Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu aspek penting dalam operasional bisnis. Di era digital yang terus berkembang seperti sekarang, e procurement telah menjadi solusi yang semakin populer bagi perusahaan untuk mengelola pengadaan secara efisien. Namun, seperti setiap sistem yang ada, teknologi ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan.
Dalam artikel ini, akan dibahas secara detail kelebihan dan kekurangannya bagi bisnis. Serta implikasinya dalam pengambilan keputusan pengadaan. Dengan pemahaman yang mendalam tentang hal tersebut, Anda dapat mempertimbangkan langkah strategis untuk memanfaatkan potensi sistem secara maksimal.
1. Beda E Procurement dengan Manual
E procurement, sebagai pendekatan digital dalam pengadaan, memiliki perbedaan signifikan dengan metode manual. Dalam pengadaan konvensional, banyak proses yang harus dilakukan secara manual. Seperti pengiriman permintaan penawaran, pengumpulan penawaran, dan penilaian terhadap penawaran tersebut. Namun, dengan sistem elektronik, semua proses ini dapat diotomatisasi. Permintaan penawaran serta negosiasi harga dan kontrak dapat dikirim secara elektronik yang kemudian memudahkan proses pengadaan.
Sistem ini juga menyimpan semua informasi terkait dengan pengadaan secara terpusat dalam satu tempat. Informasi seperti spesifikasi produk, harga, dan persyaratan kontrak dapat dengan mudah diakses dan dilacak. Ini membantu Anda untuk melacak setiap langkah dalam proses pengadaan secara rinci, melakukan audit, dan pengawasan yang lebih efektif.
2. Kelebihan E Procurement
Sebagai hasil inovasi digital, sistem ini tentu memiliki beberapa keuntungan yang akan memudahkan proses pengadaan barang. Berikut pembahasan detail keuntungan tersebut.
a. Efisiensi dan Penghematan Waktu
Dengan menggunakan platform e procurement, perusahaan dapat menyederhanakan langkah-langkah pada proses pengadaan. Mulai dari permintaan penawaran hingga pembayaran. Proses pengadaan yang sebelumnya membutuhkan waktu dan melibatkan banyak dokumen manual kini dapat dijalankan secara elektronik. Informasi seperti spesifikasi produk, jumlah pesanan, dan persyaratan kontrak dapat diinput ke dalam sistem, yang secara otomatis memproses pesanan.
Proses pengadaan secara tradisional, melibatkan banyak dokumen. Sehingga kesalahan seringkali tak terhindarkan. Namun, dengan sistem ini, Anda dapat meminimalkan hal tersebut. Selain itu, dengan otomatisasi proses pengadaan, risiko human error dalam pengetikan, perhitungan, atau komunikasi antara departemen dalam perusahaan juga dapat diminimalisir. Dengan adanya teknologi tersebut, Anda dapat mengandalkan akurasi yang lebih tinggi dalam setiap tahap pengadaan.
b. Transparansi dan Kendali Penuh
Melalui e procurement, perusahaan dapat melacak setiap langkah di proses pengadaan secara rinci. Informasi seperti waktu permintaan penawaran, penawaran yang diterima, dan keputusan pengadaan dapat diakses dengan mudah. Selain itu, sistem ini juga memfasilitasi audit internal dan eksternal yang lebih efisien. Dengan adanya dokumentasi elektronik yang lengkap, auditor dapat melakukan pemeriksaan dengan lebih mudah dan akurat.
Anda juga dapat memiliki pengawasan dan kontrol yang lebih baik atas aktivitas pengadaan. Melalui sistem ini manajemen dapat melihat dan mengelola semua transaksi yang terjadi. Ini memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa keputusan pengadaan didasarkan pada parameter yang ditetapkan, seperti kriteria kualifikasi pemasok, persyaratan kontrak, dan persetujuan manajemen yang diperlukan.
Selain itu, sistem ini dapat membantu dalam mencegah korupsi dan kecurangan. Dengan adanya transparansi pengadaan dan dokumentasi elektronik, peluang untuk melakukan tindakan korupsi atau kecurangan menjadi berkurang. Setiap proses dapat dipantau dengan jelas, termasuk penawaran, evaluasi, dan pemilihan pemasok. Hal ini membuat proses pengadaan lebih adil dan mengurangi risiko adanya kolusi antara pemasok dan staf internal.
c. Pengelolaan Risiko yang Baik
E procurement membantu Anda mengurangi risiko kegagalan pasokan dengan menyediakan visibilitas yang lebih baik terhadap rantai pasokan. Anda dapat memantau ketersediaan stok, status pengiriman, dan informasi lainnya melalui sistem. Sehingga dengan mudah dapat mengidentifikasi risiko kegagalan pasokan dan segera mengambil tindakan yang diperlukan. Seperti mencari alternatif pemasok atau menyesuaikan jadwal produksi.
Pemantauan dan evaluasi kinerja pemasok secara teratur juga bisa dilakukan melalui teknologi tersebut. Data tentang kinerja pemasok, termasuk kualitas produk, waktu pengiriman, dan layanan pelanggan, sudah terdokumentasi dengan baik. Sehingga Anda dapat menggunakan data ini untuk melakukan evaluasi secara objektif. Dengan demikian, pengambilan keputusan terkait pemilihan, pemutusan, atau negosiasi dengan pemasok menjadi lebih tepat.
