Saat ini banyak perusahaan yang dihadapkan pada tantangan untuk mampu mengelola sumber daya perusahaan dengan efisien. Mengimplementasikan software ERP adalah salah satu langkah strategis yang telah dipilih berbagai sektor industri. Tapi sebaiknya, sebelum mengimplementasikan sistem ini, Anda harus paham apa itu on premise ERP yang merupakan jenis ERP paling umum ditawarkan oleh vendor.
ERP on premise adalah jenis software ERP yang secara sederhana memberikan perusahaan kontrol penuh untuk mengelola sistem. Pendekatan ini memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu diketahui perusahaan. Tujuannya agar sistem yang diimplementasikan memberikan manfaat maksimal sekaligus tetap sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan. Cari tahu lebih lanjut model ERP on premise pada artikel ini.
1. ERP On Premise Adalah
ERP on premise adalah model software ERP yang diimplementasikan secara internal dalam perusahaan. Artinya, semua komponen sistem, mulai dari perangkat keras, perangkat lunak, hingga data, berada di lokasi fisik perusahaan itu sendiri. Dengan ini, perusahaan bisa mengelola secara langsung seluruh aspek dari software ERP, termasuk instalasi, konfigurasi, pemeliharaan, dan pembaruan sistem. Model ini umumnya dipilih oleh perusahaan yang memiliki kebutuhan khusus untuk pengelolaan sumber daya internal atau memiliki kebijakan ketat terkait penyimpanan data dan infrastruktur IT.
Dalam model ERP on premise artinya tanggung jawab penuh atas operasional dan keamanan sistem berada pada perusahaan. Hal ini mencakup pengelolaan infrastruktur IT, seperti server dan jaringan, serta aspek teknis lainnya seperti backup data dan recovery system. Oleh karena itu, biasanya perusahaan yang menerapkan ERP on premise memiliki tim IT internal yang bertugas untuk mengelola dan memastikan sistem berjalan dengan optimal.
2. Kelebihan ERP On Premise
Setelah memahami apa itu on premise ERP, Anda juga perlu tahu kelebihan yang ditawarkan oleh model implementasi ERP satu ini. Berikut pembahasan detail masing-masing kelebihan tersebut.
a. Kontrol Penuh Infrastruktur & Data
Salah satu keuntungan terbesar dari ERP on premise adalah Anda memiliki kontrol penuh atas infrastruktur dan data yang ada. Dengan sistem ini, data perusahaan disimpan di server internal dan dikelola langsung oleh tim IT perusahaan. Dengan ini, perusahaan bisa melakukan penyesuaian yang lebih mendalam agar cocok dengan kebutuhan bisnis dan memastikan bahwa akses ke data sensitif tetap dalam kendali internal perusahaan.
b. Biaya Jangka Panjang Lebih Murah
Biaya jangka panjang ERP on premise seringkali lebih murah dibandingkan dengan solusi berbasis cloud. Meskipun biaya awal untuk perangkat keras dan perangkat lunak bisa tinggi, perusahaan tidak perlu membayar biaya berlangganan atau lisensi bulanan atau tahunan yang biasanya diperlukan ketika menggunakan cloud. Selain itu, perusahaan memiliki fleksibilitas untuk melakukan upgrade atau perubahan sesuai dengan kecepatan dan anggaran sendiri, tanpa terikat pada skema pembayaran vendor software ERP.
c. Keamanan Lebih Baik
ERP on premise juga lebih aman karena data disimpan secara internal dan dikelola oleh tim IT perusahaan. Jadi risiko kebocoran atau pencurian data dapat diminimalisir, yang biasanya dapat terjadi ketika data disimpan di cloud atau dikelola oleh pihak ketiga. Perusahaan dapat menerapkan protokol keamanan dan kebijakan privasi yang sesuai dengan standar tersendiri. Selain itu, karena data tidak diakses melalui internet, risiko serangan cyber juga berkurang. Ini sangat penting untuk perusahaan yang menangani data sensitif atau rahasia.
d. Tidak Perlu Bergantung pada Vendor
Karena semua dikontrol langsung oleh perusahaan, maka dalam model ERP on premise artinya perusahaan tidak terikat pada jadwal upgrade atau pemeliharaan yang ditentukan oleh vendor. Jadi, perusahaan lebih fleksibel dalam mengelola dan memperbarui software ERP. Perusahaan juga memiliki kebebasan untuk mengubah atau menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan tanpa harus bergantung pada dukungan atau persetujuan vendor.
