Seiring dengan pertumbuhan bisnis, tantangan dalam manajemen gudang pun juga semakin kompleks. Salah satunya yaitu memastikan kapasitas penyimpanan digunakan dengan maksimal. Menerapkan strategi yang tepat dalam hal ini tidak hanya membuat perusahaan mampu menyimpan barang sebanyak mungkin, tapi juga meningkatkan efisiensi operasional misalnya dalam hal pengambilan dan pengiriman barang.

Langkah awal untuk bisa memaksimalkan ruang penyimpanan adalah dengan mengetahui cara menghitung kapasitas gudang. Dari hasil perhitungan tersebut, Anda jadi lebih mudah memutuskan strategi manajemen gudang yang paling sesuai sebelum menambah ruang penyimpanan. Bagaimana cara hitungnya? Yuk, simak di pembahasan berikut!

1. Cara Menghitung Kapasitas Gudang

Rumus kapasitas gudang mempertimbangkan dua aspek yaitu volume gudang dan barang per unit. Jadi, sebelum mengetahui cara menghitung kapasitas gudang, Anda perlu tahu cara hitung volume gudang dan barang. Berikut akan dijelaskan tahapan-tahapannya.

a. Menghitung Volume Gudang

Sebelum menghitung kapasitas gudang secara menyeluruh, pertama cari tahu dulu volume gudang. Dapat dihitung dengan cara mengalikan panjang, lebar, dan tinggi ruangan gudang. Konsep ini mirip dengan menghitung volume benda tiga dimensi lainnya. Dari proses hitung tersebut, Anda punya gambaran seberapa banyak ruang yang tersedia untuk menyimpan barang. Sehingga semua barang dapat disimpan dengan aman tanpa menyebabkan kerusakan atau hambatan pada alur penyimpanan. Rumusnya yaitu:

Mengetahui volume gudang juga bisa membantu tim mengambil keputusan berkaitan dengan pengelolaan stok barang, alur distribusi, dan efisiensi operasional. Seperti kapan harus melakukan rotasi barang, menambah rak penyimpanan, atau justru mempertimbangkan untuk perluasan ruangan gudang.

b. Menghitung Volume Satu Unit Barang

Tidak hanya volume gudang saja yang perlu diperhatikan, tetapi juga volume dari setiap unit barang yang akan disimpan. Rumus yang digunakan sama dengan rumus untuk menghitung volume gudang, yaitu dengan mengalikan panjang, lebar, dan tinggi barang tersebut. Hasil perhitungan tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan jumlah ruang yang diperlukan sebagai tempat menyimpan barang. Bentuk matematisnya, yaitu:

Selain digunakan untuk manajemen gudang, khususnya pengaturan dalam ruang penyimpanan, memahami volume barang juga membantu proses pick and pack barang. Menggunakan informasi tersebut, tim logistik bisa memperkirakan strategi terbaik dalam penggunaan ruang di kendaraan. Tujuannya untuk meminimalkan risiko kerusakan saat proses pengiriman.

c. Menghitung Kapasitas Gudang

Setelah mengetahui volume gudang dan barang per unit, maka langkah selanjutnya yaitu menghitung kapasitas gudang. Cara menghitung kapasitas gudang dapat dilakukan dengan membagi volume total gudang dengan volume satu unit barang. Dengan rumus ini, Anda dapat menentukan jumlah maksimal barang yang dapat disimpan dengan mempertimbangkan volume masing-masing barang. Rumus kapasitas gudang adalah:

Jika kapasitas gudang dihitung dengan benar, Anda dapat mengurangi kemungkinan terjadinya overstock atau kekurangan ruang penyimpanan. Selain itu, juga dapat merencanakan penataan, rotasi barang, dan aktivitas lainnya dengan lebih baik. Dengan demikian, manajemen gudang bisa dilakukan dengan lebih lancar.

2. Contoh Penerapan Rumus Kapasitas Gudang

Untuk memahami cara menghitung kapasitas gudang, perhatikan ilustrasi berikut. Sebuah perusahaan distributor barang elektronik, khususnya perangkat komputer memiliki masalah dalam manajemen gudang. Akibat pesatnya pertumbuhan industri teknologi, perusahaan ini mengalami peningkatan permintaan. Tapi, mereka merasa kapasitas gudang sudah tidak cukup untuk menyimpan stok tambahan. Sebelum memutuskan perluasan ruang, perusahaan pun menghitung kapasitas gudang terlebih dahulu.

