Proses pengiriman barang perlu disertai dengan berbagai dokumen logistik untuk memastikan kepatuhannya terhadap regulasi yang berlaku dan memperlancar penerimaan ketika barang sudah tiba. Salah satu dokumen tersebut adalah advice of shipment. Secara garis besar, dokumen ini diperlukan untuk menjelaskan detail barang yang akan dikirim.
Dikarenakan fungsinya yang cukup krusial, dokumen ini perlu dibuat dengan teliti dan melewati beberapa tahapan. Nah, artikel ini akan menjelaskan dengan detail mulai dari pengertian, fungsi, komponen utama, hingga proses pembuatan dokumen tersebut. Dengan memiliki pemahaman tersebut, dapat dipastikan proses pengiriman barang berjalan lancar.
1. Pengertian Shipping Advice
Shipping advice adalah dokumen penting bagi bisnis logistik yang dibuat pihak 3PL untuk penerima yang memberitahu bahwa barang telah dikirim. Dokumen ini berisi detail deskripsi barang, jumlah barang, dan informasi pengiriman lainnya termasuk nomor resi pengiriman, tanggal pengiriman, dan perkiraan tanggal kedatangan.
Dalam cakupan yang lebih luas, fungsi shipping advice adalah untuk mengkoordinasi dan memonitor proses logistik. Dengan adanya dokumen ini, pihak dalam bisnis logistik, seperti pengirim, 3PL, dan penerima barang dapat mempersiapkan proses penerimaan dengan lebih efektif, serta melakukan pengecekan dan verifikasi terhadap barang yang datang. Sekaligus juga membantu dalam hal penjadwalan dan manajemen sumber daya di gudang.
2. Komponen Utama dalam Shipping Advice
Dokumen ini mencakup berbagai komponen yang menjelaskan informasi lengkap pengiriman, agar semua pihak memiliki data yang sama untuk memastikan prosesnya berjalan lancar. Berikut detail komponen-komponen utama dalam dokumen advice of shipment.
a. Informasi Pengirim dan Penerima
Komponen ini mencakup nama, alamat lengkap, dan informasi kontak baik pengirim maupun penerima. Dengan adanya informasi ini, dapat dipastikan barang dikirim ke lokasi yang tepat dan komunikasi pihak pengirim dengan penerima berjalan lancar. Detail ini juga diperlukan untuk mendukung proses tindakan hukum dan verifikasi kasus jika terjadi masalah pengiriman.
b. Deskripsi Barang
Bagian ini menjelaskan dengan detail isi pengiriman, termasuk jenis, jumlah, dan kondisi barang. Pastikan deskripsi ditulis dengan rinci untuk membantu penerima mengidentifikasi barang dengan benar, serta melakukan pengecekan dan klaim asuransi jika terdapat ketidaksesuaian atau kerusakan pada saat barang diterima.
c. Metode Pengiriman
Sedangkan bagian ini menjelaskan cara barang dikirimkan, termasuk pilihan transportasi serta nama vendor logistik yang terlibat. Informasi ini sangat membantu penerima memahami bagaimana barang akan diangkut, estimasi waktu kedatangan barang, dan risiko yang mungkin terjadi selama transit. Dengan mengetahui metode pengiriman, penerima bisa mempersiapkan prosedur penerimaan barang sesuai dengan karakteristik transportasi yang digunakan.
d. Nomor Kontainer atau Nomor Tracking
Nomor ini membantu pengirim dan penerima untuk melacak posisi barang secara real time. Nomor kontainer digunakan dalam pengiriman lewat laut, sementara itu, nomor tracking digunakan untuk pengiriman udara atau darat. Dengan memiliki informasi posisi barang, maka pihak penerima juga lebih mudah memastikan waktu kedatangan barang.
e. Tanggal Pengiriman & Estimasi Tiba
Informasi ini dibutuhkan untuk tahu kapan barang diberangkatkan dari fasilitas pengirim dan kapan diperkirakan akan tiba di port of discharge atau tempat penerimaan barang lainnya. Memiliki tanggal yang jelas membantu kedua pihak merencanakan dan mengkoordinasikan proses penerimaan barang, serta dalam mengelola ekspektasi terkait waktu pengiriman.
f. Instruksi Khusus Penerimaan Barang
Instruksi ini mencakup pedoman atau persyaratan khusus yang harus diikuti saat menerima barang. Bisa berupa permintaan untuk inspeksi segera terkait barang yang diterima, instruksi khusus dalam menangani barang sensitif atau mudah rusak, atau bahkan protokol keamanan yang harus dijalankan. Instruksi khusus ini harus disertakan untuk meminimalisir risiko kerusakan, kehilangan, atau kesalahan selama proses penerimaan.
