SStandar Operasional Prosedur (SOP) pengeluaran barang dari gudang adalah serangkaian prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan untuk mengatur proses pengeluaran barang dari gudang dengan efisiensi dan akurasi yang tinggi. Standar operasional prosedur pengeluaran barang yang efektif dapat membantu perusahaan untuk mengurangi terjadinya kesalahan, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan rantai pasokan.
Dengan warehouse management menerapkan SOP pengeluaran barang dari gudang dengan ketat, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pengeluaran barang, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi dalam warehouse management serta keseluruhan operasi bisnis. Untuk mengetahui langkah-langkahnya, simak penjelasan mengenai urutan prosedur pengeluaran barang yang biasanya tercakup dalam SOP pengeluaran barang dari gudang.
1. Pengajuan Pesanan
Pengajuan pesanan adalah tahapan pertama dalam prosedur pengeluaran barang dari gudang. Proses ini melibatkan pengisian formulir atau sistem pengajuan pesanan, yang mencakup informasi seperti jenis barang yang dibutuhkan, jumlah, spesifikasi teknis, dan tanggal pengiriman yang diharapkan. Pengajuan ini kemudian dikirimkan ke bagian gudang atau logistik untuk ditinjau.
Setelah diterima, tim gudang akan memeriksa ketersediaan barang yang diminta dalam inventaris. Hal ini mencakup pengecekan fisik atau menggunakan warehouse management system untuk memastikan bahwa barang yang diminta tersedia dan memenuhi kriteria yang ditentukan dalam pengajuan pesanan. Jika barang tersedia dan sesuai dengan spesifikasi, tim gudang akan melanjutkan dengan proses pengeluaran barang, yang meliputi pencatatan keluar barang dari inventaris, pengepakan, dan persiapan untuk pengiriman atau pengambilan.
2. Pengecekan Stok
Gudang melakukan pengecekan stok untuk memastikan ketersediaan barang yang diminta dalam pesanan. Proses ini dimulai dengan permintaan pengeluaran barang yang biasanya diajukan oleh departemen terkait melalui surat permintaan pengeluaran barang. Setelah permintaan diterima, petugas gudang akan melakukan verifikasi terhadap ketersediaan barang tersebut di dalam sistem manajemen stok atau secara manual dalam kartu stok.
Pengecekan melibatkan pencocokan jumlah, spesifikasi, dan kondisi barang yang diminta dengan informasi yang tercatat di sistem. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang yang tersedia memenuhi kebutuhan permintaan dan dalam kondisi yang baik untuk dipindahkan. Jika stok tersedia dan sesuai dengan permintaan, petugas gudang akan menyiapkan barang tersebut untuk pengeluaran, mencatat detail pengeluaran di sistem, dan mempersiapkan dokumen pengiriman seperti surat jalan. Sebaliknya, jika stok tidak tersedia atau tidak mencukupi, petugas gudang harus segera mengabarkan ke pihak yang meminta agar hal tersebut dapat diatasi, seperti penggantian dengan barang lain yang serupa atau melakukan pemesanan ulang barang tersebut.
3. Pemrosesan Pesanan
Gudang memproses pesanan dengan menentukan barang yang sesuai dengan pesanan dan mempersiapkannya untuk pengiriman. Pemrosesan pesanan dimulai ketika klien atau departemen penjualan mengirimkan pesanan ke departemen gudang. Pesanan tersebut kemudian ditinjau untuk verifikasi kuantitas barang, jenis barang, dan tujuan pengiriman.
Setelah pesanan diverifikasi, staf gudang akan mengumpulkan atau picking barang dari lokasi penyimpanannya. Proses ini membutuhkan akurasi untuk memastikan bahwa barang yang benar dan jumlah yang benar dipilih sesuai dengan pesanan. Selanjutnya, barang-barang yang telah dipilih akan melalui proses checking untuk mencegah kesalahan dalam pemilihan barang.
4. Pemilihan Barang
Petugas gudang memilih barang sesuai dengan pesanan yang diajukan. Pemilihan barang dimulai dengan penerimaan permintaan pengeluaran barang. Setelah permintaan diterima, petugas gudang akan melakukan verifikasi terhadap ketersediaan barang di gudang, memastikan bahwa barang tersedia dan sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Selanjutnya, dalam pemilihan barang dilakukan, petugas gudang harus memperhatikan kode barang, tanggal produksi, dan tanggal kedaluwarsa. Hal ini dilakukan untuk mengurangi risiko pengeluaran barang yang tidak memenuhi standar kualitas.
