Langkah Evaluasi dan Pemeliharaan Sistem ERP

Evaluasi sistem ERP merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Dengan evaluasi, Anda bisa memperoleh gambaran mengenai masalah dalam penggunaan ERP. Selain itu juga dapat membantu Anda dalam mengambil keputusan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan demikian, evaluasi dapat membantu kelancaran proses bisnis Anda secara tidak langsung. Itulah sebabnya, proses ini kerap dilakukan oleh perusahaan besar.

Selain evaluasi, pemeliharaan sistem ERP juga tak kalah pentingnya. Hal tersebut dilakukan untuk meningkatkan kinerja sistem dan kinerja karyawan yang menggunakannya. Pemeliharaan ini bisa dilakukan berdasarkan evaluasi yang telah dibuat. Oleh sebab itu, di bawah ini akan dijelaskan secara berurutan tahapan-tahapan pada evaluasi dan pemeliharaan sistem ERP.

1. Evaluasi Sistem ERP

Pengertian sistem ERP adalah perangkat lunak yang mengintegrasikan seluruh proses bisnis dan sumber daya yang ada di perusahaan. Dalam proses evaluasi ERP, akan meliputi dua bidang, yaitu evaluasi internal dan teknis. Berikut penjelasan lengkapnya:

a. Balanced Scorecard

BSC atau balance scorecard adalah rangkaian kerja yang digunakan untuk mengukur kinerja fungsi ERP. Cara mengukurnya dapat dilihat dari perspektif-perspektif yang ada, seperti:

• Perspektif Keuangan

Sesuai namanya, perspektif keuangan berkaitan dengan biaya implementasi pada perangkat sistem ERP. Biaya ini dapat masuk ke dalam investasi kapital perusahaan. Anda bisa mengevaluasi apakah dengan menerapkan software ERP, perusahaan lebih banyak mendapatkan keuntungan atau tidak. Caranya dengan membandingkan pendapatan bisnis sebelum dan sesudah menggunakan sistem ini. 

• Perspektif Pelanggan

Tak hanya keuangan saja yang perlu diperhatikan, namun kepuasan pelanggan akan sistem ERP juga penting. Ada dua hal yang bisa dievaluasi dalam perspektif ini. Kedua hal tersebut adalah banyaknya transaksi yang bisa dikelola secara otomatis dalam satu waktu dan besarnya proses bisnis yang dapat dikelola oleh satu sistem.

• Perspektif Inovasi dan Pembelajaran

Ada beberapa hal yang bisa dilihat dalam perspektif ini, dimana berfokus pada penggunaan sistem ERP. Contohnya Anda bisa mengevaluasi apakah sistem tersebut user-friendly atau tidak dari kemampuan karyawan dalam mengoperasikannya. Selain itu, Anda juga dapat melihat apakah sistem tersebut cukup mumpuni untuk mengelola perusahaan dari terkontrol dan terkoordinasinya seluruh proses bisnis. 

• Perspektif Internal

Perspektif selanjutnya berkaitan dengan kondisi internal perusahaan. Hal ini penting dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan dari masing-masing divisi sudah lebih maksimal dan terintegrasi dengan sistem ERP atau belum. Selain itu, perspektif ini juga dilakukan untuk menilai apakah proses bisnis yang dikerjakan software ERP sudah berjalan sesuai aturan perusahaan atau belum.

b. Evaluasi Teknis

Poin yang akan dibahas pada evaluasi ERP selanjutnya adalah evaluasi teknis. Evaluasi ini berkaitan dengan hal-hal yang bisa mempengaruhi cara kerja sistem ERP. Ada beberapa tahapan yang bisa diterapkan, yaitu:

• Menetapkan tujuan
• Membuat instrumen pengujian
• Mengonfigurasi keseluruhan perangkat sesuai kebutuhan perusahaan
• Melakukan pengujian untuk cek kesiapan sistem
• Menjalankan semua proses bisnis dengan menggunakan sistem ERP
• Berikan feedback sedetail mungkin dan berikan hasil evaluasi kepada vendor
• Lakukan semua tahapan ini sampai Anda mendapatkan aplikasi ERP yang sesuai kebutuhan perusahaan

2. Pemeliharaan Sistem ERP

Pemeliharaan biasanya dilakukan secara berkala, bergantung pada umur sistem ERP itu sendiri. Seiring berjalannya waktu, frekuensi dilakukannya aktivitas ini akan berkurang. Ada berbagai aspek yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan sistem ERP. Aspek-aspek tersebut antara lain korektif, adaptif, perfektif, dan preventif. Berikut kami berikan penjelasan selengkapnya.

