Dalam proses pembelian di bisnis distribusi, terdapat istilah PO barang. Dimana secara sederhana, barang PO artinya dokumen yang mencatat detail pembelian dan transaksi antara pembeli dan penjual. Arti barang PO adalah purchasing order atau order pembelian yang menjadi perjanjian yang mengikat antara kedua belah pihak dalam proses purchase di distribusi.
PO barang ini berperan sebagai kesepakatan terhadap apa yang dibeli, berapa banyak, dan kapan barang tersebut akan dikirim. Dalam artikel ini kita akan membahas secara mendalam arti barang PO dan juga fungsi serta prosesnya dalam bisnis distribusi. Ayo simak bersama penjelasan berikut!
1. PO Barang Artinya
Istilah barang PO artinya Purchase Order, yang merupakan dokumen pemesanan dan alat pengendalian untuk transaksi pembelian pedagang eceran kepada distributor. Sederhananya, jika pelanggan akan melakukan pembelian kepada distributor, maka perlu adanya PO barang yang dibuat pembeli yang isinya daftar barang yang akan dibeli.
Dari sini dapat diketahui, bahwa PO barang artinya proses dan dasar kesepakatan pembelian yang biasanya terdiri dari produk, jumlah, harga, dan jadwal pengiriman. Adanya PO barang ini akan meminimalisir potensi kesalahpahaman dan kesalahan yang bisa saja terjadi selama proses pembelian barang antara distributor dan pembeli. Purchase order ini yang akan menjadi perencanaan pembelian barang dengan akurat, dan sesuai dengan permintaan pasar juga kapasitas penyimpanan pelanggan.
Dokumentasi PO barang ini memberikan manfaat bagi distributor, karena dapat memastikan ketersediaan barang tanpa membebani ruang penyimpanan atau cash flow. Dengan adanya rekam jejak dokumen PO yang konsisten, perusahaan distribusi dapat melakukan negosiasi untuk mendapatkan kondisi pembelian yang menguntungkan seperti harga yang lebih baik, prioritas pengiriman, atau syarat pembayaran yang lebih fleksibel.
2. Fungsi PO Barang
Setelah mengetahui apa arti barang PO, kini kita harus memahami fungsinya dalam bisnis distribusi. Selain untuk prosedur administratif, barang PO juga menjadi strategi operasional yang akan membantu bisnis distribusi dalam menjembatani kebutuhan dengan pelanggan. Pahami beberapa fungsinya berikut ini!
a. Konfirmasi Transaksi
Adanya barang PO artinya sebagai dokumen konfirmasi transaksi antara distributor dan pembeli eceran dan menjadi perjanjian hukum yang mengikat kedua pihak ini dengan detail transaksi yang telah disepakati. Ketika PO barang diterbitkan oleh pembeli, dan diterima oleh pihak distributor, maka kedua belah pihak harus memiliki pemahaman yang sama terkait apa barang yang akan dibeli, berapa jumlahnya, dan harga serta kondisi yang telah disepakati.
Dengan begitu, jika nantinya ada kesalahpahaman atau kesalahan jika barang telah selesai dikirim, dokumen PO ini akan menjadi bukti sah yang akan menyelesaikan masalah tersebut. Dari sini kita tahu bahwa PO ini menjadi dokumen untuk memastikan transparansi dan keadilan dalam transaksi bisnis distribusi.
b. Manajemen Inventory
PO juga berfungsi sebagai manajemen inventory, artinya PO yang dikeluarkan berdasarkan analisis kebutuhan stok, dapat membantu perusahaan dalam mengatasi risiko overstock dan understock. Adanya PO akan membantu merencanakan dan mengelola stok dengan lebih efektif, dengan memahami volume dan jadwal pemesanan pembeli yang terdapat pada PO barang.
c. Pengendalian Pengeluaran
Selain itu, PO juga memiliki fungsi sebagai pengendalian pengeluaran, karena adanya barang PO artinya dapat memastikan bahwa setiap pembelian yang dilakukan telah disetujui kedua belah pihak, dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian, pengendalian pengeluaran melalui manajemen PO membantu dalam mengoptimalkan struktur biaya dan meningkatkan efisiensi operasional.
e. Dukungan Perencanaan Strategis
PO barang artinya dokumen yang memberikan analisis tren pemesanan yang dapat menggambarkan insight mengenai preferensi pasar, musim penjualan, dan permintaan produk yang akan membantu perusahaan untuk membuat keputusan tepat. Perusahaan dapat mengembangkan produk, penyesuaian kapasitas penyimpanan, dan inisiatif pemasaran berdasarkan dokumentasi barang PO dari pembeli eceran.
