SOP atau standar operasional prosedur gudang memiliki berbagai kegunaan yang penting bagi bisnis logistik. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang-barang yang akan dikirimkan ke alamat tujuan. Dalam kata lain, bisnis logistik memerlukan standar operasional prosedur agar pengaturan penyimpanan barang-barang gudang berjalan dengan baik.
Dalam bisnis logistik, standar operasional prosedur (SOP) adalah standar yang digunakan oleh karyawan untuk mengatur dan mengawasi gudang. SOP melakukan fungsi utamanya sebagai pedoman bagi karyawan untuk mengurangi kesalahan dan kelalaian yang terkait dengan manajemen gudang. Dalam artikel ini, kami akan membahas lebih lanjut mengenai apa itu gudang logistik serta pembahasan tentang SOP industri logistik.
1. Apa itu Gudang Logistik
Gudang logistik adalah tempat yang berperan dalam mengatur penyimpanan barang. Gudang tersebut tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan atau penerimaan barang, tetapi juga sebagai pusat distribusi barang. Gudang logistik melibatkan aktivitas seperti transportasi dan ditribusi, karena gudang tersebut berfungsi sebagai tempat sementara untuk menyimpan barang sebelum didistribusikan ke lokasi tujuan akhir.
Pemilihan gudang logistik membutuhkan beberapa pertimbangan yang meliputi lokasi dan aksesibilitas, ukuran dan kapasitas, fasilitas, keamanan, biaya sewa atau pembelian, dan kondisi fisik gudang. Memilih gudang logistik yang tepat adalah langkah yang dapat mempengaruhi efisiensi operasional, kepuasan pelanggan, dan biaya operasional. Oleh karena itu, penting untuk melakukan evaluasi sebelum membuat keputusan memilih gudang.
2. SOP Gudang Logistik Adalah
Dalam logistik, Standar Prosedur Operasi (SOP) adalah serangkaian prosedur tertulis yang memberikan petunjuk detail tentang cara menjalankan berbagai proses dan operasi logistik dalam sebuah perusahaan. SOP ini dirancang untuk memastikan efisiensi, keamanan, dan akurasi dalam kegiatan penyimpanan, distribusi, dan pengelolaan stok barang di gudang logistik.
Selain itu, SOP gudang logistik fokus terhadap kerjasama dengan pihak pemasok, third party perusahaan transportasi, dan pelayanan pelanggan. Untuk membantu pelaksanaan SOP ini agar sesuai dengan ketentuan perusahaan, bisnis logistik dapat menggunakan sistem manajemen gudang (WMS) dan platform komunikasi. Kerja sama yang efektif dari ketiga pihak ini akan menghasilkan proses logistik yang lancar, kepuasan pelanggan, dan hubungan bisnis yang berkelanjutan.
3. Membuat SOP Gudang Logistik
Bisnis logistik harus memperhatikan beberapa hal mengenai tujuan pembuatan SOP gudang selama proses perancangan. Dengan memahami tujuannya, perusahaan dapat menciptakan standar operasional prosedur gudang yang baik dan sesuai dengan lingkungan perusahaan. Misalnya, ada suatu perusahaan yang ingin memiliki gagasan untuk membuat prosedur pemasukan barang. Maka, perusahaan tersebut membuat standar operasional prosedur gudang (SOP) khusus untuk pemasukan barang gudang. Berikut ini adalah penjelasan lebih lengkap mengenai tahapan pembuatan SOP gudang logistik.
a. Persiapan
Pembuatan prosedur operasi standar gudang diawali dengan persiapan. Pada tahap ini Anda diharuskan untuk menentukan ruang lingkup standar operasional prosedur (SOP) yang akan dibuat, serta tujuan utama dari SOP yang akan dibuat. Anda juga harus melakukan kerjasama kepada tim yang akan ikut serta proses pembuatan SOP.
b. Perencanaan
Tahap perencanaan dilakukan setelah tahap persiapan sudah selesai. Tahap ini meliputi perencanaan tindakan operasional yang perlu dimasukkan dalam prosedur operasi standar. Menentukan dan mencatat proses-proses yang harus dilakukan dalam rangka menjalankan aktivitas sehari-hari di gudang. Proses-proses ini meliputi penerimaan barang, penyimpanannya, pengeluarannya, dan pelaporan berapa banyak persediaan yang tersedia.
c. Penyusunan
Setelah tahap perencanaan selesai, langkah selanjutnya adalah menyiapkan prosedur operasi standar gudang. Buat dokumen resmi dari prosedur yang akan diikuti, lalu susun dokumen tersebut. Pastikan bahwa hal tersebut disusun dengan cara yang jelas dan teratur sehingga mudah dipahami oleh semua anggota tim. Instruksi jelas, arahan, dan formulir yang diperlukan untuk setiap prosedur harus disertakan dalam penyusunan standar operasional prosedur.
d. Uji Coba
Pengujian terhadap prosedur operasi standar yang telah dikembangkan merupakan tahap setelah tahap persiapan. Uji coba bertujuan untuk memastikan prosedur yang ditetapkan berjalan secara efektif dan efisien dengan menerapkan prosedur operasi standar (SOP) dalam lingkup gudang. Saat pengujian dilakukan, penting untuk mengetahui masalah atau kekurangan apa pun yang kemungkinan dapat muncul. Masukan dari tim yang mengadopsi prosedur operasi standar ini harus dicatat dan didokumentasikan.