Petugas gudang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang yang dipilih dalam keadaan kondisi fisik baik, tanpa ada kerusakan. Setelah barang dipilih, proses dokumentasi dilakukan untuk mencatat detail pengeluaran barang, termasuk informasi barang, jumlah, tanggal pengeluaran, dan penerima barang.
5. Pengemasan
Barang yang dipilih kemudian dikemas dengan aman dan sesuai dengan standar pengemasan yang telah ditetapkan. Pengemasan dimulai setelah barang dipesan dan siap untuk dikirim. Pertama, barang diperiksa keakuratannya, mencakup jenis, jumlah, dan spesifikasi sesuai dengan pesanan. Selanjutnya, barang-barang tersebut dikemas dengan material yang sesuai untuk melindungi dari kerusakan selama transportasi. Material pengemasan bisa berupa kardus, plastik gelembung, foam, atau pallet, tergantung pada jenis barang.
Kegiatan pengemasan juga meliputi pemberian label yang memuat informasi penting seperti identitas penerima, alamat tujuan, berat barang, dan instruksi khusus pengangkutan jika diperlukan. Setelah proses pengemasan selesai, barang-barang siap untuk dipindahkan ke area pengiriman gudang, menunggu untuk diangkut oleh jasa pengiriman. Langkah-langkah dalam proses pengemasan ini dirancang untuk mencegah risiko kerusakan, memastikan keamanan barang selama perjalanan, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan logistik dan distribusi.
6. Pengiriman
Barang yang sudah dikemas kemudian dikirim ke alamat yang ditentukan dalam pesanan, dengan melakukan pengiriman tepat waktu dan aman. Pengiriman dilakukan setelah semua barang telah dipilih, diperiksa kualitasnya, dan dikemas sesuai dengan standar yang ditetapkan. Langkah pertama dalam pengiriman adalah pengecekan dokumen yang diperlukan untuk pengiriman, termasuk daftar barang yang akan dikirim, alamat pengiriman, dan dokumen pengiriman lainnya seperti invoice dan surat jalan. Setelah dokumen lengkap dan diverifikasi, barang-barang tersebut kemudian diatur dan dimuat ke dalam kendaraan pengiriman dengan cara yang aman.
Selama proses pengiriman, penting untuk memantau pergerakan kendaraan secara real-time untuk dapat merespons cepat terhadap kemungkinan kendala di jalan. Setibanya di tujuan, pengemudi harus memastikan bahwa semua barang diterima oleh penerima yang tepat, melakukan verifikasi terhadap barang yang diterima, dan mengumpulkan tanda terima pengiriman sebagai bukti penyerahan. Setelah semua proses ini selesai, informasi pengiriman harus diperbarui dalam warehouse management system untuk memastikan data inventori dan pelacakan barang yang akurat.
7. Pembaruan Stok
Stok barang yang dikeluarkan dari gudang dicatat secara akurat dalam sistem manajemen stok untuk memperbaharui jumlah stok yang tersedia. Proses ini dimulai saat ada permintaan pengeluaran barang dari gudang, dimana setiap barang yang dikeluarkan harus segera dicatat untuk memperbarui jumlah stok yang ada. Pencatatan ini bisa dilakukan secara manual atau melalui warehouse management system.
Setelah barang dikeluarkan, informasi terkait seperti kode barang, jumlah barang yang dikeluarkan, tanggal pengeluaran, dan tujuan pengeluaran harus langsung diperbarui dalam sistem atau catatan stok. Langkah ini memastikan bahwa data stok senantiasa diperbarui, yang dapat mencegah terjadinya overstock atau understock. Selain itu, pembaruan stok yang tepat waktu dan akurat juga penting untuk analisis tren penjualan, perencanaan sumber daya, dan pengambilan keputusan strategis dalam operasional perusahaan.
Baca juga: Kenali Contoh Gudang Umum serta Kelebihannya
8. Kesimpulan
Setiap perusahaan perlu memahami dan mengimplementasi prosedur pengeluaran barang sesuai SOP karena prosedur tersebut penting agar kegiatan pengeluaran barang berjalan dengan lancar. SOP pengeluaran barang dari gudang tidak hanya berkaitan dengan cara mengeluarkan barang secara efisien, tetapi juga menjaga keakuratan informasi barang dan mengoptimalkan fungsi gudang secara keseluruhan.
Dengan mengikuti prosedur, perusahaan dapat mencegah kerusakan atau kehilangan barang yang disebabkan oleh keslaahan cara pengeluaran barang. Untuk warehouse management yang efektif, penerapan prosedur yang sesuai dengan SOP pengeluaran barang dari gudang adalah penting. Oleh karena itu, praktik prosedur pengeluaran barang dari gudang sesuai SOP akan meningkatkan kinerja keseluruhan warehouse management.
