Setiap bisnis yang menjalankan proses produksinya sendiri tentu sadar kalau untuk menghasilkan proses yang efektif dan efisien tidaklah mudah. Maka dibutuhkan departemen khusus yang membantu mengelola dan merencanakan hal tersebut agar sesuai dengan kondisi perusahaan. Baik secara biaya, kapasitas produksi dan penyimpanan, atau faktor lainnya.
Nah, departemen ini disebut production planning and inventory control (PPIC). Secara sederhana, staf yang bekerja di bagian ini harus memiliki skill khusus untuk memastikan proses produksi mulai dari perencanaan bahan baku hingga menghasilkan barang jadi dilakukan sesuai jadwal dan berjalan lancar. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut peran departemen ini? Simak pembahasan berikut, yuk!
1. Apa itu PPIC di Perusahaan?
Production planning and inventory control atau PPIC adalah salah satu departemen yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan alurĀ produksi dari bahan mentah menjadi barang jadi. Serta mengelola persediaan agar stoknya tetap memenuhi permintaan pasar. Jika diringkas maka tugas staf pada posisi ini meliputi perencanaan kebutuhan bahan, penjadwalan produksi, pengendalian persediaan, dan memastikan produk tersedia dengan kualitas yang baik.
Dalam supply chain management (SCM), bagian iniĀ berperan untuk memastikan seluruh rantai pasok berjalan lancar dan efisien. Departemen ini menjadi penghubung antara permintaan dari pasar dengan kapasitas produksi. Sehingga perusahaan bisa meminimalisir kondisi kekurangan atau kelebihan stok. Untuk memaksimalkan perannya, juga dibutuhkan koordinasi yang baik antara PPIC dan departemen lain seperti pembelian, produksi, dan distribusi. Oleh karena itu, keberadaannya dalam supply chain management tidak hanya mempengaruhi operasional perusahaan, namun juga kepuasan pelanggan dan keberlanjutan bisnis jangka panjang.
2. Tugas PPIC dalam Perusahaan
Salah satu tugas PPIC adalah menyusun rencana produksi yang dikenal dengan master production schedule (MPS). Dokumen ini berisi detail tentang apa yang akan diproduksi, berapa jumlahnya, dan kapan harus diproduksi. Dalam menyusun MPS, staf harus mempertimbangkan permintaan konsumen, kapasitas produksi, ketersediaan bahan mentah, dan faktor lainnya. Dengan berpegang pada rencana ini, perusahaan bisa memastikan sumber daya yang ada digunakan secara optimal dan produksi juga berjalan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
Tugas PPIC yang lain yaitu mengendalikan persediaan. Sebab kalau tidak dikelola dengan baik bisa mengakibatkan kerugian yang tinggi, baik dari segi penyimpanan maupun risiko keusangan. Oleh karena itu, staf pada departemen ini bertugas menentukan kapan harus membeli atau memproduksi barang dan bagaimana cara menyimpannya.
Supaya proses produksi berjalan dengan baik, departemen ini juga bertanggung jawab terkait penjadwalan produksi. Apa saja yang dikerjakan? Koordinasi dengan berbagai departemen lainnya untuk memastikan bahwa mesin, bahan mentah, dan sumber daya tersedia dengan tepat waktu. Penjadwalan yang efektif nantinya akan memberi dampak positif bagi perusahaan seperti mengurangi waktu tunggu, meminimalkan biaya produksi, dan meningkatkan efisiensi operasional.
3. Manfaat PPIC untuk Proses Produksi
Sebelumnya telah kita pelajari tugas PPIC di perusahaan khususnya untuk memastikan proses produksi berjalan dengan lancar. Lantas bagaimana dampak atau manfaat yang dirasakan perusahaan? Simak pembahasan lengkapnya berikut ini.
a. Perencanaan Produksi yang Efektif
Dengan adanya production planning and inventory control, perusahaan dapat memiliki rencana produksi yang disusun berdasarkan analisis tentang permintaan pasar, ketersediaan sumber daya, dan kapasitas produksi. Perencanaan yang efektif ini akan membantu kelancaran produksi serta memastikan sumber daya digunakan dengan maksimal. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi produksi, namun juga pemenuhan kebutuhan pelanggan.
