Salah satu dokumen penting yang sering digunakan warehouse management adalah surat jalan barang. Surat jalan barang adalah dokumen resmi mengenai proses pengiriman atau distribusi barang dari penjual ke pembeli atau penerima. Dokumen ini adalah bukti pengiriman yang berisi informasi barang yang dikirimkan, serta memastikan bahwa informasi pengiriman seperti jenis produk, jumlah, dan tujuan sesuai dengan yang dicatat.
Artikel ini akan menjelaskan tentang cara bikin surat jalan barang yang efektif, dan menyertakan contoh surat jalan barang yang bisa dijadikan referensi. Jika Anda mengetahui cara bikin surat jalan yang benar, Anda dapat mempercepat proses pengiriman, mengurangi kesalahan, dan membuat barang lebih cepat sampai ke penerima.
1. Fungsi Surat Jalan Barang
Surat jalan barang adalah dokumen yang digunakan dalam proses pengiriman dan penerimaan barang. Dokumen ini menghubungkan berbagai titik penting dalam rantai pasokan. Berikut ini adalah beberapa fungsi utama dari surat jalan barang.
a. Mengonfirmasi Pengiriman
Surat jalan barang berfungsi sebagai bukti resmi bahwa barang telah dikirim dari pihak penjual atau distributor ke penerima. Dokumen ini mengonfirmasi bahwa proses pengiriman telah dilakukan. Dokumen ini berisi informasi tentang waktu dan tanggal pengiriman, serta identitas pengirim dan penerima. Fungsi konfirmasi ini penting untuk menjaga kepercayaan dan transparansi antara kedua belah pihak dalam transaksi bisnis.
b. Menjelaskan Detail Barang
Surat jalan barang mencatat informasi detil tentang barang yang dikirim, termasuk jenis barang, jumlah, ukuran, dan spesifikasi lain yang relevan. Detail ini penting untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan apa yang telah dipesan. Hal ini juga membantu penerima dalam proses verifikasi dan pemeriksaan barang saat tiba.
c. Alat Bantu Audit
Dalam konteks manajemen internal, surat jalan digunakan sebagai alat bantu audit yang efektif. Dokumen ini memudahkan perusahaan untuk melacak pergerakan barang keluar dari gudang dan memverifikasi bahwa semua barang yang dikirim telah tercatat secara akurat dalam sistem akuntansi dan inventaris. Ini membantu dalam menyusun laporan keuangan yang akurat dan memastikan bahwa perusahaan memenuhi standar akuntansi.
d. Pendukung Klaim
Surat jalan juga berperan penting dalam proses klaim, seperti klaim asuransi atau kompensasi atas barang yang rusak atau hilang selama pengiriman. Dokumen ini digunakan sebagai bukti pengiriman barang dan kondisi barang saat pengiriman, yang dapat mendukung klaim dari pihak pembeli atau asuransi terkait kerusakan atau ketidaksesuaian barang yang diterima dengan yang tercatat dalam surat jalan.
2. Komponen Surat Jalan Barang
Surat jalan barang merupakan dokumen penting dalam proses distribusi dan pengiriman barang yang mencakup informasi mendetail tentang barang yang akan dikirim. Komponen-komponen dalam surat jalan barang biasanya meliputi.
a. Header Surat Jalan
Header surat jalan berisi identitas perusahaan pengirim yang menandakan keaslian dokumen tersebut. Alamat dan kontak perusahaan tercantum untuk memudahkan komunikasi dan verifikasi. Judul "Surat Jalan" biasanya diletakkan di bagian atas untuk memudahkan identifikasi dokumen. Nomor surat jalan ditulis untuk memudahkan pelacakan dan referensi dalam catatan internal dan audit, memudahkan pencarian dokumen dalam sistem manajemen data.
b. Informasi Pengiriman
Bagian ini mencatat detail penting transaksi pengiriman. Tanggal pengiriman menunjukkan kapan barang dikirim. Informasi pengirim dan penerima, termasuk nama dan alamat, sangat penting untuk memastikan bahwa barang dikirim dari dan ke lokasi yang sesuai tujuan. Detail ini juga membantu menghindari kebingungan dan kesalahan dalam proses pengiriman serta memudahkan proses klaim jika terjadi masalah.
c. Detail Barang
Detail barang mencakup deskripsi lengkap dari setiap barang yang dikirim. Hal ini termasuk nama, model, atau spesifikasi teknis yang membedakan setiap barang. Jumlah barang dijelaskan dengan unit yang tepat, memberikan verifikasi kuantitatif barang yang dikirim. Kode barang, jika digunakan, memudahkan pencarian dan sortir dalam warehouse management. Segmen ini sangat penting untuk audit dan inventarisasi, serta membantu dalam verifikasi dan penerimaan barang oleh penerima.
d. Informasi Tambahan
Bagian ini berisi instruksi khusus atau catatan yang sesuai dengan pengiriman, seperti kondisi khusus barang atau tuntutan penanganan tertentu. Instruksi ini memastikan bahwa barang ditangani dengan cara yang tepat selama transit. Keterangan tambahan dapat mencakup detail yang tidak tercakup dalam bagian lain dari surat jalan.
