Sering mengalami salah paham antar tim atau banyak kesalahan output yang tidak sesuai standar perusahaan? Maka Anda harus mempertimbangkan penggunaan dokumen perintah kerja atau work order. Singkatnya, work order adalah dokumen kerja yang digunakan untuk memberikan perintah yang telah distandarisasi sehingga proses bisnis dan output yang dihasilkan sesuai dengan ekspektasi perusahaan.

Nah, supaya lebih memahami pengertian dan manfaat dokumen tersebut, pada artikel ini akan dijelaskan lebih lanjut detail-detailnya. Bahkan juga diberikan beberapa tips untuk Anda supaya bisa mengelola dokumen ini dengan baik. Apalagi karena WO adalah dokumen terstruktur dan memiliki komponen yang cukup kompleks. Yuk, langsung simak penjelasannya!

1. Pengertian Work Order

Perintah kerja atau istilah umumnya dalam bisnis dikenal dengan work order adalah sebuah dokumen resmi yang digunakan untuk memberikan perintah atau instruksi tertulis yang berhubungan dengan pekerjaan. Isinya bisa berupa apa yang harus dikerjakan, kapan pekerjaan harus dimulai dan selesai, juga sumber daya apa saja yang diperlukan. Mengapa perusahaan harus berpedoman dengan dokumen ini? Untuk memastikan kalau pekerjaan telah dilakukan secara sistematis dan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya.

Supply chain management juga membutuhkan dokumen ini. Karena SCM berkaitan dengan proses perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian operasional rantai pasokan, maka untuk memastikan agar alur kerjanya efektif diperlukan pedoman yang sistematis. Dengan menggunakan WO, Anda dapat mengkomunikasikan dengan lebih mudah kebutuhan produksi atau permintaan tertentu kepada pemasok, produsen, atau bagian terkait lainnya. 

Tidak hanya itu, work order adalah instrumen penting untuk kontrol dan pelacakan yang efektif. Maksudnya bagaimana? Melalui WO, Anda bisa memantau progres pekerjaan, sumber daya yang digunakan, dan output yang dihasilkan. Jadi, bisa dipastikan setiap bagian pada rantai pasokan berfungsi sesuai dengan tugasnya dan memenuhi standar yang telah ditentukan. Bisa disimpulkan kalau work order adalah salah satu instrumen kunci untuk memastikan efisiensi dan efektivitas dalam supply chain management.

2. Manfaat Work Order

Di pembahasan sebelumnya telah disebutkan kalau ternyata dokumen satu ini berperan penting untuk memastikan efisiensi dan efektivitas bisnis. Lantas apa manfaat yang bisa diperoleh perusahaan ketika menggunakannya? Simak pembahasan di bawah ini.

a. Pedoman Standar Pekerjaan

Bayangkan kalau proses bisnis tidak distandarisasi. Alur kerja dan output yang dihasilkan pasti berantakan, bukan? Oleh karena itu, salah satu manfaat utama dari work order adalah sebagai pedoman standar pekerjaan. Jadi setiap pihak yang terlibat dalam suatu proses bisnis bisa menggunakan dokumen ini untuk menjalankan tugasnya. WO memuat rincian langkah-langkah yang harus diikuti, sumber daya yang diperlukan, hingga apa yang ingin dihasilkan dari proses kerja tersebut. Sehingga risiko kesalahan dapat diminimalisir dan produktivitas meningkat.

b. Melacak Progres Pekerjaan

Dokumen perintah kerja juga memudahkan pemantauan dan pelacakan progres kerja. Dengan adanya WO, manajemen dan stakeholder lainnya dapat dengan mudah mengetahui sejauh mana pekerjaan telah dilakukan, apa saja yang sudah selesai, dan bagian mana yang masih perlu dikerjakan. Dengan ini, maka Anda dengan mudah bisa memastikan kalau setiap tugas berjalan sesuai dengan jadwal dan memenuhi target yang telah ditentukan.

c. Menentukan Prioritas Tugas

Perusahaan mana pun pasti pernah mengalami siklus kerja dengan workload yang padat sehingga banyak tugas yang harus dikerjakan. WO sangat mungkin untuk dimanfaatkan dalam menentukan prioritas kerja. Melalui detail yang tertera dalam dokumen ini, seperti tenggat waktu atau urgensi pekerjaan, tim dapat mengidentifikasi tugas mana yang harus didahulukan. Dengan demikian, sumber daya dapat dialokasikan dengan efisien dan pekerjaan yang paling penting bisa selesai tepat waktu. Kalau di manufaktur, maka downtime bisa diminimalisir.

d. Mempermudah Komunikasi Tim

Bukan rahasia umum lagi jika komunikasi tim menjadi kunci keberhasilan suatu proses bisnis. Nah, karena dokumen perintah kerja menyajikan semua informasi yang relevan dalam format yang mudah dipahami, maka setiap anggota tim bisa dengan mudah mengerti apa yang diharapkan dari pekerjaan yang dilakukan. Tidak hanya itu, WO juga bisa dijadikan landasan untuk diskusi, pertanyaan, atau klarifikasi. Jadi bisa disimpulkan, WO berperan penting agar masing-masing anggota tim bekerja untuk tujuan yang sama.

