Manfaat penerapan software ERP banyak sekali, mulai dari mengoptimalkan operasional perusahaan, meningkatkan produktivitas karyawan, memangkas biaya pengeluaran, serta membantu agar bisnis tetap kompetitif melawan para kompetitor. Ketika Anda ingin mengimplementasikannya, penting untuk mempelajari lebih lanjut tentang fungsionalitas dan fitur yang ada di ERP.
Bagi perusahaan, ERP merupakan solusi ideal yang menawarkan fitur canggih untuk menganalisis data, melakukan otomatisasi, serta mengintegrasikan berbagai pekerjaan. Memilih sistem yang tepat dari sekian banyak pilihan memang tidak mudah. Tenang saja karena kami sudah buatkan rincian daftar fitur yang harus ada di ERP.
1. Pahami Pengertian Sistem ERP
Sebelum ke pembahasan tentang fiturnya, penting untuk Anda mengetahui terlebih dulu tentang pengertian sistem ERP. Enterprise Resource Planning atau biasa disingkat ERP adalah aplikasi yang dirancang untuk membantu Anda dalam menjalankan keseluruhan bisnis dengan mendukung proses otomatisasi, baik dibidang keuangan maupun sumber daya manusia.
Sederhananya, untuk memahami tentang ERP, Anda perlu memikirkan proses bisnis utama yang dibutuhkan untuk menjalankan perusahaan. Pikirkan tugas-tugas apa saja yang dilakukan karyawan di setiap departemen dan tentukan mana yang dapat diotomatisasi agar tenaga dan waktu yang dikeluarkan lebih efisien.
2. Fitur Wajib di Software ERP
Sebagai satu sistem yang terpusat, ERP memiliki fitur unggulan yang harus ada dan bisa jadi bahan pertimbangan, apakah fitur tersebut cocok untuk kebutuhan bisnis Anda atau bukan. Berikut fitur-fiturnya:
a. Integrasi
Software ERP dapat diintegrasikan dengan sistem lainnya yang sudah terlebih dulu diimplementasikan perusahaan. Tujuannya, untuk menyediakan sistem yang komprehensif untuk semua proses dalam bisnis. Aplikasi ini akan menyediakan data-data yang dapat menunjang Anda untuk mengambil keputusan yang tepat dan cerdas.
Selain itu, tiap modul yang ada di sistem ERP juga saling terintegrasi. Sehingga, antar departemen dapat berkolaborasi untuk mengelola data dengan baik. Contohnya, tim keuangan dapat mengambil data dari divisi pengadaan untuk masalah penagihan piutang ke vendor atau konsumen.
Visibilitas data pun dapat diketahui dengan jelas melalui aplikasi ERP ini. Anda juga dapat melihat informasi mana yang layak dipertahankan, dan mana yang perlu diperbarui datanya. Setiap karyawan memiliki otoritas untuk mengakses data perusahaan, sesuai peran masing-masing.
b. Otomatisasi
Mungkin Anda bertanya-tanya, apa saja yang bisa dilakukan software ERP? Jawabannya pasti berhubungan dengan proses otomatisasi. Cara kerja sistem ERP mengotomatiskan tugas yang membosankan dan berulang, seperti entri pesanan, perhitungan gaji, untuk membuat laporan, dan sebagainya.
Otomasi akan mengurangi jam kerja yang dipakai karyawan perusahaan untuk melakukan proses tersebut, memungkinkan mereka untuk bisa lebih fokus ke tugas lain yang lebih penting. Bahkan, waktunya dapat dipakai untuk mengoptimalkan kemampuan mereka. Dengan begitu, hari kerja mereka akan jadi lebih efektif.
Menggunakan sistem ERP untuk mengotomatisasi proses kerja juga dapat mengurangi kesalahan yang bisa dilakukan oleh karyawan. Sebab, ketika karyawan terus melakukan pekerjaan berulang secara manual, pasti akan ada satu atau dua kesalahan yang terjadi, terlepas dari sudah teliti dalam mengerjakannya.
Sedangkan otomasi akan memungkinkan semua data dikirimkan dari satu bagian ke bagian lain tanpa ada kesalahan sedikit pun. Ketika ada kesalahan, warning akan muncul dari sistem. Pelacakan kesalahan pun lebih mudah dilakukan bila Anda menggunakan software. Sehingga, kerugian bisnis dapat dihindari.
c. Analisis Data
Software ERP mengumpulkan dan memproses berbagai data dari masing-masing departemen. Maka, data tersebut dapat dimanfaatkan untuk melakukan analisis agar memperoleh informasi yang lebih akurat mengenai keadaan perusahaan saat ini dan masa mendatang.
