Agar perusahaan manufaktur dapat menjaga keandalan dan efisiensi mesin dengan maksimal serta memastikan mesin dapat berfungsi dengan baik, Anda perlu melakukan penyusunan laporan maintenance pada setiap mesin produksi dengan akurat dan tepat. Penyusunan tersebut memiliki peran yang penting dalam memberikan informasi untuk pengambilan keputusan yang tepat.

Laporan ini akan mencatat berbagai kegiatan pemeliharaan yang telah Anda lakukan, dan memastikan kelancaran penggunaan mesin untuk proses produksi yang efisien. Di sini kita akan membahas contoh laporan maintenance mesin, dan bagaimana penyusunan akuratnya secara mendalam. Simak penjelasan selengkapnya di penjelasan berikut ini!

1. Jenis Pemeliharaan yang Perlu Dicatat

Maintenance mesin di perusahaan manufaktur menjadi proses penting yang setiap jenisnya harus dicatat dalam laporan agar informasinya dapat digunakan untuk analisis, perencanaan, dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Berikut ini jenis jenis maintenance mesin yang harus dicatat dalam laporan, yaitu:

a. Pemeliharaan Rutin

Jenis pertama ada pemeliharaan rutin yang dilakukan secara terjadwal dan berulang dengan tujuan menjaga kondisi mesin tetap optimal, meliputi pemeriksaan visual, pembersihan, pelumasan, dan penggantian filter. Pemeliharaan rutin harus dicatat dengan baik seperti tanggal dan waktu pemeliharaan, jenis kegiatan yang dilakukan, serta hasil dari setiap kegiatan tersebut.

b. Pemeliharaan Preventif

Pemeliharaan preventif yang dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan dan kegagalan mesin juga harus dilakukan pencatatan di setiap kegiatannya seperti pemeriksaan lebih mendalam, penggantian suku cadang yang sudah aus sebelum terjadi kerusakan, dan kalibrasi mesin. Jenis maintenance ini juga harus dicatat mengenai semua tindakan preventif yang telah dilakukan, termasuk alasan pelaksanaan, komponen yang diperiksa atau diganti, dan hasil dari pemeliharaan tersebut.

c. Pemeliharaan Korektif

Jenis maintenance lainnya yang harus dicatat adalah pemeliharaan korektif, yang biasanya melibatkan perbaikan atau penggantian komponen yang rusak untuk mengembalikan fungsi normal mesin. Laporan mengenai maintenance ini harus mencakup deskripsi masalah yang terjadi, penyebab kerusakan, tindakan perbaikan yang dilakukan, serta hasil dari perbaikan tersebut.  

d. Pemeliharaan Prediktif

Pemeliharaan prediktif juga harus masuk ke dalam laporan maintenance mesin, untuk mencatat data yang diperoleh dari alat pemantauan, analisis yang dilakukan, serta tindakan yang diambil berdasarkan prediksi tersebut. Kegiatan prediktif yang dilakukan seperti penggunaan teknologi dan alat pemantauan seperti sensor, analisis getaran, dan termografi untuk memprediksi kapan dan di mana kerusakan mungkin terjadi juga harus masuk ke dalam laporan yang Anda susun. 

e. Pemeliharaan Kondisi Mesin

Jenis maintenance terakhir ada pemeliharaan kondisi mesin yang dilakukan berdasarkan kondisi aktual mesin, yang diukur melalui berbagai parameter seperti suhu, tekanan, getaran, dan lainnya. Laporan untuk maintenance ini mencakup parameter yang dipantau, nilai-nilai yang diukur, dan tindakan yang diambil berdasarkan kondisi tersebut.    