Tanda tangan dan cap pada dokumen menandakan adanya persetujuan dan penerimaan dari kedua belah pihak, mengesahkan dokumen, dan memudahkan proses hukum jika diperlukan.
Baca juga: Apa itu OOS dan Bagaimana Cara Mengatasinya
3. Cara Bikin Surat Jalan Barang
Membuat surat jalan barang yang efektif melibatkan beberapa langkah penting agar semua informasi yang diperlukan tercakup dan dokumen tersebut dapat berfungsi dengan baik dalam proses logistik. Berikut adalah cara bikin surat jalan barang umum.
a. Pengumpulan Informasi yang Diperlukan
Langkah pertama dalam membuat surat jalan adalah mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan untuk pengiriman. Ini mencakup data dari pengirim, penerima, serta rincian barang yang akan dikirim seperti jenis, jumlah, dan berat.
Untuk mencegah terjadinya kesalahan yang dapat memperlambat proses pengiriman atau menyebabkan masalah logistik, data ini harus akurat. Kesalahan atau kekurangan data dapat berdampak pada proses pengiriman secara keseluruhan.
b. Memilih Format yang Sesuai
Memilih template yang sesuai bertujuan untuk menjaga konsistensi serta memastikan bahwa semua informasi penting bisa tercakup. Banyak perusahaan memilih untuk menggunakan template standar yang telah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis mereka. Template ini biasanya mencakup semua bagian penting yang diperlukan untuk dokumentasi pengiriman, membantu mempercepat proses pembuatan surat jalan dan mengurangi risiko terjadinya kesalahan.
c. Mengisi Header Dokumen
Header surat jalan harus mencakup informasi dasar seperti nama perusahaan, alamat, dan kontak pengirim. Ini juga harus menyertakan judul "Surat Jalan" dan nomor unik yang memudahkan pelacakan dan arsip. Nomor surat dapat membantu dalam mengidentifikasi pengiriman jika ada pertanyaan atau masalah yang muncul setelah barang dikirim.
d. Detail Pengiriman
Detail pengiriman harus dicantumkan dengan jelas dan lengkap, mencakup nama lengkap dan alamat pengirim serta penerima, tanggal pengiriman, dan informasi kontak yang dapat dihubungi. Data ini tidak hanya penting dari segi logistik, tetapi juga sebagai referensi jika perlu dilakukan komunikasi atau klaim di masa depan. Keterbacaan dan keakuratan data ini berperan penting dalam kesuksesan proses pengiriman.
e. Mencantumkan Informasi Barang
Daftar barang yang mencakup deskripsi lengkap, jumlah, dan satuan harus diatur secara sistematis dalam surat jalan. Informasi ini penting untuk mempermudah audit dan pemeriksaan pada saat penerimaan barang. Kode barang yang digunakan juga membantu dalam pengelolaan inventaris dan memastikan tidak ada barang yang tertinggal atau salah alamat saat pengiriman.
f. Tambahkan Catatan
Menambahkan instruksi khusus terkait penanganan barang, kondisi pengiriman, atau keterangan lain yang sesuai sangat penting, terutama untuk barang yang sensitif atau memerlukan penanganan khusus. Bagian ini memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam pengiriman dan penerimaan barang mengetahui cara terbaik untuk menangani barang agar tetap aman dan terjaga.
g. Persetujuan
Proses penandatanganan surat jalan oleh pengirim dan penerima memverifikasi bahwa dokumen telah ditinjau dan barang telah diterima sesuai dengan detail yang tertera. Tanda tangan ini bertindak sebagai bukti hukum kesepakatan antara kedua belah pihak dan penting untuk dokumentasi serta kemungkinan audit di masa depan.
4. Contoh Surat Jalan Barang
Sebelum membuat dokumen ini,
Anda harus mengetahui bentuk contoh surat jalan barang. Berikut adalah contoh surat jalan barang yang sudah terisi secara lengkap.
Contoh di atas dapat diubah sesuai dengan informasi yang dibutuhkan untuk pengiriman barang Anda. Untuk menghindari kesalahpahaman atau klaim di kemudian hari, pastikan semua detail penting, seperti jumlah dan kondisi barang, dicatat dengan benar.
5. Kesimpulan
Memahami cara membuat surat jalan barang dengan benar adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi warehouse management. Surat jalan barang tidak hanya berfungsi untuk memastikan pengiriman yang lancar dari gudang ke penerima, tetapi juga menjamin bahwa barang itu aman dan memiliki dokumentasi yang akurat.
Contoh surat jalan barang yang telah disediakan memberikan Anda gambaran tentang bagaimana cara mencatat data pengiriman secara profesional. Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan keberhasilan manajemen logistik, buat dokumen sesuai dengan cara bikin surat jalan barang ini ke dalam kegiatan operasional bisnis Anda.
