Bisnis di era digital terus berkembang dan semakin berorientasi pada efisiensi. Oleh karena itu, pengadaan melalui open tender juga membutuhkan pendekatan yang lebih modern. Melalui aplikasi e procurement, perusahaan dapat mengelola tender secara online dengan lebih efisien. Karena berfokus pada inovasi dan teknologi, aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan spesifik proses tender, serta mengubah cara mengevaluasi pemilihan supplier dengan lebih objektif.
ScaleOcean aplikasi tender adalah salah satu solusi terbaik yang telah dipercaya banyak perusahaan dalam mengotomatisasi dan menyederhanakan proses tender. Lalu apa keunggulannya dibandingkan aplikasi lainnya? Artikel ini akan mengulas lebih detail cara kerja aplikasi tersebut. Yuk, langsung cari tahu!
1. Manfaat Melakukan Tender Online
Di era digital seperti sekarang, melakukan tender online telah menjadi strategi efektif yang dipilih perusahaan untuk mendapatkan supplier atau vendor yang kompeten. Proses ini memanfaatkan teknologi untuk mengoptimalkan proses kerja tender. Lalu apa saja manfaat yang diperoleh perusahaan dengan menerapkan proses tersebut? Berikut penjelasan detailnya.
a. Efisiensi Waktu dan Biaya
Manfaat yang utama sudah pasti mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan pengadaan. Karena pihak perusahaan serta calon peserta tender tidak perlu bertemu secara fisik, serta tidak lagi mengirim dokumen secara manual, maka tender online mempercepat proses pengambilan keputusan dan penyelesaian kontrak. Selain itu, dengan mengurangi penggunaan kertas dan biaya pengiriman fisik, biaya operasional secara keseluruhan juga dapat diminimalkan.
b. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
Manfaat selanjutnya adalah meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. Metode tender online memungkinkan semua informasi tender dan penawaran bisa diakses secara terbuka. Artinya, tidak ada ketimpangan informasi yang diterima oleh supplier atau vendor tertentu. Semua memiliki informasi yang sama. Selain itu, dengan adanya histori digital dari setiap tahapan tender, maka proses audit dan review juga lebih mudah.
c. Jangkauan yang Lebih Luas
Dengan cara online, perusahaan juga bisa memperluas jangkauan tender, baik lokal maupun internasional. Hal ini tidak hanya menguntungkan bagi perusahaan yang mengadakan tender dalam mencari supplier terbaik, tetapi juga memberi kesempatan bagi vendor dari berbagai daerah untuk berpartisipasi dalam tender yang sebelumnya mungkin tidak dapat diakses karena keterbatasan geografis.
d. Pemilihan Vendor Lebih Objektif
Tender online juga mendukung proses seleksi supplier atau vendor yang lebih objektif. Dengan kriteria evaluasi yang jelas dan proses penilaian yang telah ditetapkan standarnya, pengambilan keputusan dalam pemilihan vendor dapat didasarkan pada data dan fakta yang konkrit. Jadi, bisa mengurangi risiko subjektivitas dan bias dalam pemilihan vendor, sehingga hanya pemasok yang paling memenuhi syarat dan menawarkan kondisi terbaiklah yang terpilih.
e. Meningkatkan Kualitas Penawaran
Tender online juga memberikan manfaat yaitu peningkatan kualitas penawaran dari pemasok. Dengan akses ke informasi yang lebih luas dan waktu yang lebih panjang untuk menyiapkan proposal, mereka dapat memberikan rincian penawaran yang lebih matang. Selain itu, karena adanya persaingan yang ketat akibat jangkauan yang lebih luas, maka akan mendorong vendor meningkatkan kualitas penawaran agar tetap mampu bersaing. Hal ini justru akan menguntungkan perusahaan yang mengadakan tender, karena memiliki opsi lebih banyak dan berkualitas untuk dipilih.
2. Aplikasi E Procurement Permudah Tender Online
Ternyata tender online memberikan sejumlah manfaat yang tidak hanya mempermudah proses pengadaan barang atau jasa, tapi juga menjamin kualitas dari vendor yang akan bekerja sama dengan perusahaan. Lalu, apa aplikasi tender online yang bisa dimanfaatkan? Anda bisa menggunakan e procurement. Berikut akan dibahas cara kerjanya.
a. Penerbitan Dokumen Tender
Tahap awal dalam proses tender online melalui e procurement adalah penerbitan dokumen tender. Di sini, Anda perlu mengunggah semua dokumen tender, seperti spesifikasi teknis, syarat dan ketentuan, serta jadwal tender, ke dalam aplikasi e procurement. Nah, secara otomatis sistem ini akan mendistribusikan dokumen ke semua pihak yang berkepentingan. Dengan ini, perusahaan bisa mengurangi biaya dan waktu yang biasanya dibutuhkan saat distribusi fisik dokumen.
b. Pengajuan Penawaran
Langkah berikutnya yang dilakukan aplikasi tender adalah menerima pengajuan penawaran secara digital. Pengajuan penawaran ini dilakukan oleh supplier atau vendor dengan upload formulir dan proposal penawaran. Cara ini sangat efisien dalam meminimalkan risiko dokumen yang hilang atau terlambat untuk dikumpulkan.