2. Cara Susun Laporan Maintenance Mesin

Untuk menyusun laporan maintenance mesin yang akurat, ada beberapa langkah dan strategi penting yang penting dilakukan untuk menjaga optimalisasi kinerja mesin di perusahaan manufaktur. Penting untuk menyusun laporan dengan informasi yang jelas, akurat, dan komprehensif agar dapat digunakan sebagai alat untuk analisis dan pengambilan keputusan yang tepat. Berikut penjelasannya:

a. Kumpulkan Data dan Informasi yang Relevan

Hal pertama yang harus dilakukan dalam menyusun laporan maintenance mesin manufaktur adalah mengumpulkan data dan informasi yang relevan seperti tanggal pemeliharaan, jenis mesin, nomor seri, juga rincian kegiatan pemeliharaan yang telah dilakukan. Informasi lainnya juga dapat anda catat seperti nama teknisi yang melakukan pemeliharaan, jenis peralatan atau suku cadang yang diganti, atau durasi waktu pemeliharaan. 

Catat juga setiap masalah atau kerusakan yang ditemukan selama pemeriksaan, serta tindakan apa yang diambil untuk memperbaiki mesin tersebut. Pastikan laporan yang disusun dapat menggambarkan kondisi mesin sebenarnya, dan dapat digunakan untuk analisis dan identifikasi area yang memerlukan perbaikan kedepannya. 

c. Susun Struktur Laporan yang Jelas dan Sistematis

Setelah data terkumpul, selanjutnya susun struktur laporan maintenance seperti beberapa bagian utama mencakup informasi umum tentang mesin, rincian kegiatan pemeliharaan, dan hasil pemeliharaan, untuk pemeliharaan di masa mendatang dengan jelas dan sistematis. 

c. Gunakan Format dan Bahasa yang Konsisten

Anda harus menyusun laporan maintenance mesin dengan format dan bahasa yang konsisten, sehingga penting untuk menggunakan format yang sama untuk setiap laporan yang dibuat agar mudah dibaca dan diinterpretasikan. Selain itu, pastikan juga semua teknisi yang terlibat dalam pemeliharaan menggunakan istilah dan format yang sama saat mencatat informasi.

d. Masukkan Data ke Dalam Laporan

Laporan yang telah disusun dengan struktur yang tetap, dapat dimasukkan ke dalam laporan. Pastikan untuk menyajikan data secara kronologis dan detail, termasuk setiap temuan dan tindakan yang diambil selama pemeliharaan. Lalu, jelaskan dengan jelas setiap masalah yang ditemukan, bagaimana langkah perbaikan yang ditemukan, serta hasil dari tindakan tersebut. 

e. Lakukan Analisis dan Evaluasi

Setelah memasukkan data, penting untuk melakukan analisis dan evaluasi terhadap hasil pemeliharaan. Data yang disusun ini dapat membantu mengidentifikasi tren dan pola yang muncul seperti bagian mesin yang sering mengalami kerusakan, atau interval waktu antara pemeliharaan. Evaluasi juga penting untuk mengidentifikasi area yang membutuhkan perhatian khusus dan dalam mengembangkan strategi pemeliharaan preventif yang lebih efektif.

f. Susun Rekomendasi

Dari hasil analisis tersebut, Anda dapat menyusun rekomendasi untuk tindakan pemeliharaan selanjutnya. Bisa berupa jadwal pemeliharaan rutin yang lebih terperinci, penggantian suku cadang yang sudah aus, ataupun perbaikan yang perlu dilakukan segera. Pastikan rekomendasi yang dicatat diberikan spesifikasi dan dapat diukur, sehingga Anda dapat mengimplementasikannya dengan mudah dengan tim dan sumber daya yang tersedia. 

3. Contoh Laporan Maintenance Mesin

Dari penjelasan sebelumnya, kita telah memahami bahwa penyusunan laporan ini merupakan aspek penting yang harus dilakukan dengan akurat dan tepat. Nah, untuk lebih memahami lebih dalam, di sini akan diuraikan contoh laporan maintenance mesin produksi yang diambil dari skenario contoh perusahaan manufaktur di Indonesia, berikut contohnya:

Dari contoh laporan maintenance mesin ini, PT. CH manufacture juga membuat rekomendasi lebih lanjut untuk perawatan mesin di perusahaan manufaktur ini. Rekomendasi tersebut meliputi, pemeliharaan rutin perlu dilakukan setiap bulan untuk memastikan kinerja optimal mesin, lalu ada pemeliharaan preventif dijadwalkan setiap tiga bulan untuk mencegah kerusakan mendadak, serta disarankan juga untuk selalu menyediakan suku cadang penting seperti seal, gasket, dan filter oli untuk pemeliharaan mendatang. 

