Pentingnya Demo Sistem ERP dalam Memilih Vendor Tepat

Pengertian sistem ERP adalah sebuah sistem terintegrasi yang mampu memudahkan pengelolaan bisnis. Dengan software ERP, Anda bisa meningkatkan proses bisnis agar menjadi lebih efisien dan memangkas waktu. Tak hanya itu, ERP juga memudahkan Anda untuk mengelola berbagai data dari divisi kerja yang berbeda secara otomatis. Itulah kenapa, perangkat ini banyak digunakan baik oleh perusahaan besar maupun Usaha Mikro Kecil Menengah atau UMKM.

Kini, terdapat berbagai macam provider ERP di Indonesia. Dimana setiap perusahaan mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing bila saling dibandingkan. Oleh sebab itu, Anda perlu melihat demo sistem ERP dulu sebelum mengambil keputusan untuk menggunakan vendor yang tepat. Selain itu, ada juga alasan lain dari pentingnya demo sistem tersebut untuk bisnis Anda. Simak selengkapnya di bawah ini.

1. Lebih Mengenal Perusahaan Provider

Salah satu tujuan dari diadakannya demo sistem ERP adalah untuk memberikan berbagai informasi mengenai perusahaan mereka, biasanya disampaikan melalui presentasi. Dengan demikian, Anda pun bisa mengenal provider ERP tersebut lebih jauh. Anda bisa mengetahui kredibilitas, daftar klien, customer support, hingga cara mereka dalam menangani kendala.

Tidak hanya itu, mereka pun akan memberikan penawaran-penawaran yang menarik di sesi presentasi ini. Anda harus perhatikan hal ini dengan seksama dan pikirkan baik-baik apakah tawaran mereka akan memberikan dampak positif ke perusahaan. Akan lebih baik lagi jika Anda melakukan validasi setiap penawaran mereka dengan melakukan riset setelah demo selesai.

2. Mendapatkan Informasi Sistem ERP

Seperti yang kita ketahui demo sistem ERP berfungsi untuk memberikan pengenalan sistem kepada klien. Dari sini Anda bisa mengetahui kelebihan dari masing-masing aplikasi yang ditunjukkan oleh provider, baik dari segi tampilan, fitur, ataupun solusi. Bandingkan keunggulan sistem ERP tersebut sebagai bahan acuan untuk memilih vendor yang sesuai.

Tak hanya kelebihan saja, secara tidak langsung demo tersebut juga dapat memberikan gambaran mengenai kekurangan dari sistem ERP. List poin-poin apa saja yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis. Nah, Anda harus teliti dalam menemukan poin tersebut di demo software ERP karena biasanya hal tersebut tidak terlalu ditonjolkan oleh perusahaan.

3. Mempelajari Cara Kerja Software ERP

Secanggih apapun software ERP, tetap memerlukan sumber daya manusia untuk mengoperasikannya. Oleh sebab itu, sangat penting bagi karyawan untuk mengetahui cara kerja sistem ERP. Tenang saja, Anda bisa mendapatkan informasi tersebut dengan mudah dari kegiatan demo ini. Pegawai pun bisa melihat secara langsung bagaimana software ini beroperasi. 

Tak hanya petunjuk bagi karyawan yang berkaitan saja, namun demo ini juga bisa menjadi menunjukkan apakah provider mempunyai sistem ERP yang user-friendly atau tidak. Perusahaan haruslah memilih software yang mudah digunakan, pasalnya akan digunakan oleh karyawan Anda untuk menjalankan proses bisnis dalam jangka waktu yang panjang.

4. Mengetahui Kegunaan Fitur

ERP dirancang untuk meningkatkan kinerja berbagai bagian di perusahaan dengan mengintegrasikannya ke dalam satu sistem. Untuk mendukung hal tersebut, biasanya perangkat ERP akan dilengkapi berbagai fitur-fitur. Fitur inilah yang biasanya akan dijelaskan juga pada demo sistem ERP.

Anda dapat memperhatikan baik-baik mengenai fitur yang ditawarkan oleh provider ERP. Banyak hal yang harus Anda pertimbangkan, diantara apakah kegunaannya sesuai dengan ekspektasi, sesuai dengan harga yang diberikan atau tidak, sudah modern atau belum, hingga apakah bisa diperbarui secara berkala atau tidak. Anda harus mengetahui dengan detail bagaimana cara mereka dalam melakukan pembaruan fitur.

5. Memastikan Sistem Customizable

Terkadang perusahaan memerlukan fitur-fitur khusus pada aplikasi ERP untuk menjalankan bisnisnya, dimana belum ada sebelumnya. Melalui demo sistem ERP, Anda bisa mendapatkan informasi secara langsung dari provider. Tanyakan secara jelas apakah fitur khusus yang Anda butuhkan sudah termasuk di perangkat tersebut atau tidak. 

Jika belum ada, pastikan apakah vendor ERP tersebut bisa melakukan kustomisasi sistem sehingga memuat berbagai fitur khusus yang Anda butuhkan. Biasanya banyak provider yang siap menyanggupinya. Namun, Anda juga tetap harus memastikan sejauh mana mereka bisa melakukannya dan bagaimana kualitas dari fitur kustom tersebut.

6. Evaluasi dan Perawatan Sistem ERP 

Software ERP membutuhkan perawatan secara berkala, agar software bisa tetap bekerja optimal. Namun, tidak semua provider menawarkan pemeliharaan sistem ERP dengan rutin. Padahal langkah tersebut sangat penting untuk memaksimalkan penggunaan software. Oleh sebab itu, Anda bisa menanyakannya kepada pihak vendor ketika demo.

Tak hanya itu, Anda juga perlu tahu bagaimana cara provider dalam menanggapi hasil evaluasi sistem ERP. Dimana evaluasi harus rutin dilakukan oleh perusahaan Anda untuk mengetahui ketidaksesuaian kinerja software dengan proses bisnis. Bayangkan jika vendor tidak mendukung proses evaluasi? pasti operasional Anda akan sangat terganggu.

7. Mengetahui Dukungan yang Diberikan

Demo sistem ERP adalah waktu yang tepat bagi Anda untuk menanyakan semua hal yang berkaitan dengan perusahaan dan aplikasi tersebut. Maka dari itu, bertanyalah hingga Anda benar-benar mendapatkan informasi yang jelas. Bila perlu, Anda bisa menyiapkan berbagai daftar pertanyaan sebelum demo berlangsung.

Melalui tanya jawab ini, Anda juga bisa menilai dan mengetahui bagaimana perusahaan melayani pelanggan. Tanyakan ketersediaan mereka ketika Anda memerlukan bantuan mengenai perangkat tersebut suatu hari nanti. Perusahaan provider yang baik akan siap kapan saja membantu Anda dalam menyelesaikan permasalahan sistem. Hal ini sangatlah penting, karena dukungan penuh dari mereka dapat meminimalisir terjadinya gangguan pada software.

8. Kesimpulan

Pada intinya, demo akan memberikan gambaran penuh tentang sistem ERP yang akan Anda gunakan. Demo pun penting sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan dalam memilih provider ERP yang tepat. Salah satu vendor terbaik di Indonesia adalah ScaleOcean.

Dengan ScaleOcean, Anda dapat menjadwalkan demo sistem ERP yang disesuaikan dengan jadwal secara fleksibel. Inilah yang menjadi salah satu faktor mengapa berbagai perusahaan di Indonesia menyukai bahkan memilih Scale 360 ERP. Untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai ScaleOcean, segera jadwalkan demo bersama kami!