c. Evaluasi Penawaran
Selanjutnya, evaluasi penawaran dilakukan melalui aplikasi e procurement. Dengan sistem ini, Anda bisa membandingkan penawaran secara objektif berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Jadi, proses seleksi bisa lebih cepat, efisien, dan transparan. Keputusan terkait tender pun juga dapat dibuat berdasarkan data yang akurat dan relevan, sehingga bisa dipertanggungjawabkan.
d. Pengumuman Pemenang Tender
Langkah berikutnya yang dilakukan aplikasi tender adalah mengumumkan pemenang penawaran. Pengumuman ini dapat diakses oleh semua peserta, sehingga transparansi dalam proses pengambilan keputusan dapat terjamin. Pengumuman bentuk digital seperti ini juga mengurangi waktu tunggu dan memberikan kepastian lebih cepat bagi pvendor tentang hasil tender.
e. Negosiasi Kontrak dan Tanda Tangan
Setelah pemenang tender diumumkan, tahap berikutnya adalah negosiasi kontrak. Aplikasi e procurement seringkali menyediakan fasilitas untuk negosiasi digital dan penandatanganan kontrak elektronik. Jadi, proses finalisasi kontrak lebih cepat, mengurangi kebutuhan kertas, dan memastikan bahwa semua persyaratan dan kesepakatan terdokumentasi dengan baik.
f. Pelaksanaan dan Pemantauan Kontrak
Selama pelaksanaan kontrak, aplikasi tender online satu ini juga dapat digunakan untuk memantau kinerja dan kepatuhan vendor terhadap syarat yang diberikan. Fitur-fitur seperti pelacakan waktu, laporan kemajuan, dan manajemen dokumen bisa dimanfaatkan untuk melakukan pengawasan yang lebih efektif atas pelaksanaan kontrak dan membantu dalam menyelesaikan masalah secara cepat.
g. Penilaian Pelaksanaan Kontrak
Cara kerja terakhir dari aplikasi tender adalah memfasilitasi penilaian pelaksanaan kontrak. Hal ini termasuk mengumpulkan feedback dari semua pihak terkait, melakukan audit kinerja, dan mengumpulkan data yang akan berguna untuk tender masa depan. Penilaian ini membantu perusahaan untuk meningkatkan proses pengadaan dan membangun hubungan yang lebih baik antara perusahaan dan pemasok.
3. ScaleOcean Aplikasi Tender Online Terbaik
Proses transaksi bisnis yang dilakukan secara online tentu memerlukan user interface yang mudah digunakan. Begitu juga untuk keperluan tender online. Nah, ScaleOcean telah diakui memiliki tampilan yang sangat user-friendly dan intuitif, sehingga memudahkan pengguna dari berbagai latar belakang untuk menavigasi dan menggunakan aplikasi secara efisien.
Aplikasi tender ScaleOcean juga dikenal karena tingkat transparansi dan akuntabilitas yang tinggi. Adanya fitur pelacakan dan pelaporan yang komprehensif pada aplikasi e procurement satu ini membantu semua pihak untuk memantau status tender secara real-time. Hal ini termasuk melihat siapa yang telah mengajukan dokumen, status evaluasi penawaran, dan detail lain yang terkait dengan proses tender. Dengan transparansi tersebut, risiko kecurangan atau bias dapat diminimalkan, memastikan proses pengadaan berjalan dengan adil dan jujur.
Hal yang tidak kalah penting, ScaleOcean secara konsisten mengutamakan keamanan data. Aspek ini sangat diperlukan proses tender yang sering kali melibatkan informasi sensitif dan rahasia. Dengan menggunakan enkripsi data canggih dan kebijakan keamanan yang ketat, aplikasi e procurement ini memastikan bahwa semua informasi yang disimpan dan ditransmisikan melalui platform tetap aman dari akses yang tidak sah.
4. Kesimpulan
Penggunaan aplikasi e procurement dalam proses tender online memberikan serangkaian manfaat yang tidak hanya mempermudah pengadaan, tetapi juga meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kualitas hasil pengadaan. Dengan mengadopsi aplikasi tender online ScaleOcean, perusahaan dapat menikmati efisiensi waktu dan biaya, meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam proses tender, memperluas jangkauan ke pemasok yang lebih luas, hingga memastikan pemilihan vendor lebih objektif.
ScaleOcean aplikasi tender adalah solusi yang siap mengintegrasikan seluruh tahapan tender dalam satu platform yang mudah digunakan. Mulai dari penerbitan dokumen tender, pengajuan penawaran, evaluasi, hingga pemantauan dan penilaian pelaksanaan kontrak. Sistem ini pun juga memiliki tingkat keamanan tinggi yang akan menjamin setiap informasi sensitif dan rahasia dalam proses tender tidak bisa diakses oleh sembarang orang. Jadi, tunggu apalagi? Implementasikan aplikasi e procurement ScaleOcean sekarang juga!