3. Elemen Wajib Work Order

Agar isi yang tertulis lengkap dan sistematis, ada dua elemen utama yang wajib ada dalam dokumen perintah kerja atau WO yaitu bagian informasi kerja dan detail. Apa maksudnya? Langsung simak pembahasan berikut ini.

a. Bagian Informasi Kerja

Elemen pertama dan sangat krusial dalam work order adalah bagian informasi kerja. Bagian ini berisi informasi dasar tentang pekerjaan yang perlu dilakukan. Mulai dari judul atau deskripsi singkat pekerjaan, lokasi pelaksanaan, tanggal dan waktu mulai, serta tenggat waktu pekerjaan. Dengan adanya informasi kerja ini, pembaca WO bisa dengan cepat mengerti gambaran umum dari pekerjaan yang akan dilakukan.

Anda juga bisa menambahkan informasi kontak dari pemberi perintah atau penanggung jawab pekerjaan. Fungsinya untuk memudahkan komunikasi jika ada pertanyaan, kendala, atau hal lain yang memerlukan klarifikasi. Sehingga penerima WO tahu siapa yang harus dihubungi terkait hal tersebut. Jadi dengan adanya bagian informasi kerja, komunikasi terjalin dengan lancar dan pekerjaan dapat dilakukan dengan efisien.

b. Bagian Detail

Kalau bagian informasi kerja memberikan gambaran umum tentang tugas, sedangkan bagian detail berfungsi untuk memastikan kalau setiap aspek pekerjaan dijelaskan dengan mendalam. Cakupan isinya bisa langkah-langkah yang harus diikuti, sumber daya atau peralatan yang diperlukan, serta sistem manajemen mutu yang diterapkan. Dengan ini, bisa dipastikan pekerjaan dilakukan sesuai dengan spesifikasi dan mengurangi risiko kesalahan.

Selain itu, bagian detail juga dapat mencakup informasi lain seperti potensi risiko atau bahaya yang mungkin saja dihadapi selama pekerjaan dilakukan, serta langkah-langkah pencegahan yang perlu diambil. Dengan adanya informasi mendetail ini, penerima WO dapat bekerja dengan lebih terstruktur dan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang ekspektasi dan standar yang harus dicapai.

4. Cara Mudah Atur Work Order

Dari pembahasan sebelumnya, bisa dibilang dokumen work order memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi dan perlu detail yang tidak bisa diabaikan begitu saja. Terlebih karena perannya sebagai pedoman kerja, maka sebaiknya dokumen ini dibuat dan dikelola dengan bantuan sistem canggih untuk menghindari risiko kesalahan atau hilang.

Salah satu cara paling efektif untuk mengatur work order adalah dengan menggunakan software ERP. Sistem ERP adalah teknologi terintegrasi yang membantu perusahaan untuk menggabungkan dan mengkoordinasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform. Dalam bisnis, ERP juga bisa membantu untuk mengelola WO. Misalnya bagi industri manufaktur, disediakan fitur-fitur seperti perencanaan produksi, pelacakan bahan baku, pengendalian kualitas yang diintegrasikan dengan dokumen WO.

Selain menggunakan software, penting juga untuk memiliki prosedur standar dalam pemberian dan penerimaan WO. Tujuannya agar dokumen tersebut diterbitkan dengan informasi yang lengkap dan jelas. Selanjutnya, jangan lupa melatih tim Anda untuk memahami dan menjalankan prosedur tersebut dengan konsisten agar meningkatkan efektivitas ketika menggunakannya. Dengan kombinasi teknologi yang tepat dan prosedur yang jelas, pengelolaan WO  bisa menjadi proses yang sederhana dan mudah dilakukan.

5. Kesimpulan

Dapat disimpulkan bahwa work order adalah salah satu instrumen yang dibutuhkan operasional bisnis dan supply chain management karena memberikan detail dan spesifikasi pekerjaan yang jelas. Sehingga bisa digunakan untuk memastikan pekerjaan dilaksanakan sesuai standar yang ditentukan dan mengurangi risiko kesalahan. Bahkan dokumen ini juga bisa digunakan sebagai alat pelacakan, penetapan prioritas, serta sarana komunikasi yang efektif antara berbagai pihak yang terlibat dalam sebuah proyek atau tugas.

Tapi bagaimana cara mengelolanya dengan baik? Dalam era digital saat ini, penggunaan teknologi khususnya software ERP bisa menjadi pilihan dalam mengoptimalkan pengelolaan dan pelaksanaan WO. Dengan integrasi berbagai proses bisnis dalam satu platform, ERP memudahkan koordinasi, pelacakan, dan perencanaan, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasional. Tidak hanya itu, konsistensi dalam menerapkan prosedur standar dan pelatihan tim juga harus dipertimbangkan untuk memastikan keberhasilan penggunaan WO.