Dengan memiliki database pemasok yang terorganisir, Anda juga dapat melakukan diversifikasi risiko dengan lebih baik. Anda dapat menjalin hubungan dengan berbagai pemasok yang memenuhi persyaratan tertentu, sehingga tidak tergantung pada satu pemasok tunggal. Jika terjadi kegagalan atau masalah dengan satu pemasok, perusahaan dapat dengan cepat mencari alternatif dari database pemasok yang ada.
3. Kekurangan E Procurement
Meski demikian, tentu sistem elektronik satu ini juga memiliki kekurangan. Anda perlu memahami detail masing-masing kekurangannya agar dapat menyusun langkah strategi dalam mengatasinya.
a. Tantangan Implementasi
Kekurangan e procurement yang utama yaitu melibatkan biaya untuk membangun atau memperbarui infrastruktur teknologi. Seperti membeli perangkat lunak yang sesuai, dan mengintegrasikannya dengan sistem yang sudah ada. Selain itu, biaya pelatihan karyawan untuk menggunakan sistem baru juga perlu dipertimbangkan. Investasi awal yang besar ini dapat menjadi kendala, terutama bagi bisnis kecil dan menengah yang mungkin memiliki keterbatasan sumber daya.
Kesiapan infrastruktur teknologi menjadi faktor penting dalam implementasi. Sistem ini membutuhkan konektivitas internet yang stabil dan kecepatan akses yang memadai. Selain itu, perusahaan harus memastikan keamanan jaringan dan perlindungan terhadap serangan cyber. Jika ini tidak terpenuhi, Anda perlu menginvestasikan waktu dan sumber daya tambahan untuk meningkatkan infrastruktur tersebut.
Selain itu, kendala dalam menerapkan e purchasing ini yaitu mengubah kebiasaan dan kecenderungan pengguna yang sudah terbiasa dengan proses manual. Beberapa karyawan mungkin merasa tidak nyaman dengan perubahan tersebut dan memerlukan waktu untuk beradaptasi dengan sistem baru. Sehingga perusahaan perlu memastikan dukungan dan pengawasan yang memadai selama proses transisi.
b. Keamanan dan Privasi Data
Ancaman keamanan cyber, seperti serangan malware, peretasan, atau pencurian data, dapat mengakibatkan kerugian finansial dan kerusakan reputasi yang signifikan bagi bisnis. Oleh karena itu, Anda perlu menyusun strategi atau langkah-langkah keamanan yang kuat, seperti penggunaan protokol enkripsi, pemantauan aktif terhadap ancaman, dan perlindungan terkini terhadap sistem dan perangkat yang digunakan.
Selain itu, kekurangan e purchasing lainnya yaitu risiko kebocoran data sensitif. Data seperti informasi keuangan, informasi pelanggan, atau informasi strategis, dapat menjadi target bagi pihak yang tidak berwenang. Kelebihan sistem yang terhubung dengan berbagai mitra bisnis dan pemasok, juga dapat meningkatkan risiko kebocoran data jika tidak dilindungi dengan baik.
Teknologi ini juga dapat menimbulkan risiko terkait perlindungan hak cipta dan kekayaan intelektual. Dalam pengadaan barang atau layanan, perusahaan mungkin perlu berbagi informasi rahasia atau spesifikasi produk yang memiliki nilai kekayaan intelektual. Risiko terjadinya pelanggaran hak cipta atau pengungkapan informasi rahasia dapat timbul saat berinteraksi dengan pemasok atau mitra bisnis.
c. Gangguan Teknis
Jika sistem e procurement mengalami gangguan atau tidak dapat diakses karena masalah teknis atau pemadaman listrik, hal ini dapat mengganggu operasional bisnis dan menghambat proses pengadaan. Oleh karena itu, Anda perlu memiliki rencana pemulihan dan cadangan yang memadai untuk mengatasi kemungkinan gangguan sistem atau pemadaman listrik yang dapat terjadi.
Ketika teknologi terus berubah, Anda harus siap menghadapi kemungkinan kerentanan terhadap perubahan tersebut. Bisa jadi jenis e procurement yang dibutuhkan juga bertambah. Perangkat lunak dan sistem yang digunakan mungkin memerlukan pembaruan dan penyesuaian. Sehingga Anda perlu mengikuti perkembangan teknologi, melakukan evaluasi secara rutin, dan memastikan bahwa sistem selalu diperbarui agar tetap efektif dan aman.
4. Kesimpulan
Secara keseluruhan, e procurement memberikan kelebihan yang signifikan bagi bisnis. Namun, ada juga beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan. Dalam menghadapi tantangan ini, Anda harus memastikan kesiapan infrastruktur dan keamanan yang memadai, serta memberikan pelatihan dan adaptasi pengguna yang tepat. Dengan pemahaman tentang kelebihan dan kekurangan e procurement, Anda dapat mengambil langkah yang tepat untuk memanfaatkan sistem dengan maksimal.
