Memilih metode pencatatan persediaan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis adalah langkah awal yang perlu dilakukan dalam proses manajemen gudang. Ada dua metode paling populer yaitu metode periodik dan perpetual. Secara umum, metode perpetual adalah teknik pencatatan stok yang dilakukan secara terus-menerus setiap kali terjadi transaksi.
Metode perpetual adalah metode yang paling banyak digunakan di berbagai sektor. Apa saja kelebihannya dan bagaimana cara menerapkan metode ini? Nah, dalam artikel kali ini kita akan eksplorasi lebih lanjut konsep, jenis-jenisnya, dan contoh penerapannya dalam skenario sederhana yang mudah untuk Anda pahami. Cari tahu lebih lanjut pada pembahasan berikut ini!
1. Metode Perpetual Adalah
Metode perpetual adalah metode pencatatan yang dilakukan dengan memperbarui jumlah dan nilai persediaan terus-menerus setelah terjadi transaksi. Cara ini memudahkan Anda untuk memonitor perubahan stok secara langsung. Setiap kali ada pembelian atau penjualan barang, catatan persediaan akan diupdate dengan segera. Hal ini berbeda dengan metode periodik yang hanya memperbaharui catatan persediaan pada akhir periode tertentu, seperti akhir bulan atau tahun.
Nah, karena sifatnya yang terus melakukan pembaruan, maka diperlukan teknologi canggih seperti kode barcode dan sistem WMS untuk melacak pergerakan barang dengan akurat. Tujuannya, agar Anda memiliki kontrol yang lebih baik terkait persediaan, mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Metode ini adalah metode yang cukup tepat diterapkan pada bisnis yang memiliki fluktuasi perubahan permintaan dan pasokan yang sangat tinggi. Misalnya di sektor ritel, dimana variasi dan volume transaksi tinggi, sehingga dengan cara ini proses manajemen gudang menjadi lebih responsif dan efisien.
2. Jenis-jenis Metode Perpetual
Secara umum metode ini dibagi menjadi tiga jenis yaitu LIFO, FIFO, dan average. Masing-masing memiliki cara kerja yang berbeda. Berikut pembahasan lebih lanjut dari ketiga metode tersebut.
a. Metode Perpetual FIFO
Dalam metode FIFO (First-In, First-Out), barang yang pertama kali dibeli adalah yang pertama kali dijual atau digunakan. Metode ini sering digunakan oleh perusahaan yang produknya memiliki masa kadaluarsa atau tren permintaan yang cepat berubah, seperti sektor makanan dan pakaian.
Dalam kondisi inflasi, FIFO cenderung memberikan nilai aset yang lebih tinggi dan biaya barang terjual yang lebih rendah karena barang yang lebih murah atau yang dibeli lebih awal, akan tercatat sebagai barang yang terjual lebih dulu. Dampaknya, perusahaan menghasilkan laba kotor yang lebih tinggi pada laporan keuangan.
b. Metode Perpetual LIFO
Berkebalikan dengan FIFO, metode LIFO (Last-In, First-Out) menjual atau menggunakan barang yang terakhir dibeli atau masuk gudang. Metode ini cocok untuk perusahaan dengan barang yang tidak banyak berubah dalam jangka waktu lama, seperti bahan bangunan atau kimia.
Saat ekonomi mengalami inflasi, LIFO menghasilkan biaya barang terjual yang lebih tinggi karena mencatat barang yang dibeli dengan harga yang lebih tinggi atau barang terbaru sebagai yang terjual terlebih dahulu. Hal ini dapat menurunkan laba kotor yang dilaporkan tetapi memberikan keuntungan di aspek pajak karena pendapatan kena pajak dapat lebih rendah.
c. Metode Perpetual Average
Metode average atau rata-rata menghitung biaya persediaan berdasarkan rata-rata biaya semua barang yang tersedia selama periode tertentu. Setiap kali terjadi pembelian, rata-rata biaya persediaan dihitung ulang. Metode ini memberikan gambaran yang lebih seimbang dan konsisten pada biaya persediaan, terutama untuk bisnis dengan fluktuasi harga yang kecil.
Hal ini membuat metode average populer di banyak sektor karena menyederhanakan pencatatan di manajemen gudang dan mengurangi dampak perubahan harga yang ekstrem pada laporan keuangan. Namun, metode ini mungkin tidak memberikan gambaran yang akurat tentang biaya penggantian terkini atau tren harga terbaru.
3. Perbedaan Metode Perpetual dan Periodik
Metode perpetual adalah metode yang sangat berbeda dengan metode periodik. Perbedaan utama antara keduanya terletak pada frekuensi dan ketepatan waktu dalam pembaruan catatan persediaan. Perhatikan pembahasan di bawah ini untuk memahami lebih lanjut perbedaannya dalam lingkup manajemen gudang.