e. Evaluasi
Kinerja prosedur operasi standar gudang harus dievaluasi setelah uji coba berdasarkan hasil yang diperoleh selama masa uji coba. Melakukan peninjauan dan analisis menyeluruh terhadap prosedur operasi standar (SOP), menentukan apakah mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau tidak, dan menentukan perlu atau tidaknya penyesuaian. Penting untuk melibatkan tim yang berpartisipasi dalam evaluasi dan meminta umpan balik mereka untuk mengetahui area yang bisa diperbaiki lagi.
f. Implementasi
Setelah melewati tahapan persiapan, perencanaan, penyusunan, pengujian, dan evaluasi, langkah terakhir adalah penerapan resmi prosedur operasi standar sistem manajemen gudang. Setiap anggota tim harus mengetahui prosedur operasi standar (SOP) dan mampu menerapkannya. Selanjutnya, pastikan bahwa standar operasional prosedur (SOP) ditulis secara menyeluruh dan dapat diakses oleh seluruh anggota tim operasional gudang.
4. Contoh SOP Gudang Logistik
Standar Operasional Prosedur (SOP) gudang logistik adalah dokumen tertulis yang menjelaskan langkah-langkah operasional dan prosedur yang harus diikuti dalam pengelolaan dan operasi gudang logistik. SOP ini bertujuan untuk memastikan konsistensi, efisiensi, dan keamanan dalam setiap aspek kegiatan gudang. Berikut adalah contoh-contoh aktivitas yang termasuk dalam SOP gudang logistik:
a. Penerimaan Barang
Penerimaan barang dimulai dengan pemeriksaan faktur dan dokumen pengiriman. Selanjutnya, barang tersebut kemudian ditempatkan pada area penerimaan untuk pemeriksaan fisik. Agar aktivitas penerimaan barang memenuhi SOP, pemeriksaan kuantitas dan kualitas barang sebaiknya dilakukan oleh staf penerimaan. Jika ada ketidaksesuaian dalam kuantitas maupun kualitas, segera beri tahu kepada pihak yang berwenang.
b. Penyimpanan Barang
Setelah barang sudah diterima, barang-barang tersebut ditempatkan pada tempat penyimpanan yang telah ditentukan berdasarkan jenis dan karakteristik barang. Penyimpanan barang sebaiknya menggunakan sistem kode warna dan label yang jelas agar dimudahkan dalam pencarian dan pengambilan barang. Hal tersebut juga dapat mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan karena salah penempatan atau penanganan barang yang tidak tepat.
c. Pengambilan Barang
Picking barang dilakukan berdasarkan permintaan pesanan pelanggan atau kebutuhan internal. Setiap permintaan pengambilan barang harus disampaikan dengan jelas dan disetujui oleh manajemen sebelum proses pengambilan dimulai. Pemantauan stok secara real-time juga harus dilakukan sebelum pengambilan barang untuk memastikan jumlah stok barang yang akan diambil tidak kurang dari yang dibutuhkan.
d. Pengemasan Barang
Selanjutnya, barang yang diambil dari gudang akan dikemas sesuai dengan persyaratan pengiriman. Persyaratan tersebut meliputi menggunakan bahan kemasan yang sesuai dan aman untuk melindungi kerusakan barang selama pengiriman barang. Sebelum barang dikirim ke pihak yang terkait, lakukan pengecekan ulang untuk memastikan bahwa barang yang dikemas sesuai dengan pesanan pelanggan.
e. Pengiriman dan Distribusi
Barang yang telah dikemas dan diproses akan dikirimkan kepada pelanggan atau pihak terkait. Pemantauan pengiriman secara real-time dan pelaporan yang tepat waktu dilakukan agar informasi terkait perubahan situasi atau kendala yang muncul selama proses pengiriman dapat dikomunikasikan kepada pihak yang menerima barang.
f. Keamanan Gudang
Menjaga keamanan gudang perlu dilakukan untuk mencegah gudang dan isinya dari pencurian atau kerusakan. Pemasangan sistem keamanan, pemantauan CCTV, dan kontrol akses ke area gudang adalah beberapa cara untuk mengamankan gudang. Selain itu, pastikan pintu gudang dan jendela gdang dilengkapi dengan pengunci yang aman.
g. Pelaporan dan Pemantauan Kinerja
Laporan kinerja harus dibuat secara berkala untuk mengetahui dan melaporkan kinerja aktivitas gudang. Laporan tersebut bisa dilakukan setiap hari, minggu, atau bulan. Laporan ini digunakan untuk mengukur tingkat persediaan, akurasi pesanan, dan efisiensi operasional yang kemudian akan dievaluasi oleh manajer.
Baca juga: Format dan Contoh Laporan Gudang yang Benar
5. Kesimpulan
SOP gudang adalah standar yang digunakan bisnis logistik untuk melakukan semua jenis aktivitas operasional di gudang dan disusun sesuai dengan kebutuhan gudang. Dalam membuat SOP, industri logistik perlu mempertimbangkan beberapa aspek terkait tujuan pembuatan SOP gudang yang diantaranya meliputi persiapan hingga implementasi standar operasional diberlakukan. Dengan mengimplementasikan prosedur tersebut, bisnis logistik dapat melakukan kegiatan pengiriman, distribusi, serta penyimpanan barang tanpa merugikan pihak lain.
