Di tengah persaingan bisnis saat ini, ketepatan dalam alur distribusi barang menjadi salah satu strategi mencapai keberhasilan. Setiap langkah pada distribusi, mulai dari penerimaan pesanan hingga pengiriman produk ke pelanggan, memegang peranan penting untuk menentukan kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan.
Agar mampu mencapai hal ini, diperlukan teknologi canggih yang mampu mengotomatisasi, mengoptimalkan, dan menyinkronkan seluruh proses distribusi barang. Sistem gudang bisa menjadi solusi pembuat jadwal otomatis untuk proses distribusi agar pengiriman dilakukan tepat waktu dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Bagaimana cara kerjanya? Simak pada pembahasan berikut ini!
1. Penerimaan Pesanan
Langkah pertama dalam alur distribusi barang adalah penerimaan pesanan. Saat pesanan masuk, sistem gudang akan mencatat beragam informasi penting yang diperlukan. Mulai dari jenis barang yang dipesan, jumlahnya, tanggal pengiriman yang diharapkan, hingga tujuan pengiriman.
Anda harus memastikan kalau data yang masuk akurat dan berkualitas karena informasi tersebut akan digunakan selama proses distribusi barang. Kesalahan dalam perekaman data ini bisa berakibat pada kesalahan di setiap proses, yang tentunya akan mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Selain menerima informasi pesanan, sistem gudang juga memiliki tugas untuk terus memperbarui dan mengelola data stok barang yang tersedia di gudang. Informasi stok ini harus selalu akurat dan up-to-date, agar proses alokasi barang bagi setiap pesanan dapat berjalan lancar. Dengan demikian, implementasi WMS mampu mengoptimalkan proses distribusi dan menjaga efisiensi operasional gudang.
2. Cek Ketersediaan Stok
Setelah proses penentuan prioritas, langkah berikutnya adalah memeriksa ketersediaan stok. Sistem gudang dengan cepat dan otomatis akan melakukan verifikasi terhadap inventaris gudang untuk memastikan item yang dipesan tersedia dalam jumlah yang diinginkan. Jadi, bisa dipastikan tidak ada keterlambatan pengiriman karena stok item masih memenuhi permintaan.
Namun, bagaimana kalau ternyata stok tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan? Sistem akan otomatis memberi notifikasi kepada tim pembelian supaya bisa segera menyusun strategi perencanaan pengadaan untuk mengisi stok kembali. Selain itu, sistem gudang juga dapat menandai pesanan tertentu untuk diproses sebagai back order ketika stok sudah ada. Dengan demikian, meskipun ada kekurangan sementara, pesanan tetap tercatat dan akan segera diproses saat kondisi memungkinkan.
3. Penentuan Prioritas
Alur distribusi barang selanjutnya yang dikelola oleh sistem gudang adalah penentuan prioritas. Sistem mampu mengatur dan mengenali berbagai kriteria prioritas yang telah disesuaikan dengan kebutuhan operasional gudang dan permintaan pelanggan. Misalnya, urgensi pengiriman, jenis produk, atau volume pesanan yang masuk. Dengan mengidentifikasi kriteria ini, maka Anda bisa mengalokasikan sumber daya gudang secara efisien.
Sebagai contoh, pesanan mendadak dengan tenggat waktu pengiriman yang dekat tentu perlu penanganan lebih cepat dibandingkan dengan pesanan yang masih memiliki tenggat waktu lebih lama. Begitu juga, pesanan untuk barang-barang khusus, seperti obat-obatan atau produk yang memiliki tanggal kadaluarsa, harus diberi prioritas lebih tinggi untuk memastikan pengiriman barang tepat waktu dan kualitas tetap terjaga.
Mengapa hal ini diperlukan? Urutan prioritas tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan. Ketika barang-barang dikirim sesuai prioritas dan tenggat waktu, pelanggan akan lebih cenderung puas dan mempercayai layanan yang Anda miliki.
4. Alokasi Stok
Dalam alur distribusi barang, alokasi berarti memastikan bahwa barang-barang yang ada di gudang direservasi atau dikunci sebagai pesanan. Dengan mengunci stok ini, sistem gudang memastikan bahwa barang tidak akan dialokasikan untuk pesanan lain. Sehingga risiko kekurangan stok atau kesalahan dalam proses pengiriman dapat diminimalisir.
