan lain dapat terpenuhi selama terjalinnya mitra.

Saat penawaran berlangsung, terjadi negosiasi dan komunikasi untuk mencapai kontrak yang disetujui dengan berbagai pertimbangan. Pengaruh terjadinya faktor penawaran bukan hanya dari negosiasi semata tetapi ada kesepakatan mencapai tujuan, perusahaan yang bertujuan memenuhi kebutuhannya dan pemasok yang ingin menjual jasa atau barang mereka.

4. Fungsi Penawaran bagi Bisnis

Fungsi penawaran dalam suatu perusahaan mencakup beberapa aspek penting yang berkaitan dengan produk atau jasa yang diberikan pemasok kepada pasarnya. Fungsi ini tidak hanya mengenai produk fisik atau layanan itu sendiri, namun juga mencakup strategi, pengembangan, pemasaran, dan penyampaian penawaran tersebut. Berikut rincian fungsi penawaran.

a. Strategi Penetapan Harga

Menentukan titik harga yang tepat saat terjadinya penawaran akan menguntungkan perusahaan mulai dari mempertimbangkan persaingan, biaya produksi, dan kesepakatan bayar. Harga barang yang nantinya beredar di pasaran dipengaruhi juga oleh deal antara supplier dan perusahaan.

Penetapan harga merupakan langkah krusial yang diambil oleh perusahaan. Banyak faktor yang harus dianalisis terlebih dahulu agar kedepannya patokan yang ditetapkan pada setiap barang tidak sulit untuk dijangkau pelanggan. Oleh karena itu, dengan adanya penawaran yang masuk, tim purchasing management bisa menetapkan harga sesuai pasar pada umumnya.

b. Pertimbangan Pemasok

Banyak pemasok menawarkan keunggulan masing-masing saat bertransaksi  seperti kecepatan produksi, harga miring, kualitas, dan jaminan. Hal tersebut menjadi sisi positif yang bisa diambil perusahaan. Mengapa demikian? Karena tim purchasing management mudah memilih pemasok yang memiliki kriteria sama dengan produk.

Pemasok adalah kunci dari keberhasilan suatu produk atau jasa yang dimiliki. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan cara mencari supplier yang paling efisien. Semakin baik kualitas supplier maka barang atau bahan yang didapatkan juga memiliki nilai tinggi. Meskipun tidak selalu penawaran kualitas, standar harga juga sangat mempengaruhi dalam melakukan seleksi supplier. Tim purchasing memilih supplier yang dapat menyeimbangi anggaran yang sudah ditetapkan perusahaan.

c. Distribusi dan Manajemen Rantai Pasokan 

Dari pengertian permintaan dan penawaran memastikan bahwa produk atau layanan tersedia bagi perusahaan pada tempat dan waktu yang tepat, merupakan salah satu fungsi dari penawaran pada perusahaan. Hal ini membutuhkan keterlibatan divisi logistik, inventaris, dan koordinasi rantai pasokan untuk memastikan keaslian barang, penjadwalan yang sesuai, dan mengawasi proses berjalannya pemesanan.

5. Kesimpulan

Di atas, telah dijelaskan pengertian permintaan dan penawaran pada ekonomi bisnis. Selain itu, ternyata ada faktor yang memengaruhi permintaan dan penawaran. Contoh aspek yang bisa membuat permintaan naik di antaranya, kinerja pemasok yang baik, pemenuhan barang mengalami lonjakan, kualitas yang ditawarkan, dan terjadinya tren musiman seperti penggunaan baju berbahan wol saat musim dingin tiba.

Dalam praktiknya kedua hal ini berlangsung diawali ketika tim purchasing management mengajukan permintaan melalui dokumen yang berisi informasi kebutuhan kepada pihak pemasok. Namun, terkadang pemasok juga menawarkan pengadaan barang dan jasa. Pemasok mengajukan penawaran mereka terkait biaya, kualifikasi, kesesuaian dengan produk, dan estimasi pengiriman. Saat tim purchasing setuju melakukan kontrak akan terjadi negosiasi dan penyesuaian harga yang mendapat sepakat.