Pada persaingan pasar yang semakin ketat, perusahaan dituntut untuk mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen gudang dan distribusi barang ke pelanggan. Oleh karena itu, banyak perusahaan yang memilih strategi multi gudang untuk memenuhi kebutuhan distribusi dan penyimpanan yang semakin kompleks. Namun, mengelola beberapa gudang dengan beragam karakteristik tentunya dipenuhi dengan tantangan.
Di sinilah peran teknologi, khususnya software warehouse atau WMS menjadi sangat krusial. Melalui artikel berikut, akan dijelaskan secara mendetail bagaimana WMS dapat mendukung optimalisasi operasional pada banyak gudang. Dilengkapi juga dengan skenario sederhana yang memberikan Anda gambaran lebih jelas cara kerja sistem tersebut.
1. Fungsi Multi Gudang bagi Perusahaan
Multi gudang menjadi strategi perusahaan saat ini untuk mendukung operasional dan mencapai keberhasilan jangka panjang. Berikut beberapa fungsi multi gudang bagi perusahaan.
a. Optimasi Proses Pengiriman
Dengan memiliki beberapa gudang yang tersebar di berbagai lokasi, perusahaan dapat mengoptimalkan pengiriman barang atau produknya ke konsumen. Pemilihan lokasi gudang yang strategis akan membantu Anda untuk memastikan barang sampai ke pelanggan dengan lebih cepat dan efisien. Cara tersebut tentunya tidak hanya mengurangi biaya transportasi tapi juga mengurangi waktu tunggu pelanggan dalam menerima produk. Sehingga proses distribusi lebih cepat, efisien, dan hemat biaya.
b. Manajemen Persediaan
Strategi gudang satu ini juga dilakukan untuk manajemen persediaan agar berjalan lebih baik. Dengan adanya beberapa gudang, perusahaan dapat menyimpan barang dalam jumlah yang berbeda di setiap lokasi sesuai dengan permintaan pasar setempat. Nah, dengan ini Anda bisa mengurangi biaya penyimpanan dan menghindari kehabisan atau kelebihan stok. Jadi, fungsi multi gudang dalam hal ini untuk menyeimbangkan persediaan secara lebih efektif.
c. Mendukung Ekspansi Bisnis
Jika Anda memiliki rencana untuk ekspansi atau memperluas jangkauan pasar, fungsi multi gudang menjadi sangat penting. Gudang di lokasi baru dapat mendukung distribusi produk di area tersebut dan memudahkan pengenalan produk kepada konsumen setempat. Selain itu, dengan memiliki gudang di berbagai lokasi, perusahaan juga memiliki fleksibilitas untuk menyesuaikan dengan dinamika pasar yang berbeda di setiap lokasi.
d. Peningkatan Layanan Pelanggan
Dengan keberadaan banyak gudang, perusahaan dapat meningkatkan kualitas layanan. Mengapa demikian? Waktu pengiriman jadi lebih cepat, terjamin adanya ketersediaan produk, dan respon yang lebih cepat atas permintaan atau keluhan pelanggan. Hal ini tentunya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat hubungan bisnis jangka panjang antara perusahaan dan pelanggannya.
2. Alur Kerja Multi Gudang
Pada tahap awal, perusahaan perlu melakukan perencanaan yang matang terkait penempatan dan fungsi dari setiap gudang. Dikarenakan ada kemungkinan setiap gudang berada di lokasi dengan karakteristik pasar dan geografis yang berbeda, maka pemilihan lokasi harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti aksesibilitas, biaya operasional, dan permintaan pasar setempat. Selain itu, alat dan sumber daya yang dibutuhkan di setiap gudang juga perlu disesuaikan dengan volume dan jenis barang yang akan disimpan.
Setelah gudang siap beroperasi, langkah selanjutnya adalah melakukan pengadaan barang atau produk yang akan disimpan. Anda harus memiliki koordinasi yang baik dengan supplier dan tim gudang untuk memastikan kualitas produk tetap terjaga baik selama proses pengiriman maupun penyimpanan barang.
Nah, ketika barang akan didistribusikan ke pelanggan, perusahaan perlu menentukan gudang mana yang paling strategis untuk memenuhi permintaan tersebut. Baik dari segi lokasi pelanggan maupun ketersediaan stok barang. Setelah itu, barang akan diproses, dikemas, dan dikirimkan kepada pelanggan dengan mengoptimalkan rute dan metode pengiriman.
Agar alur kerja tetap berjalan lancar, perlu adanya monitoring yang rutin terhadap kinerja setiap gudang. Apa saja yang perlu diperiksa? Tingkat persediaan, efisiensi operasional, dan kepuasan pelanggan. Dari hasil monitoring tersebut, perusahaan dapat melakukan optimalisasi seperti penyesuaian alokasi sumber daya, perubahan strategi distribusi, atau peningkatan kapasitas gudang. Selain itu, juga membantu mendeteksi dan mengatasi hambatan yang mungkin muncul dalam operasional multi gudang.
