Untuk memastikan kelancaran proses produksi sambil mengelola persediaan dengan baik, ada beberapa strategi yang perlu perusahaan manufaktur lakukan dengan baik, yaitu dengan menerapkan PPIC atau Production Planning and Inventory Control. Penerapannya akan memudahkan perusahaan dalam memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan meminimalkan biaya produksi.
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam pengertian PPIC, serta tugas dan bagaimana alur kerjanya dalam proses manufaktur untuk membantu Anda memahami keseluruhan dari aspek ini dengan baik. Implementasi PPIC ini penting dilakukan untuk memastikan kualitas produk tetap terjaga, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan dan daya saing perusahaan di pasar.
1. Pengertian PPIC
PPIC Production Planning and Inventory Control adalah serangkaian proses dan aktivitas yang membantu memastikan proses produksi manufaktur dapat berjalan lancar, sekaligus pengelolaan persediaan dengan efisien. Sederhananya, pengertian PPIC merupakan strategi tepat untuk menjawab pertanyaan penting seperti apa yang harus diproduksi, kapan harus diproduksi, berapa banyak yang harus diproduksi, dan bagaimana memastikan semua bahan baku yang diperlukan tersedia tepat waktu.
Proses ini melibatkan beberapa langkah terstruktur untuk mengatur alur proses produksi agar sesuai dengan permintaan pasar yang masuk dan menyesuaikannya dengan inventory yang tersedia. Dengan demikian, setiap proses manufaktur dapat secara sinergis mendukung perusahaan untuk mencapai efisiensi operasional yang optimal secara menyeluruh.
Implementasi proses PPIC ini akan membantu Anda meningkatkan produktivitas dengan optimal, serta mengurangi biaya produksi dan penyimpanan berlebih, bahkan meningkatkan kepuasan pelanggan. Adanya proses ini akan membuat perusahaan lebih responsif terhadap perubahan permintaan pasar dan dinamika bisnis, sehingga dapat mempertahankan keunggulan kompetitif di pasar yang semakin kompetitif.
2. Tugas PPIC Adalah
Dari pengertian PPIC sebelumnya, kita mengetahui bahwa aspek ini mencakup dua proses manufaktur yang akan dikelola, yaitu perencanaan produksi dan kontrol inventory. Untuk mengetahui secara mendalam, ada beberapa tugas untuk merencanakan dan mengendalikan produksi serta mengelola persediaan dengan optimal. Ini tugas PPIC adalah sebagai berikut:
a. Peramalan Permintaan
Pertama tugas PPIC adalah peramalan permintaan akan mengestimasi jumlah produk yang dibutuhkan kedepannya. Pentingnya tugas ini akan menjadi dasar bagi perusahaan manufaktur untuk menyusun perencanaan produksi dan pengadaan bahan baku. Tugas PPIC ini biasanya melibatkan analisis data historis, tren pasar, dan faktor-faktor eksternal seperti kondisi ekonomi dan kegiatan pemasaran.
b. Pembuatan Jadwal Produksi
Selanjutnya tugas PPIC adalah membuat dan menyusun penjadwalan produksi dengan rinci berdasarkan hasil peramalan permintaan yang telah dibuat. Jadwal ini dapat dibuat dengan mencakup penentuan kapan dan berapa banyak setiap produk akan diproduksi dalam periode waktu tertentu, seperti harian, mingguan, atau bulanan. Pertimbangkan juga kapasitas produksi yang tersedia, termasuk mesin, tenaga kerja, dan fasilitas, serta memastikan bahwa semua bahan baku dan komponen yang diperlukan tersedia tepat waktu.
c. Perencanaan Kapasitas
Perencanaan kapasitas menjadi tugas PPIC selanjutnya yang menentukan jumlah sumber daya produksi yang diperlukan untuk memenuhi jadwal produksi yang telah disusun. Biasanya meliputi penilaian kapasitas produksi seperti fasilitas, mesin, tenaga kerja yang tersedia, serta penyesuaian rencana produksi jika kapasitas yang ada tidak mencukupi. PPIC akan memastikan perusahaan memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa menyebabkan penumpukan pekerjaan atau waktu tunggu yang berlebihan.
d. Pengelolaan Inventory Management
Tugas PPIC yang juga berfokus pada persediaan akan mengelola inventory management yang mencakup semua aktivitas terkait persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. PPIC akan memantau level persediaan secara terus-menerus untuk memastikan ketersediaan yang cukup untuk memenuhi jadwal produksi. Selain itu, PPIC juga akan menentukan reorder point untuk setiap item perubahan, dan mengelola safety stock guna mengantisipasi fluktuasi permintaan dan keterlambatan pasokan.