3. Proses Pembuatan Shipping Advice
Proses pembuatan shipping advice adalah langkah penting yang harus diperhatikan dan dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan pengiriman barang berjalan lancar. Berikut ini pembahasan setiap tahapan yang dilalui dalam proses pembuatan advice of shipment.
a. Pengumpulan Informasi Barang
Tahap pertama adalah mengumpulkan semua informasi yang relevan tentang barang yang akan dikirim. Ini mencakup jenis barang, jumlah, berat, dan dimensinya, serta informasi lain yang diperlukan seperti kode HS untuk keperluan bea cukai. Nah, informasi ini biasanya diperoleh dari dokumen invoice atau packing list yang disertakan pada barang saat diterima di titik pengumpulan barang.
b. Pemilihan Metode Pengiriman
Setelah semua informasi lengkap dan dipastikan benar, langkah berikutnya adalah memilih metode pengiriman yang paling efektif dan efisien berdasarkan kebutuhan dan prioritas. Banyak faktor yang mempengaruhi pertimbangan ini termasuk biaya, kecepatan pengiriman, dan kondisi barang. Misalnya, barang yang mudah rusak mungkin perlu pengiriman yang lebih cepat atau pengemasan khusus. Sementara dalam beberapa kasus, metode LCL atau LTL mungkin dinilai lebih ekonomis.
c. Pengisian Formulir Shipping Advice
Nah, barulah Anda bisa mengisi formulir shipping advice. Formulir ini biasanya mencakup informasi pengirim dan penerima, deskripsi barang, metode pengiriman, dan nomor tracking. Pastikan mengisi dokumen ini dengan teliti agar tidak ada kesalahan yang justru dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman atau masalah lainnya.
d. Verifikasi Informasi
Sebelum shipping advice dikirimkan ke penerima, lakukan verifikasi pada semua informasi yang sudah tercatat. Libatkan juga beberapa tim terkait seperti tim logistik atau keuangan, untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam detail barang atau informasi pengiriman. Langkah ini juga sering melibatkan pihak ketiga seperti jasa layanan logistik untuk memastikan semua aspek dalam formulir telah sesuai dengan regulasi yang berlaku.
e. Pengiriman Shipping Advice
Setelah semua informasi diverifikasi, Anda bisa mengirimkan dokumen kepada pihak terkait lainnya. Pengiriman ini bisa dilakukan melalui online seperti email atau menggunakan software ERP logistik untuk memastikan penerimaan yang cepat. Dengan menerima dokumen tersebut, maka pihak penerima perlu melakukan berbagai persiapan untuk menerima barang dan melakukan pengecekan yang diperlukan sesuai dengan instruksi yang telah diberikan.
Dengan mengikuti tahapan pembuatan advice of shipment di atas, pihak yang terlibat dalam bisnis logistik bisa meminimalkan kesalahan dalam pengiriman dan melakukan komunikasi yang lebih baik antar pihak yang terlibat, sehingga barang dipastikan tiba tepat waktu dan dalam kondisi baik.
4. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa shipping advice adalah dokumen penting bisnis logistik yang dikirimkan oleh pihak 3PL untuk penerima barang sebagai bentuk konfirmasi bahwa barang telah dikirimkan. Dokumen ini terdiri dari berbagai informasi seperti deskripsi barang, metode pengiriman, hingga estimasi waktu tiba barang. Dengan memiliki informasi tersebut, pihak consignee bisa merencanakan jadwal dan tenaga untuk proses penerimaan.
Dokumen ini perlu dibuat dengan mengikuti sejumlah tahapan. Mulai dengan pengumpulan informasi barang secara lengkap dan akurat, hingga verifikasi sebelum disebarluaskan. Pastikan setiap informasi telah ditulis dengan benar agar proses pengiriman dan penerimaan barang dilakukan secara efektif dan efisien.
