Dalam berbisnis, pengelolaan inventaris yang efektif adalah hal yang dapat mengurangi pengeluaran biaya operasional. Salah satu permasalahan yang umum terjadi adalah munculnya stock out cost akibat kekurangan jumlah stok. Stock out cost adalah biaya yang muncul ketika suatu produk yang dibutuhkan tidak tersedia di gudang, yang bisa berdampak negatif pada operasional bisnis.
Pengelolaan gudang melalui sistem warehouse management yang baik dapat membantu mengurangi risiko munculnya stock out cost. Artikel ini akan menjelaskan apa itu stock out cost, penyebab, dampak, dan cara hitung stock out cost beserta rumusnya.
1. Stock Out Cost Adalah
Stock out cost adalah biaya yang timbul ketika suatu perusahaan kehabisan stok barang atau material yang dibutuhkan, sehingga dapat mengganggu kegiatan operasional dan mengurangi pendapatan. Biaya ini mencakup kehilangan penjualan langsung, dimana pelanggan mungkin beralih ke pesaing jika produk yang mereka inginkan tidak tersedia. Selain itu, ketidakpuasan pelanggan karena ketersediaan produk yang tidak konsisten dapat merusak reputasi perusahaan sebagai pemasok yang dapat diandalkan dan mengurangi loyalitas pelanggan.
Dalam situasi darurat, perusahaan mungkin harus membayar lebih banyak untuk pengiriman cepat atau produksi yang dipercepat, yang meningkatkan biaya operasional. Di sektor manufaktur, kekurangan bahan baku bisa menyebabkan downtime, yang mengakibatkan peningkatan biaya tenaga kerja.
Oleh karena itu, pengelolaan inventaris yang efektif sangat penting untuk menghindari biaya ini dan memastikan operasi yang lancar dan keberlanjutan keuangan bisnis.
2. Penyebab Terjadinya Stock Out Cost
Stock out cost terjadi ketika permintaan suatu produk tidak dapat dipenuhi karena kekurangan jumlah persediaan barang. Beberapa penyebab utama terjadina stock out cost meliputi.
a. Prediksi Permintaan yang Tidak Tepat
Kesalahan dalam memprediksi jumlah persediaan yang diperlukan terjadi karena kurangnya perhatian terhadap analisis tren sebelumnya atau tidak mengantisipasi perubahan pasar. Hal ini bisa berakibat kekurangan stok barang ketika permintaan meningkat atau penumpukan barang ketika permintaan menurun, kedua situasi tersebut mengakibatkan kerugian finansial.
b. Gangguan Rantai Pasokan
Masalah seperti keterlambatan pengiriman atau kegagalan produksi oleh pemasok dapat menyebabkan stock out. Faktor eksternal seperti gejolak politik, regulasi baru, atau bencana alam juga berpotensi dapat mengganggu transportasi dan distribusi, yang bisa memperburuk situasi kekurangan stok.
c. Angka Penjualan yang Melebihi Prediksi
Terkadang promosi yang sangat sukses yang menyebabkan banyaknya ulasan positif yang diperoleh dapat meningkatkan permintaan secara drastis dan tidak terduga. Tanpa persediaan yang cukup untuk menangani lonjakan permintaan ini, perusahaan dapat dengan cepat mengalami stock out. Hal itu bisa menyebabkan kehilangan penjualan dan peluang pendapatan.
d. Kesalahan pada Sistem
Kesalahan dalam software manajemen inventaris atau kesalahan input data dapat menghasilkan informasi stok yang tidak akurat. Hal ini bisa menyebabkan perusahaan menduga bahwa mereka memiliki lebih banyak atau lebih sedikit stok dari kenyataannya, yang memicu pembuatan keputusan pengadaan yang kurang tepat.
e. Kurangnya Keamanan Inventaris
Kehilangan stok disebabkan oleh pencurian atau kerusakan seringkali tidak terdeteksi secara dini. Kelihangan stok barang mengakibatkan kekurangan jumlah stok yang tidak terduga.
Dengan investasi dalam keamanan dan monitoring yang lebih baik, data stok akan lebih akurat.