b. Memprediksi Kebutuhan Bahan Baku
Salah satu tugas PPIC adalah memprediksi kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk memenuhi rencana produksi. Dengan prediksi yang akurat, Anda dapat memastikan ketersediaan bahan baku tanpa harus menumpuk persediaan secara berlebih atau malah menghadapi kekurangan stok saat produksi berlangsung.
c. Optimalisasi Persediaan
Tidak hanya meramalkan persediaan tapi departemen ini juga harus mengelola dan mengoptimalkan stok yang sudah ada. Dengan analisis yang tepat mengenai tingkat permintaan, produksi, dan lead time pemasok, maka Anda akan lebih mudah mengurangi biaya penyimpanan, mengurangi risiko keusangan, dan memastikan ketersediaan produk saat dibutuhkan.
d. Mengurangi Downtime
Karena PPIC adalah departemen yang bertugas merencanakan dan menjadwalkan produksi, maka tentu juga membantu dalam mengurangi downtime atau waktu henti di lini produksi. Kondisi seperti ketersediaan bahan baku yang sesuai dengan kebutuhan, mesin yang siap beroperasional, dan sumber daya manusia yang cukup, membuat perusahaan dapat menghindari gangguan yang menghambat proses produksi. Alhasil efisiensi dan produktivitas meningkat.
e. Menjaga Kualitas Produk
Melalui koordinasi dengan departemen kualitas dan produksi, staf yang bekerja di posisi ini membantu memastikan bahwa bahan baku yang digunakan memenuhi standar, proses produksi juga berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan, serta produk akhir memenuhi spesifikasi yang diinginkan. Dengan demikian, departemen iniĀ berkontribusi dalam menjaga reputasi perusahaan dan kepuasan pelanggan.
4. Skill yang Diperlukan PPIC
Karena perannya yang berdampak pada strategi produksi, sebagai karyawan production planning and inventory control diperlukan beberapa skill khusus agar dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan baik. Mengetahui keterampilan-keterampilan tersebut tidak hanya penting untuk Anda yang berminat berkarir di bidang ini, tetapi juga bagi perusahaan yang ingin memastikan departemen berfungsi secara optimal.
Tugas PPIC yang utama adalah merencanakan dan memprediksi kebutuhan produksi berdasarkan data historis dan tren pasar. Karena itu, dibutuhkan kemampuan untuk menganalisis data, memahami pola, dan melakukan perhitungan dengan akurat. Anda harus mampu memahami berbagai informasi yang diterima, seperti data penjualan, pembelian, kapasitas produksi, dan berbagai faktor lain, kemudian mengolahnya menjadi rencana produksi yang efektif.
Mengingat posisi ini harus berkoordinasi dengan berbagai departemen lain dalam perusahaan, seperti pembelian, logistik, dan penjualan, maka kemampuan komunikasi yang baik juga dibutuhkan. Anda harus mampu menyampaikan rencana, kebutuhan, dan masalah di produksi dengan jelas. Selain itu, keterampilan koordinasi juga akan memudahkan ketika Anda menjadi penghubung kebutuhan antar departemen, memastikan semua pihak berada dalam satu pemahaman yang sama.
Memiliki pengetahuan tentang proses manufaktur dan teknologi yang digunakan dalam perusahaan juga akan membantu Anda bekerja di bidang ini. Mengapa demikian? Dalam kesehariannya PPIC harus berurusan dengan proses produksi. Jadi memahami alur kerja, kapasitas mesin, hingga waktu tunggu produksi, akan membantu dalam membuat rencana yang realistis dan sejalan dengan kapabilitas perusahaan.
5. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan, PPIC adalah posisi yang cukup penting dalam perusahaan begitu juga di supply chain management untuk menjamin kelancaran proses produksi dan optimalisasi sumber daya. Keterampilan-keterampilan khusus seperti kemampuan analitis, komunikasi, koordinasi, serta pemahaman tentang proses manufaktur, menjadi hal wajib yang harus dimiliki oleh Anda yang berminat berkarir di bagian ini.
Bahkan dalam era digitalisasi dan otomatisasi industri seperti sekarang, Anda juga harus mampu beradaptasi dan terus memperbarui pengetahuan di bidang tersebut. Oleh karena itu, pelatihan dan pengembangan kompetensi bagi stafĀ bukan hanya menjadi kebutuhan, tapi juga investasi jangka panjang bagi perusahaan untuk memastikan keberlanjutan bisnis dan pertumbuhan yang berkelanjutan.