a. Korektif

Aspek korektif dilakukan untuk menghadapi masalah-masalah yang ditemui dalam penerapan sistem ERP. Ada dua hal yang bisa dilakukan dalam aspek korektif. Kedua hal tersebut adalah:

• Menyampaikan permasalahan secara langsung ke vendor sistem ERP.
• Menambah fitur baru untuk mendukung kelancaran proses bisnis.

b. Adaptif

Aspek adaptif dilaksanakan untuk adaptasi terhadap fitur, prosedur, atau kebutuhan baru yang ditambahkan pada sistem ERP. Ada lima hal yang bisa diterapkan dalam aspek ini. Kelima hal tersebut adalah:

• Menerapkan request baru perusahaan pada perangkat.
• Menguji sistem setelah adanya penambahan hal-hal tersebut.
• Meningkatkan ketiga hal di atas dengan kustomisasi internal.
• Mengubah password untuk mengelola sistem.
• Menyesuaikan interface dengan perangkat lainnya.

c. Perfektif

Aspek perfektif merupakan aspek yang dilakukan pada sistem ERP untuk memberi tanggapan setelah perangkat diperbarui. Hal yang perlu dilakukan dalam aspek ini adalah melatih karyawan Anda untuk menyesuaikan versi terbaru dari perangkat. Selain itu, perlu juga membuat perencanaan kerja berdasarkan versi baru tersebut.

d. Preventif

Preventif adalah aspek pemeliharaan yang dilaksanakan secara rutin untuk memantau administrasi pada perangkat ERP. Ada dua hal yang perlu dilakukan pada aspek ini. Pertama, pemeliharaan untuk mengetahui batas maksimal ukuran dokumen serta data yang dapat diproses oleh perangkat. Kedua, monitoring untuk melihat riwayat aktivitas pemeliharaan software ERP itu sendiri.

3. Antisipasi Bila Terjadi Kegagalan

Selain evaluasi dan pemeliharaan sistem ERP, Anda juga perlu mengantisipasi kegagalan bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Kegagalan ini bisa terjadi ketika integrasi antara perangkat, proses, karyawan, dan teknologi tidak sesuai. Dengan demikian, perusahaan akan kesulitan untuk memberikan pelayanan terbaik meskipun sudah berinvestasi dengan menggunakan ERP. Berikut beberapa kegagalan yang perlu diperhatikan dan diantisipasi:

• Kurang terlatihnya karyawan yang menggunakan perangkat tersebut.
• Baik perusahaan maupun pengguna tidak bisa memahami cara kerja sistem ERP yang benar, sehingga tidak bisa mengoptimalkan penggunaannya.
• Perusahaan yang menggunakan ERP hanya berdasarkan sistem saja tanpa kebutuhan bisnis itu sendiri akan memiliki resiko gagal lebih besar. 
• Pengguna belum bisa menyadari bahwa apa yang mereka lakukan pada perangkat ERP dapat membawa pengaruh pada jalannya perusahaan.
• Perusahaan tidak siap akan adanya pelatihan yang diselenggarakan oleh vendor untuk memberi pengetahuan serta keterampilan kepada pengguna agar bisa bekerja dengan software ERP lebih efektif.
• Perusahaan kurang sadar akan tujuan dari adanya software ERP, yaitu untuk meningkatkan alur kerja yang terintegrasi hingga bisa mendukung kinerja bisnis secara menyeluruh.

4. Kesimpulan

Demikian penjelasan mengenai evaluasi, pemeliharaan, dan antisipasi kegagalan dalam penggunaan sistem ERP. Kini Anda sudah tahu beberapa hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menerapkan ERP pada perusahaan. Jika Anda tidak memperhatikannya dengan baik, bisa mengganggu jalannya operasional perusahaan. Bahkan bisa menimbulkan berbagai masalah yang berpengaruh terhadap pelayanan pelanggan hingga pendapatan.

Nah, Anda bisa melakukan evaluasi dan pemeliharaan sistem ERP secara rutin untuk mengoptimalkan penggunaannya di perusahaan. Dengan begitu, Anda bisa mengantisipasi kegagalan dan meminimalisir hal-hal yang tidak diinginkan selama aplikasi tersebut digunakan. Oleh sebab itu, selalu perhatikan kedua aspek tersebut!