3. Dampak Stock Out Cost bagi Bisnis
Stock out cost memiliki berbagai dampak negatif terhadap bisnis yang dapat mempengaruhi berbagai aspek operasional dan finansial. Berikut adalah dampak utama dari stock out cost.
a. Kehilangan Penjualan dan Pendapatan
Ketika stok habis, kesempatan untuk menjual produk kepada konsumen yang mencari produk tersebut akan hilang. Misalnya, jika sebuah produk populer tidak tersedia selama periode penjualan tinggi, seperti hari raya atau promosi besar, perusahaan akan mengalami penurunan pendapatan yang sangat besar. Hal ini dapat berdampak pada pendapatan jangka pendek dan mengurangi nilai investasi perusahaan.
b. Biaya Operasional Meningkat
Untuk mengatasi kekurangan stok, perusahaan mungkin perlu mempercepat proses pengiriman dari pemasok lain atau membeli bahan dengan harga yang lebih tinggi dari distributor lokal. Tindakan ini meningkatkan biaya logistik dan pengadaan, mengurangi margin keuntungan. Dalam beberapa kasus, biaya tambahan ini mungkin tidak sepenuhnya dapat dimasukkan ke harga jual, tergantung pada kisaran harag yang bisa dijangkau pelanggan dan kondisi pasar.
c. Gangguan Produksi
Dalam bisnis manufaktur, stock out bahan baku atau komponen penting dapat menyebabkan seluruh lini produksi berhenti. Karena harus mengatur ulang jadwal produksi dan mungkin membayar lembur untuk karyawan agar tetap memenuhi tenggat waktu, ini tidak hanya menunda pemenuhan pesanan tetapi juga meningkatkan biaya. Downtime ini juga bisa mengurangi kapasitas produksi tahunan, mempengaruhi pengiriman produk kepada pelanggan lain.
d. Menghambat Aliran Rantai Pasok
Frekuensi stock out yang tinggi menunjukkan adanya masalah dalam manajemen inventaris atau perencanaan rantai pasokan. Ini bisa menjadi tanda bahwa perusahaan perlu memperbaiki proses prediksi permintaan atau mengevaluasi cara komunikasi dengan pemasok agar tidak terjadi miskomunikasi terhadap pemasok. Hal ini meningkatkan biaya dan mengganggu aliran produk ke pasar. Pada akhirnya, aliran rantai pasok yang terhambat dapat menghentikan pertumbuhan perusahaan.
e. Penurunan Reputasi Bisnis
Reputasi sebagai bisnis yang dapat dipercaya harus bisa dipertahankan, terutama di industri yang kompetitif. Pemasok dan pelanggan dapat meragukan kualitas perusahaan karena seringkali terjadi stock out, yang dapat mengurangi peluang bisnis di masa depan. Reputasi yang buruk dalam pemenuhan pesanan dapat terbukti sulit untuk dipulihkan dan memerlukan usaha pemasaran dan layanan pelanggan yang maksimal untuk memperbaikinya
4. Cara Hitung Stock Out Cost
Menghitung stock out cost membutuhkan pengumpulan data dari beberapa sumber untuk mengukur secara akurat dampak keuangan dari kehabisan stok. Berikut adalah cara yang sederhana untuk menghitung stock out cost.
a. Hitung Angka Kehilangan Penjualan
Langkah pertama adalah mengestimasi berapa banyak penjualan yang hilang karena produk tidak tersedia. Ini dapat dihitung dengan rumus berikut.
b. Estimasi Biaya Peluang
Biaya peluang mencakup peluang keuntungan yang hilang dari penjualan tersebut. Menghitung biaya peluang dapat dilakukan melalui menganggap biaya peluang sebagai persentase dari kehilangan penjualan, misalnya 10%.
c. Hitung Biaya Tambahan
Biaya tambahan bisa berupa biaya pengiriman ekspres, pembelian dari pemasok yang lebih mahal, atau biaya produksi tambahan. Total biaya tambahan dihitung dengan menjumlahkan semua pengeluaran ekstra yang dikeluarkan untuk mengatasi stock out.
d. Total Stock Out Cost
Untuk mendapatkan total biaya stock out, jumlahkan semua komponen biaya yang telah dihitung.
Misalnya, jika kehilangan penjualan adalah Rp50,000,000, biaya peluang dianggap 10% dari kehilangan penjualan, dan total biaya tambahan adalah Rp6,000,000, maka.
Dengan menggunakan rumus ini, Anda dapat menghitung dampak finansial dari kehabisan stok dengan cara yang sistematis dan memahami berbagai komponen biaya yang terlibat. Ini membantu dalam mengambil keputusan yang lebih baik untuk strategi manajemen persediaan di masa depan.
Baca juga: Pelajar 5 Manfaat Serta Contoh SKU Produk
5. Kesimpulan
Stock out cost adalah hal yang harus dicegah agar efisiensi dan profitabilitas bisnis tetap terjaga.
Stock out cost adalah indikator penting yang menunjukkan keefektifan manajemen persediaan Anda. Penggunaan warehouse management yang efektif dapat mengursngi risiko munculnya stock out cost serta menguragi dampak negatif pada keuangan bisnis.
Pemahaman tentang cara menghitung dan penyebab penurunan stok memudahkan perusahaan untuk mengembangkan metode yang lebih baik agar persediaan barang tetap tersedia. Selain itu, warehouse management yang efektif dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengoptimalkan operasi bisnis.