Aspek pertama yang membedakan kedua metode ini adalah frekuensi pembaruan data stok. Dalam perpetual, pembaruan dilakukan secara real-time. Artinya, setiap kali ada transaksi, catatan persediaan langsung diperbaharui. Sebaliknya, metode periodik melakukan pembaruan pada interval waktu tertentu, seperti bulanan atau tahunan. Dalam metode ini, transaksi persediaan dicatat secara kumulatif, dan penyesuaian stok hanya dilakukan melalui penghitungan fisik pada akhir periode.
Dengan adanya perbedaan frekuensi pembaruan, maka berbeda pula tingkat akurasinya. Perpetual metode cenderung memberikan gambaran yang lebih akurat mengenai nilai dan jumlah persediaan. Hal ini memudahkan dalam manajemen gudang dan meminimalisir risiko kelebihan atau kekurangan stok. Karena metode periodik hanya memperbarui data persediaan pada akhir periode, ada kemungkinan terjadi ketidakakuratan dalam catatan persediaan selama periode tersebut.
Aspek pembeda berikutnya adalah kebutuhan teknologi. Perpetual biasanya memerlukan sistem pencatatan persediaan yang lebih canggih untuk memungkinkan pembaruan data secara real-time. Jadi, perusahaan harus berinvestasi lebih besar dalam teknologi dan pelatihan karyawan. Sebaliknya, metode periodik bisa dijalankan dengan sistem yang lebih sederhana dan biaya yang lebih rendah, karena tidak memerlukan pembaruan data yang sering dan canggih.
4. Contoh Penggunaan Metode Perpetual
Untuk memahami konsep pencatatan stok dengan metode perpetual, perhatikan skenario yang diberikan berikut. Misalkan adalah memiliki toko yang menjual beragam variasi smartphone. Pada hari pertama, Anda membeli 10 unit smartphone dari pemasok dengan harga Rp3.000.000 per unit, total investasi Rp30.000.000. Sistem akan secara otomatis mencatat 10 unit smartphone untuk ditambahkan ke stok dengan total nilai Rp30.000.000. Transaksi ini juga mencatat peningkatan dalam akun hutang usaha atau pengeluaran kas sebesar Rp30.000.000.
Di minggu berikutnya, Anda membeli lagi 5 unit smartphone dengan harga Rp3.200.000 per unit, total Rp16.000.000. Sistem pencatatan persediaan kembali diperbarui dengan stok bertambah 5 unit, total nilai persediaan menjadi Rp46.000.000. Anda memilih untuk menerapkan metode FIFO dalam manajemen gudang Anda.
Pada saat seorang pelanggan membeli satu unit smartphone dengan harga jual Rp3.500.000, sistem mencatat unit yang terjual adalah salah satu dari 10 unit pertama yang dibeli (harga beli Rp3.000.000). Hal ini karena dalam FIFO, barang yang masuk pertama kali adalah yang keluar pertama kali. Persediaan berkurang satu unit, nilai persediaan berkurang Rp3.000.000. Jadi, nilai total persediaan sekarang adalah Rp43.000.000.
Pada sisi penjualan, pendapatan meningkat Rp3.500.000, dan laba kotor dari transaksi ini adalah Rp500.000. Dalam contoh tersebut, metode FIFO memastikan bahwa biaya barang terjual dihitung berdasarkan harga pembelian unit pertama yang masuk. Dengan ini, Anda bisa memantau akurasi persediaan yang tersisa dan biaya barang terjual. Metode perpetual adalah metode yang sangat berguna untuk menghadapi inflasi, di mana harga barang cenderung meningkat seiring waktu.
5. Kesimpulan
Metode perpetual adalah teknik pencatatan persediaan dalam manajemen gudang yang memperbarui jumlah dan nilai persediaan secara terus-menerus setelah terjadi transaksi. Metode ini dibagi menjadi tiga jenis utama yaitu LIFO, FIFO, dan average, yang masing-masing memiliki cara kerja yang berbeda.
Pada skenario yang diberikan di atas, dapat dilihat perpetual khususnya jenis FIFO, memungkinkan pembaruan akurat dan cepat dari persediaan setelah setiap transaksi. Sehingga dapat dipastikan biaya barang terjual dihitung berdasarkan harga pembelian unit pertama yang masuk, dan memberikan gambaran yang akurat tentang biaya barang terjual dan nilai persediaan yang tersisa. Metode ini sangat berguna dalam menghadapi inflasi dan cocok untuk bisnis dengan transaksi tinggi dan variasi produk yang luas.
