Tidak mudah memang bagi Anda untuk memutuskan apakah akan mengimplementasikan software ERP atau tetap mengerjakan tugas-tugas secara manual seperti biasa. Agar bisa mengambil keputusan yang tepat, tentu Anda perlu melakukan riset secara mendalam, agar tidak salah pilih dan merugikan perusahaan.
Dalam melakukan riset, penting bagi Anda untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan software ERP. Selanjutnya, pertimbangkan apakah dengan menggunakannya, semua masalah dalam proses bisnis akan teratasi? Apakah kerja jadi lebih cepat dan efisien? dan masih banyak pertimbangan lainnya dalam perencanaan penerapan sistem ERP. Berikut kami berikan daftar kekurangan dan kelebihan sistem ini untuk Anda.
1. Keunggulan Software ERP
Software ERP adalah sebuah aplikasi yang bisa digunakan untuk mengelola seluruh aspek bisnis Anda. Kelebihan yang dimiliki oleh sistem ERP tidak perlu diragukan lagi, terutama di era digital sekarang ini. Dimana aplikasi tersebut membantu Anda dalam melakukan digitalisasi bisnis agar tidak kalah saing dengan perusahaan kompetitor. Selain itu, masih banyak kegunaan lainnya yang bisa mendukung kelancaran proses bisnis. Tidak heran, banyak perusahaan yang beralih ke sistem satu ini.
a. Merampingkan Alur Kerja
Software ERP dirancang untuk menangani segala permasalahan dalam perusahaan. Aplikasi ini juga memastikan proses bisnis Anda berjalan dengan lebih efisien dan cepat. Adanya beragam modul ERP dan fitur pada sistem, dapat menyederhanakan alur kerja. Seperti pekerjaan berulang dilakukan secara otomatis, sehingga karyawan bisa segera beralih ke tugas lainnya.
Selain itu, Anda juga bisa memperoleh laporan secara real-time, langsung dari aplikasi. Jadi, tidak perlu menunggu berhari-hari untuk mendapatkan laporan dari setiap departemen. Anda dapat mengaksesnya secara mudah dari software ERP, dengan bentuk laporan yang informatif dan mudah untuk dipahami.
b. Visibilitas Besar
Software ERP memungkinkan setiap karyawan untuk mengakses fitur-fitur penting yang berhubungan dengan pekerjaannya. Namun, ada hak akses yang dapat diatur sesuai peran masing-masing. Jadi, fitur yang diakses antara manajer senior dengan staf biasa, akan berbeda.
Contohnya, adalah manajer pengadaan dapat mengakses semua fitur yang berhubungan dengan e-purchasing. Jadi, mereka dapat memantau kinerja staf, melakukan persetujuan pembelian, melakukan penagihan, dan penyortiran data vendor. Sedangkan staf hanya memiliki akses data pengadaan dan data vendor. Untuk pencairan dana dan pembayaran, hanya bisa dilakukan setelah memperoleh persetujuan dari kepala manajer.
Dengan software ERP, Anda bisa mengatur setiap lini bisnis, mulai dari yang paling bawah sampai ke level teratas. Anda juga dapat mengontrol data yang tersimpan di database. Selain itu, sistem ini juga memudahkan tiap departemen untuk melakukan kolaborasi, karena mereka bisa berbagi resources dengan mudah.
c. Perencanaan & Pelaporan yang Lebih Baik
Software ERP memiliki fitur forecasting akurat yang memungkinkan Anda untuk melaporkan dan memprediksi berbagai data yang dibutuhkan. Sistem akan melakukan analisis menggunakan data lama dari bulan-bulan sebelumnya, kemudian menampilkan informasi terbaik yang membantu Anda dalam mengambil keputusan yang tepat dan bijak. Informasi pun akan selalu diperbarui, sesuai pengaturan yang ada.
Selain perencanaan, pelaporan juga merupakan fitur wajib di aplikasi ERP. Sebab, Anda jadi bisa mengetahui dengan detail berapa dana perusahaan yang ada saat ini untuk membuat prediksi keuntungan pada bulan-bulan berikutnya, serta berapa jumlah stok di gudang secara akurat. Jadi, rencana-rencana perusahaan dalam jangka pendek maupun panjang bisa dibuat dengan lebih baik dengan fitur pelaporan di software ERP.