Dari contoh laporan maintenance mesin yang telah diuraikan ini, kita dapat memahami pentingnya penyusunan laporan ini di berbagai mesin yang ada di pabrik manufaktur. Hal ini akan memberikan gambaran lengkap tentang berbagai jenis pemeliharaan mesin yang telah dilakukan, hasil dari setiap kegiatan pemeliharaan, dan rekomendasi untuk tindakan selanjutnya. 

4. Tujuan Disusun Laporan Maintenance Mesin

Laporan maintenance pada mesin di perusahaan manufaktur selain untuk mencatat kinerja pemeliharaan rutin, juga untuk memastikan kelangsungan operasional mesin yang efisien dan aman. Ada beberapa tujuan penyusunan laporan maintenance mesin di manufaktur, yaitu sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi Masalah Sejak Dini

Tujuan utama penyusunan laporan ini adalah untuk mengidentifikasi masalah pada mesin sejak dini, sehingga semua pemeriksaan, perbaikan, dan pemeliharaan yang dilakukan yang dicatat dalam laporan akan mempermudah teknisi untuk mengamati pola tertentu yang menunjukkan adanya potensi masalah. Tindakan perbaikan dengan cepat dapat segera dilakukan jika masalah diketahui lebih awal, dan menghindari kerusakan lebih besar yang merugikan. 

b. Merencanakan Pemeliharaan yang Efektif

Catatan laporan maintenance mengenai kondisi mesin, jenis pemeliharaan yang telah dilakukan, dna interval waktu antara pemeliharaan ini dilakukan untuk perencanaan pemeliharaan yang efektif. Perusahaan manufaktur dapat merencanakan jadwal pemeliharaan yang optimal, dan memastikan mesin mendapatkan perawatan yang dibutuhkan secara tepat waktu. 

c. Mengoptimalkan Kinerja Mesin

Pencatatan dan analisis data dari penyusunan laporan maintenance pada mesin ini dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan kinerja mesin, dan memahami bagaimana kondisi mesin mempengaruhi kinerjanya. Data laporan mengenai informasi frekuensi dan jenis kerusakan, waktu yang dibutuhkan untuk perbaikan, serta efektivitas dari tindakan pemeliharaan tersebut dapat dimanfaatkan untuk mengoptimalkan kinerja mesin di pabrik manufaktur Anda.

d. Dokumentasi dan Kepatuhan Regulasi

Penyusunan laporan maintenance juga dilakukan sebagai dokumentasi untuk kepatuhan terhadap regulasi industri, seperti standar dan regulasi yang mengharuskan perusahaan untuk memelihara dan melaporkan kondisi mesin secara berkala. Laporan maintenance pada setiap mesin tersebut dapat menjadi bukti bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban tersebut dengan baik. 

5. Kesimpulan

Dari artikel ini, kita bisa menarik kesimpulan bahwa penyusunan laporan maintenance pada seluruh mesin dalam perusahaan manufaktur harus dilakukan dengan akurat dan sesuai. Dengan begitu, Anda bisa menjaga kelangsungan operasional dan efisiensi produksi.

Contoh laporan maintenance mesin yang telah diuraikan di artikel ini juga dapat menjadi acuan bagi Anda dalam menyusunnya sesuai dengan struktur dan langkah strategi nya. Dengan mendokumentasikan setiap kegiatan pemeliharaan secara teratur dan mendetail, akan memberikan manfaat jangka panjang bagi kelangsungan dan produktivitas perusahaan manufaktur Anda.