Sederhananya, fitur analisis ERP untuk bisnis dapat difungsikan untuk menemukan tren maupun pola penjualan yang menunjang strategi pemasaran agar dapat menghasilkan keuntungan. Ini juga membantu perusahaan untuk memprediksi keadaan bisnis di tahun-tahun berikutnya.
Software ERP akan menganalisis informasi yang sudah tersimpan di dalam database, memisah-misahkan data yang baik dan buruk, kemudian memproses menggunakan metode yang sudah ditentukan untuk memudahkan dalam pengambilan keputusan. Misal, analisis untuk modul keuangan yang akan memberikan prediksi tentang kesehatan keuangan perusahaan dalam beberapa tahun kedepan.
Analisis juga dapat digunakan untuk memprediksi permintaan pasar akan produk tertentu, merencanakan anggaran dalam satu tahun, mengetahui pelatihan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Analisis data sistem ERP akan menawarkan akses termudah ke semua data bisnis dan memberikan Anda alat untuk melacak produktivitas dan efisiensi perusahaan.
d. Pelaporan Akurat
Memiliki sistem ERP akan memudahkan Anda untuk menghasilkan laporan yang akurat bagi para eksekutif perusahaan. Data dalam laporan real tanpa ada manipulasi maupun kesalahan di dalamnya. Sebab, semua laporan langsung tampil di aplikasi begitu staf masing-masing departemen selesai memasukkan datanya.
Laporan software ERP bisa menyertakan informasi yang representatif dengan tampilan visual yang menarik, misal menggunakan bagan, grafik, atau dashboard yang mudah dipahami oleh semua pengguna, baik staf maupun para pemangku kepentingan. Mereka juga bisa mengetahui dengan pasti tren apa yang dicari konsumen dan dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan.
Melalui laporan yang akurat ini, para pemangku kebijakan akan dapat mengambil keputusan dengan tepat dan cerdas, tanpa perlu menunggu berhari-hari. Sehingga dapat mengidentifikasi masalah yang terjadi lebih awal, menemukan solusi yang tepat, dan meningkatkan proses bisnis.
e. Manajemen Risiko
Fitur manajemen risiko difungsikan untuk membantu Anda menghindari risiko terburuk yang mungkin akan dialami perusahaan ketika terjadi krisis. Melalui fitur ini, Anda akan dapat memprediksi kondisi keuangan perusahaan dalam beberapa tahun, sehingga dapat menentukan sampai mana perusahaan akan bertahan menghadapi krisis yang datang. Manajemen risiko juga membantu perusahaan dalam menyelesaikan permasalahan yang terjadi, baik internal maupun eksternal. Tiap pemangku keputusan akan menggunakan data dalam ERP untuk mencari solusi yang tepat agar tidak merugikan banyak pihak.
f. Data Real-Time
Ada banyak data yang tersimpan di dalam database sistem ERP. Data tersebut berasal dari semua departemen perusahaan. Untuk memastikan keakuratan data dan menghindari duplikasi, data akan terupdate secara real-time, tiap kali perubahan dilakukan oleh karyawan.
Biaya untuk software ERP sebanding dengan fungsinya yang memudahkan semua informasi terupdate secara berkala dan mengotomatiskan banyak pekerjaan. Waktu dan tenaga yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan jadi lebih efektif. Banyak biaya yang bisa dipangkas, sebab tidak memerlukan banyak ATK untuk keperluan print out laporan.
Baca juga: 8 Langkah Untuk Memilih Vendor ERP
3. Kesimpulan
ScaleOcean menawarkan software ERP terbaik untuk semua lini bisnis mulai dari usaha kecil menengah hingga perusahaan besar. Aplikasi dapat di custom sesuai kebutuhan dan alur kerja yang berjalan saat ini. Sistem ini juga mudah untuk diintegrasikan dengan aplikasi lain dan menyajikan data yang real-time. Melalui ScaleOcean, Anda dapat memperoleh seluru fitur software ERP yang sudah disebutkan sebelumnya dan bahkan bisa menambahnya. Yuk digitalisasikan bisnis Anda bersama ScaleOcean!