2. Kekurangan Sistem ERP
Meskipun menawarkan banyak keuntungan untuk bisnis, software ERP tetaplah memiliki dua sisi koin yang berbeda, yaitu kekurangan. Maka, sebelum menerapkan perangkat lunak ini ke perusahaan, pastikan Anda juga mengetahui kekurangannya.
a. Proses Implementasi Lambat
Mengimplementasikan ERP pada perusahaan memanglah membutuhkan waktu yang lama. Hal itu dikarenakan Anda harus melalui beberapa langkah implementasi sistem ERP, mulai dari menentukan tujuan, merencanakan strategi, melakukan uji coba, hingga menyesuaikan dengan alur kerja yang sudah ada.
Tidak sedikit perusahaan yang memerlukan waktu 2 - 6 bulan untuk implementasi software ERP. Bila Anda berencana membeli sistem yang baru, pastikan untuk merencanakannya minimal 1 tahun sebelumnya. Tujuannya, agar tidak mengganggu pekerjaan yang sedang berjalan.
b. Biaya Besar Diawal
Untuk menerapkan ERP, Anda perlu mengetahui harga software ERP baik yang sudah siap pakai maupun kustom. Bahkan, Anda juga perlu menghitung biaya untuk membangun sistem ERP dari awal. Untuk mengetahui biayanya, Anda harus menentukan dulu fitur apa yang harus ada dan tipe software seperti apa yang akan diterapkan.
Bila ingin menerapkan aplikasi yang sudah siap pakai, persiapkan dana lebih besar sekitar 20 - 30% dari harga yang ditawarkan vendor. Pasalnya, biaya tersebut digunakan untuk pelatihan atau support selama proses maintenance. Kelebihan dari jenis software ini adalah waktu implementasinya tidak lama.
Ketika Anda memutuskan untuk menerapkan software ERP kustom, biaya di awal tidaklah murah. Umumnya, lebih tinggi dari harga paket yang sudah siap pakai. Akan tetapi, Anda bisa memastikan semua fiturnya sesuai dengan proses kerja saat ini dan tidak ada fitur yang tidak terpakai.
c. Kompleksitas
Software ERP memiliki sistem yang kompleks dan kuat lantaran ada banyak modul yang saling berintegrasi, agar setiap departemen dapat berkolaborasi dalam pertukaran data. Maka, untuk menggunakannya, perlu kerjasama dari semua pihak agar semua potensinya dapat dimanfaatkan.
Dalam proses ini, akan lebih mudah ketika sumber daya manusia yang menggunakan sudah biasa berhubungan dengan teknologi. Pelatihan pun akan lebih cepat dan proses implementasi software ERP bisa berjalan lancar. Tetapi, bagaimana jika penggunanya masih awam dengan teknologi dan tidak nyaman dengan perubahan?
Untuk bisa memanfaatkan software ERP yang kompleks, perlu pelatihan berulang kali dari pihak vendor. Selain itu, perubahan aplikasi pasti perlu dilakukan agar semua pengguna merasa familiar dan nyaman dalam menggunakannya. Sebab, semua alur sudah sesuai dengan kebiasaan kerja yang dilakukan selama ini.
Baca juga: 8 Langkah Untuk Memilih Vendor ERP
3. Kesimpulan
Software ERP tepat adalah yang bisa menyederhanakan proses kerja di perusahaan Anda. Untuk itu, Anda perlu memantapkan diri apakah akan beralih menggunakan sistem ERP atau tetap pada proses yang ada saat ini. Setelah mengetahui kelebihan dan kekurangan software ERP dan mengambil keputusan untuk mengimplementasikannya, Anda perlu mencari vendor mana yang tepat untuk diajak kerjasama.
Anda bisa langsung hubungi ScaleOcean dan menceritakan permasalahan bisnis yang ada. Kemudian, atur jadwal untuk melakukan uji coba aplikasi agar memantapkan keputusan Anda. Bila masih ragu, Anda bisa membaca testimoni langsung klien yang sudah menggunakan perangkat lunak ERP dari ScaleOcean.