Pertama, perusahaan menghitung volume gudang. Diketahui dimensi gudang yaitu 20 meter panjang, 15 meter lebar, dan 5 meter tinggi. Menggunakan rumus volume sebelumnya, diperoleh:

Selanjutnya, perusahaan perlu menghitung volume barang yang akan disimpan per unit. Sebagai contoh, kita akan menghitung volume laptop yang dikemas dalam kotak berukuran 1 meter panjang, 0.5 meter lebar, dan 2 meter tinggi. Dengan rumus yang sama, maka volume laptop per unit adalah:

Nah, kemudian kita bisa menghitung kapasitas gudang dari membagi volume total gudang dengan volume satu unit barang. Misalkan kita ingin menghitung kapasitas gudang untuk menyimpan laptop.

Gudang tentunya tidak hanya untuk menyimpan satu jenis barang saja. Maka interpretasi nilai di atas adalah maksimum laptop yang bisa disimpan dalam gudang sebanyak 1.500 unit. Untuk menghitung kapasitas aktual gudang, kita juga perlu mempertimbangkan berbagai jenis barang yang akan disimpan dan bagaimana penataannya.

3. Tips Maksimalkan Kapasitas Gudang

Dengan kapasitas yang dioptimalkan, gudang dapat berfungsi lebih efisien, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan produktivitas. Lalu apa yang bisa dilakukan? Berikut beberapa tips bisa Anda pertimbangkan.

a. Review Ulang Layout Gudang

Layout gudang berperan penting dalam menentukan seberapa efisien ruangan digunakan. Jika kapasitas gudang Anda belum maksimal, mengatur ulang layout sangat membantu untuk memastikan kalau setiap bagian dari ruang gudang telah dimanfaatkan dengan baik. Pengaturan ulang bisa dengan mempertimbangkan alur kerja, jalur akses, dan kebutuhan penyimpanan.

b. Pertimbangkan Penyimpanan Vertikal

Masih banyak gudang yang hanya fokus pada penyimpanan horizontal dan mengabaikan potensi ruang vertikal. Mengoptimalkan ruang vertikal dengan memasang rak-rak yang mencapai ketinggian maksimal gudang atau menggunakan sistem penyimpanan multi-level bisa menambah kapasitas penyimpanan.

c. Pilih Sistem Rak yang Sesuai

Sistem rak atau shelving mempengaruhi seberapa baik barang disimpan di gudang. Memilih sistem yang sesuai dengan jenis barang, berat, dan dimensinya dapat meningkatkan kapasitas penyimpanan. Misalnya, rak berat cocok untuk barang berat, sementara rak dinamis bisa digunakan untuk barang yang sering berpindah tempat.

d. Gunakan Teknologi WMS

Warehouse management system (WMS) adalah sistem teknologi yang membantu untuk mengelola dan mengoptimalkan manajemen gudang. Dengan WMS, perusahaan dapat memantau stok secara real-time, menentukan lokasi penyimpanan dengan optimal, dan mengatur alur barang agar lebih efisien. Selain itu, WMS juga dapat mengurangi kesalahan dalam proses pergudangan dan meningkatkan produktivitas karyawan.

4. Kesimpulan

Manajemen gudang yang efektif memerlukan pemahaman yang baik tentang kapasitas gudang dan bagaimana memaksimalkannya. Hal pertama yang harus dipahami untuk mencapai efektivitas ini adalah rumus kapasitas gudang dan cara hitungnya. Rumus tersebut melibatkan perhitungan volume gudang dan barang per unit. Setelah mengetahui kapasitasnya, Anda bisa menerapkan sejumlah langkah strategis lain supaya ruang penyimpanan digunakan secara maksimal.

Langkah-langkah tersebut antara lain review ulang layout gudang, mempertimbangkan penyimpanan vertikal, memilih sistem rak yang sesuai dengan kebutuhan, dan mengimplementasikan teknologi seperti warehouse management system (WMS). Menerapkan beberapa hal ini tidak hanya memaksimalkan ruang gudang tapi juga dapat meningkatkan efisiensi operasional gudang dan mengurangi biaya penyimpanan.