3. Kekurangan ERP On Premise
Meskipun software ERP on premise adalah model implementasi yang menawarkan beberapa kelebihan, terdapat juga kekurangan yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan sebelum memilih solusi ini. Berikut penjelasan lebih rinci mengenai masing-masing kekurangan tersebut.
a. Biaya Awal yang Tinggi
Salah satu kekurangan ERP on premise adalah biaya awal yang tinggi. Investasi ini mencakup pembelian perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur jaringan yang diperlukan untuk menjalankan software ERP. Selain itu, biaya tambahan mungkin diperlukan untuk instalasi, konfigurasi, dan pelatihan staf. Biaya awal ini bisa menjadi beban signifikan, terutama bagi perusahaan kecil dan menengah yang memiliki keterbatasan anggaran.
b. Ketergantungan pada IT Internal
Model satu ini membutuhkan tim IT internal yang mampu mengelola dan mengatasi masalah implementasi ERP. Jadi, perusahaan memiliki ketergantungan yang besar pada sumber daya internal. Jika perusahaan tidak memiliki tim IT yang cukup kuat atau berpengalaman, akan menghadapi tantangan dalam mengelola dan mengoptimalkan sistem. Selain itu, kebutuhan untuk staf IT yang terampil juga dapat menambah biaya operasional.
c. Perawatan & Pemeliharaan Berkala
Software ERP ini juga memerlukan perawatan dan pemeliharaan yang rutin agar bisa dipastikan bahwa sistem tetap berjalan dengan efisien dan aman. Apa saja prosesnya? Update perangkat lunak, patch keamanan, dan perbaikan hardware. Kegiatan ini tidak hanya memerlukan waktu dan sumber daya, tetapi juga dapat menyebabkan gangguan operasional selama proses pemeliharaan dilakukan.
d. Sulit Melakukan Skalabilitas Sistem
Skalabilitas perangkat lunak juga bisa menjadi tantangan saat mengimplementasikan ERP on premise. Perubahan dalam ukuran atau kebutuhan bisnis seringkali memerlukan tambahan investasi dalam perangkat keras atau perangkat lunak. Proses ini tidak hanya mahal, tetapi juga cukup rumit dan memakan waktu karena perubahan tersebut harus diintegrasikan dengan infrastruktur TI yang ada.
e. Implementasi Sistem Lebih Lama
Kekurangan berikutnya adalah proses implementasi cenderung lebih lama dibandingkan dengan sistem berbasis cloud. Hal ini bisa terjadi karena model software ERP satu ini membutuhkan instalasi fisik dan konfigurasi sistem informasi, serta penyesuaian dan pengujian perangkat lunak.
Memahami kekurangan yang telah disebutkan di atas penting bagi perusahaan yang sedang mempertimbangkan implementasi software ERP. Tujuannya agar perusahaan dapat membuat keputusan yang tepat berdasarkan kebutuhan dan kemampuan internal.
4. Kesimpulan
Dari pembahasan tersebut, dapat disimpulkan ERP on premise artinya model implementasi software ERP yang dilakukan secara internal dalam sebuah perusahaan. Dalam model ini, semua komponen sistem, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, dan data, berlokasi fisik di perusahaan itu sendiri. Dengan ini, perusahaan dapat mengelola secara langsung seluruh aspek dari software ERP, termasuk instalasi, konfigurasi, pemeliharaan, dan pembaruan sistem.
Meski demikian, Anda juga perlu tahu bahwa model tersebut juga memiliki sejumlah kekurangan. Perusahaan perlu mengeluarkan biaya awal yang cukup tinggi karena harus mempersiapkan perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur jaringan, termasuk biaya instalasi, konfigurasi, dan pelatihan staf. Model ini juga mengandalkan tim IT internal untuk pengelolaan dan pemeliharaan. Jadi, perusahaan harus mempertimbangkan kelebihan maupun kekurangan untuk memastikan pilihan yang diambil sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan.