Proses alokasi stok yang efektif tidak hanya meningkatkan operasional gudang tapi juga meningkatkan kepercayaan pelanggan. Karena sistem telah mengalokasikan barang-barang yang dipesan, maka pelanggan tidak perlu khawatir adanya keterlambatan pengiriman. Selain itu, proses ini juga memastikan bahwa sumber daya gudang, seperti tenaga kerja dan ruang penyimpanan, dioptimalkan untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan seefisien mungkin.
5. Pembuatan Jadwal Distribusi
Langkah selanjutnya adalah pembuat jadwal otomatis. Berdasarkan informasi prioritas dan ketersediaan stok yang telah ada, sistem gudang akan merancang jadwal pengiriman yang optimal untuk memastikan barang sampai ke pelanggan dengan efisien dan tepat waktu. Penjadwalan ini mempertimbangkan berbagai faktor, termasuk rute pengiriman, kapasitas kendaraan, dan jangka waktu pengiriman yang diharapkan.
Keunggulan lain dari sistem gudang adalah mampu mengidentifikasi peluang dalam meningkatkan efisiensi distribusi. Misalnya, jika ada beberapa pesanan yang ditujukan ke lokasi yang sama atau berdekatan, WMS dapat merekomendasikan penggabungan beberapa pesanan tersebut ke dalam satu pengiriman. Cara ini tidak hanya menghemat biaya pengiriman dan tenaga kerja, tetapi juga mengurangi dampak lingkungan dari operasional logistik.
Dengan pembuatan jadwal otomatis tersebut, Anda dapat memaksimalkan penggunaan sumber daya, mengurangi lead time, dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan. Jadi, bisa dipastikan setiap barang yang keluar dari gudang telah direncanakan dengan cara yang paling efisien.
6. Integrasi dengan Sistem Lain
Keunggulan lain dari sistem gudang adalah mampu diintegrasikan dengan sistem lain. Salah satu integrasi tersebut yaitu dengan sistem manajemen transportasi (TMS). Ketika WMS dan TMS saling terhubung, alur distribusi barang menjadi lebih terstruktur dan tidak hanya mempertimbangkan aspek-aspek gudang tetapi juga logistik pengiriman yang lebih luas.
Sebagai contoh, berdasarkan ketersediaan transportasi, sistem dapat menentukan kendaraan mana yang paling cocok untuk mengirimkan pesanan. Dari sini, maka perusahaan bisa memaksimalkan kapasitas muatan dan konsumsi bahan bakar. Bahkan, integrasi ini juga bisa mempertimbangkan rute dan kondisi lalu lintas yang ada. Dengan demikian, proses distribusi barang dilakukan melalui rute terbaik, mengurangi risiko keterlambatan dan memastikan pengiriman tepat waktu.
7. Proses Distribusi Barang
Langkah terakhir dalam alur distribusi barang yang bisa dikelola oleh sistem gudang adalah proses pengiriman. Pertama, sistem akan mengirimkan notifikasi kepada tim gudang. Notifikasi ini berfungsi sebagai pemicu bagi tim untuk mempersiapkan barang. Mulai dari picking and packing, pengecekan kualitas, hingga mengelompokkan ulang barang berdasarkan pesanan.
Selanjutnya, setelah barang siap untuk didistribusikan, sistem gudang akan memberi notifikasi kepada tim distribusi. Tim ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang dikirimkan sesuai pembuat jadwal otomatis yang telah ditetapkan. Mereka akan menerima informasi mengenai detail pesanan, rute pengiriman yang direkomendasikan, serta jadwal pengiriman yang harus dipatuhi. Dengan koordinasi yang erat antara tim gudang dan tim distribusi, perusahaan dapat memastikan bahwa barang sampai ke pelanggan dengan tepat waktu.
8. Kesimpulan
Dalam era digital saat ini, keseluruhan alur distribusi barang membutuhkan sistem yang cerdas, responsif, dan terintegrasi. Mulai dari penerimaan pesanan, penentuan prioritas, cek ketersediaan stok, pembuat jadwal otomatis, hingga proses distribusi barang harus dilakukan dengan efisiensi yang maksimal. Sebab, adanya kesalahan di salah satu tahap saja dapat berdampak pada keseluruhan proses dan tentunya reputasi perusahaan di mata pelanggan.
Sistem Gudang ScaleOcean hadir sebagai solusi terbaik yang bisa Anda andalkan dalam memaksimalkan proses distribusi barang. Dengan fitur-fitur canggih yang ada, setiap detail dari proses distribusi barang akan dikelola dengan baik. Memiliki masalah selain alur distribusi barang? Kami juga siap membantu kustomisasi sistem sesuai kebutuhan Anda. Hubungi kami sekarang untuk tahu caranya!