3. Cara Software Warehouse Dukung Multi Gudang
Mengelola dan memantau banyak gudang tentunya memiliki tantangan tersendiri bagi perusahan. Anda bisa memanfaatkan software warehouse untuk mengefisiensikan proses kerja tersebut. Berikut cara software ini mendukung operasional di banyak gudang.
a. Data Inventaris Terpusat
Salah satu keunggulan dari software warehouse adalah dapat diintegrasikan sehingga data inventaris dari berbagai gudang bisa dikumpulkan di satu platform saja. Dengan adanya data terpusat seperti ini, Anda lebih mudah memantau stok barang di semua lokasi secara real-time. Jadi, keputusan pembelian dan distribusi dapat diambil dengan lebih tepat, mengurangi risiko kehabisan atau kelebihan stok di beberapa lokasi penyimpanan.
b. Efisiensi Alokasi Order
Software warehouse juga dapat dengan otomatis menentukan gudang mana yang paling sesuai untuk memenuhi pesanan tertentu. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti lokasi pelanggan, ketersediaan stok, dan biaya pengiriman, software ini membantu Anda untuk memproses pesanan dengan cara yang paling efisien, menghemat waktu dan biaya, serta meningkatkan kepuasan pelanggan karena waktu pengiriman yang lebih cepat.
c. Optimasi Transfer Stock
Dalam operasional multi gudang, sering kali diperlukan transfer stok antar gudang untuk menyeimbangkan persediaan. Software warehouse dapat mendeteksi kebutuhan tersebut dan secara otomatis membuat rekomendasi transfer. Selain itu, proses ini juga menjadi lebih mudah dan terorganisir karena adanya fitur pelacakan status transfer, memastikan proses tersebut berjalan lancar dan stok di setiap gudang tetap optimal.
d. Permudah Bongkar Muat Barang
Software warehouse juga dilengkapi dengan fitur yang mendukung proses bongkar muat barang di berbagai lokasi. Mulai dari pencatatan, pengecekan, hingga alokasi tempat penyimpanan. Dengan informasi yang akurat dan up-to-date, tim dapat bekerja dengan lebih cepat dan akurat. Kesalahan dalam proses bongkar muat dapat diminimalkan dan produktivitas meningkat.
4. Contoh Penerapan WMS di Multi Gudang
Supaya lebih paham bagaimana cara kerja software warehouse atau WMS, perhatikan skenario berikut ini. Misalkan, sebuah perusahaan distributor alat-alat elektronik memiliki dua gudang utama, yaitu gudang A di Jakarta dan Gudang B di Bandung. Pada suatu hari, tim penjualan di Bandung mendapatkan pesanan besar untuk beberapa item yang stoknya sedang rendah. Setelah mengecek sistem, ditemukan ternyata di Jakarta memiliki kelebihan stok untuk item yang dipesan tersebut.
Manajer gudang di Bandung kemudian mengirimkan permintaan transfer stok ke manajer gudang yang ada di Jakarta melalui software warehouse. Dalam permintaannya, manajer gudang perlu mencantumkan detail jumlah dan jenis barang yang diperlukan, serta jadwal kapan barang tersebut diharapkan tiba.
Setelah menerima permintaan tersebut, tim gudang pun menyiapkan barang sesuai dengan detail yang diberikan. Setelah semua barang siap, manajer gudang mengkonfirmasi melalui WMS bahwa barang sudah siap untuk dikirim dan memberikan detail pengiriman, termasuk estimasi waktu kedatangan barang.
Kemudian, tim gudang di Jakarta akan melakukan pick and pack untuk dimuat ke dalam truk pengiriman. Selama proses transfer, software warehouse akan terus memantau lokasi truk dan status barang. Dengan ini, tim di gudang Bandung dapat mempersiapkan alat dan sumber daya lain yang dibutuhkan untuk menerima barang tersebut sesuai dengan estimasi waktu kedatangan.
Saat barang sudah tiba di Bandung, manajer gudang segera melakukan proses bongkar muat. Setiap item yang tiba diverifikasi dengan menggunakan sistem WMS untuk memastikan bahwa semua barang yang diminta telah diterima dengan kondisi baik. Setelah proses penerimaan selesai, manajer di Bandung mengirimkan konfirmasi penerimaan dan memperbarui stok di software warehouse.
5. Kesimpulan
Memiliki banyak gudang dalam operasional bisnis adalah langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi distribusi, manajemen persediaan, ekspansi bisnis, serta kualitas layanan. Dalam memaksimalkan fungsi multi gudang ini, implementasi software warehouse atau WMS akan menyederhanakan, mempercepat, serta mengoptimalkan berbagai proses yang ada. Mulai dari pencatatan inventaris secara terpusat, alokasi order, transfer stok, hingga bongkar muat barang.
Ingin merasakan manfaat yang sama di gudang Anda? Software Warehouse ScaleOcean adalah pilihan terbaik! Dilengkapi fitur-fitur canggih, sistem kami tidak hanya menyelesaikan permasalahan yang ada di multi gudang, tapi juga cakupan lainnya yang lebih luas. Cari tahu caranya dengan menghubungi tim kami sekarang juga!