Baca juga: 5 Perbedaan Sales Order dan Purchase Order
3. Proses PO Barang di Bisnis Distribusi
Proses PO barang artinya pembeli akan membuat daftar barang dan jumlah yang akan dibeli, dan diserahkan kepada distributor untuk disiapkan sebelum akan dikirim. Tetapi, prosesnya tidak sesederhana itu. Ada beberapa langkah yang harus dilewati dalam PO barang di bisnis distribusi. Simak pembahasan berikut!
a. Identifikasi Kebutuhan
Sebelum membuat PO barang, biasanya pembeli eceran akan mengidentifikasi apa saja kebutuhan barang yang akan dibeli untuk operasional bisnisnya. Pengecer dapat mengidentifikasi kebutuhan tersebut dengan melakukan analisis inventory, permintaan pasar, maupun rencana penjualan jangka panjang.
b. Pencarian dan Seleksi Pemasok
Setelah selesai menentukan apa saja kebutuhan barang, pengecer biasanya akan mencari dan memilih distributor yang menyediakan barang yang sesuai dengan kriteria dan kebutuhan yang diinginkan, juga mempertimbangkan kualitas, harga, dan keandalan pengiriman. Pengecer dapat mengirimkan RFQ atau permintaan penawaran ke beberapa distributor untuk mendapatkan penawaran terbaik.
c. Negosiasi Syarat dan Harga
Langkah berikutnya setelah menerima penawaran dari distributor adalah melakukan negosiasi untuk mendapatkan detail mengenai kondisi pembelian yang akan disepakati. Seperti harga, syarat pembayaran, jadwal pengiriman, dan garansi yang diberikan. Nantinya, hasil negosiasi yang dilakukan ini dapat menjadi dasar dari pembuatan PO barang.
d. Pembuatan dan Pengiriman PO
Selanjutnya, setelah melakukan negosiasi adalah pengecer akan membuat PO barang yang berisi detail pesanan yang dibutuhkan, seperti jenis barang, jumlah, klasifikasi, dan informasi lain sebagainya. Setelah purchase order tersebut dibuat, pengecer harus mengirimkan PO tersebut ke distributor yang pilih untuk di konfirmasi.
e. Konfirmasi Distributor
Jika distributor terkait sudah menerima PO yang dibuat pengecer, distributor akan meninjau apakah mereka dapat memenuhi permintaan dengan menyesuaikan syarat dan informasi barang lain yang tercantum dalam PO barang. Jika distributor siap, maka mereka akan mengkonfirmasi pesanan PO sebagai pesanan resmi dengan mengirimkan dokumen konfirmasi PO barang atau pengakuan pesanan kepada pengecer.
f. Persiapan Barang
Setelah mengkonfirmasi pesanan, distributor akan mempersiapkan barang yang dipesan pengecer dan memastikan bahwa produk yang akan dikirim telah memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Distributor juga harus memperhatikan pengemasan dan ketepatan waktu pengiriman agar menghindari keterlambatan atau ketidaksesuaian barang yang bisa merusak hubungan dengan pengecer.
g. Pengiriman Barang
Setelah barang siap untuk dikirim, distributor juga harus mengatur pengiriman barang ke pengecer dengan menyesuaikan jadwal yang telah disepakati dalam dokumen PO barang. Pengiriman ini biasanya disertai dengan dokumen pengiriman yang berkaitan seperti surat jalan yang akan mencatat detail barang yang akan dikirim.
h. Penerimaan dan Inspeksi Barang
Saat barang telah diterima oleh pengecer, perlu dilakukannya pengecekan ulang dengan melakukan inspeksi untuk memastikan bahwa barang yang telah sampai telah sesuai dengan catatan yang tercantum dalam PO barang. Termasuk kualitas dan jumlah barang. Jika terjadi kekurangan atau kerusakan pada barang, pengecer harus segera melakukan laporan kepada distributor untuk dimintai resolusi.
i. Pembayaran kepada Distributor
Setelah barang selesai diverifikasi, pengecer harus memproses pembayaran barang yang telah diterima dengan menyesuaikan dengan syarat pembayaran yang telah disepakati. Proses pembayaran ini biasanya melibatkan verifikasi faktur yang diterima dari distributor pada saat pengiriman barang dilakukan.
j. Pencatatan dan Penilaian
Langkah terakhir setelah semua proses selesai, adalah pencatatan keperluan akuntansi dan audit yang harus dilakukan, baik pada pihak pengecer maupun distributor. Pengecer dapat menilai kinerja distributor berdasarkan kriteria yang telah didapat seperti ketepatan waktu pengiriman, kualitas produk, dan responsivitas jika terjadi masalah.
4. Kesimpulan
Dari penjelasan ini, dapat kita tarik kesimpulan bahwa adanya arti barang PO adalah dokumentasi pembelian yang dibuat pengecer kepada distributor di setiap pembelian barang. Ada beberapa fungsi PO barang yang dapat mengoptimalkan operasional dan pengambilan keputusan dalam bisnis distribusi.
Untuk memaksimalkan fungsi tersebut, diharuskan untuk melewati beberapa tahapan dan proses implementasi PO barang dalam bisnis distribusi. Proses barang PO artinya akan memastikan adanya alur terorganisir dan transparan antara penjual dan pembeli. Sehingga akan memudahkan pengelolaan pesanan, dan membantu menjaga hubungan bisnis yang baik antara kedua belah pihak.