e. Pengendalian Stok
PPIC juga bertugas untuk menjaga dan mengelola keseimbangan antara ketersediaan inventory dan kebutuhan produksi untuk menghindari kekurangan dan kelebihan stok, juga memantau dan mengendalikan level persediaan secara berkala. PPIC juga akan melakukan audit stok untuk memastikan akurasi data, serta mengidentifikasi juga mengatasi masalah pasa stok seperti kerusakan atau kadaluarsa.
f. Pengurangan Biaya Inventory
Pengurangan biaya penyimpanan juga menjadi tugas PPIC yang menjadi upaya untuk mengurangi biaya terkait pengelolaan persediaan seperti biaya penyimpanan, pemesanan, dan penanganan barang. PPIC akan mengidentifikasi dan mengimplementasi strategi pengurangan jumlah persediaan yang harus disimpan tanpa mengorbankan ketersediaan stok untuk proses produksi.
3. Alur Kerja PPIC
Setelah memahami pengertian PPIC dan juga berbagai tugasnya, ada hal penting lainnya yang harus Anda ketahui, yaitu bagaimana alur kerja PPIC Production Planning and Inventory Control dalam proses manufaktur. Dengan mengetahui alur kerja yang terstruktur, Anda bisa memaksimalkan kinerja operasional PPIC dengan baik untuk keberlangsungan perusahaan manufaktur. Alur kerja PPIC adalah sebagai berikut:
a. Demand Forecasting
Alur kerja PPIC yang pertama meliputi demand forecasting yang akan mengumpulkan data historis penjualan, tren pasar, dan faktor eksternal yang dapat mempengaruhi permintaan. Selanjutnya data yang didapat akan dianalisis software manufaktur untuk mengetahui prediksi permintaan kedepannya. Setelah prediksi tersebut dibuat, perusahaan akan menyelaraskan estimasi permintaan dengan upaya penjualan, sehingga akan mudah untuk merencanakan produksi dengan tepat dan efisien.
b. Penyusunan Production Planning
Dari peramalan permintaan yang telah dibuat, alur kerja PPIC selanjutnya adalah menyusun production planning, seperti membuat jadwal produksi induk atau MPS untuk periode waktu tertentu seperti harian, mingguan, dan bulanan. Jadwal tersebut akan menentukan kapan dan berapa banyak produk yang akan diproduksi.
Dalam alur ini, MRP juga digunakan untuk menghitung kebutuhan bahan baku dan komponen berdasarkan MPS yang dibuat tersebut. Melalui PPIC, perusahaan harus memastikan semua bahan yang diperlukan dapat tersedia tepat waktu, dan pastikan semua fasilitas, mesin, dan tenaga kerja produksi tersedia mencukupi untuk memenuhi rencana produksi yang telah dibuat.
c. Inventory Control
Alur kerja PPIC berikutnya adalah inventory control yang menjadi proses pengelolaan persediaan, dan memastikan ketersediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi sesuai dengan kebutuhan produksi. Seperti yang diketahui dari tugas utama PPIC, reorder point akan ditentukan dalam tahapan ini untuk setiap item persediaan. Selain itu, PPIC juga akan mengelola safety stock, dan memantau stok secara berkala dan memastikan persediaan selalu cukup untuk mendukung produksi.
d. Pengaturan dan Penempatan Barang di Gudang
Alur kerja PPIC yang terakhir mencakup pengaturan dan penempatan barang di dalam gudang manufaktur. PPIC akan memastikan bahan baku dan barang setengan jadi akan selalu siap digunakan untuk produksi, serta barang jadi yang telah melalui proses produksi siap dikirim ke pelanggan. Sebelum proses produksi, bahan baku dan barang setengah jadi ditempatkan di lokasi yang mudah diakses untuk mempercepat alur kerja. Setelah proses produksi, barang jadi disimpan di gudang dengan sistem pengaturan yang memudahkan pengambilan dan pengiriman.
4. Kesimpulan
Penjelasan yang membahas mengenai pengertian PPIC, serta tugas dan alur kerjanya ini dapat kita tarik kesimpulan bahwa perusahaan manufaktur membutuhkan proses PPIC untuk memaksimalkan perencanaan produksi secara tepat, mengelola persediaan dengan efektif, dan mengurangi biaya operasional.
Dengan menerapkan PPIC sesuai alur kerja dan tugasnya, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan mempertahankan keunggulan kompetitif di pasar yang semakin kompetitif. Untuk itu, penerapan proses PPIC di perusahaan manufaktur adalah hal krusial untuk efisiensi dan keberlangsungan bisnis jangka panjang.
