Di antara berbagai dokumen transaksi, faktur penjualan diperlukan sebagai bukti kesepakatan yang sah. Selain itu, faktur penjualan berisi rincian yang diperlukan untuk pelacakan, pelaporan keuangan, dan kepatuhan pajak. Berdasarkan cara pembayaran dalam transaksi penjualan, dokumen ini dibagi menjadi faktur tunai dan kredit. Sehingga perusahaan perlu memahami karakteristik dan perbedaan antara keduanya, serta elemen-elemen yang ada di dalamnya.
Faktur penjualan tunai diperlukan ketika pembayaran dilakukan secara langsung. Sedangkan faktur penjualan kredit dikeluarkan saat pembayaran dilakukan dengan rentang waktu atau periode tertentu yang telah ditentukan. Dalam artikel ini akan dibahas lebih lanjut kedua faktur tersebut dan contoh dari masing-masing dengan skenario sederhana yang mudah Anda pahami.
1. Peran Faktur Penjualan
Faktur penjualan adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai bukti transaksi penjualan antara penjual dan pembeli. Umumnya berisi deskripsi barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga per unit, dan total harga. Faktur penjualan juga mencakup informasi penting lainnya seperti tanggal transaksi, informasi kontak kedua pihak, serta syarat dan kondisi pembayaran.
Perannya yang lebih luas adalah membantu perusahaan untuk memantau arus keluar masuk barang atau jasa, mengelola piutang, dan merencanakan cash flow dengan lebih baik. Dokumen ini juga menjadi dasar untuk mengidentifikasi kapan pembayaran jatuh tempo. Pada aspek hukum, faktur penjualan dapat dijadikan sebagai bukti jika terjadi perselisihan, sehingga menjadi rujukan kesepakatan yang telah dibuat antara penjual dan pembeli.
2. Beda Faktur Penjualan Kredit & Tunai
Faktur penjualan kredit dan tunai merupakan dua jenis faktur yang digunakan dalam transaksi penjualan, yang berbeda secara aspek metode pembayaran. Faktur penjualan tunai dikeluarkan saat pembayaran dilakukan secara langsung pada saat barang atau jasa diserahkan. Artinya, tidak ada utang yang tertunda antara pembeli dan penjual.
Sedangkan faktur penjualan kredit dikeluarkan untuk transaksi yang memperbolehkan pembeli untuk membayar pada periode waktu yang ditentukan, sesuai dengan kesepakatan kedua pihak. Faktur kredit tidak hanya mencatat detail transaksi tetapi juga informasi terkait syarat kredit, seperti tanggal jatuh tempo pembayaran, denda keterlambatan, dan persyaratan pembayaran lainnya yang telah disetujui.
Pemilihan antara penggunaan faktur penjualan kredit dan tunai bergantung pada kebijakan penjualan perusahaan, hubungan dengan pelanggan, dan kondisi pasar. Faktur kredit dinilai cukup efektif untuk menarik dan mempertahankan pelanggan dengan memberikan fleksibilitas pembayaran. Tapi juga ada risiko piutang tak tertagih yang lebih tinggi. Sebaliknya, faktur tunai bisa meminimalkan risiko tersebut namun kurang menarik bagi pelanggan yang mencari fleksibilitas pembayaran.
3. Contoh Faktur Penjualan Kredit
Contoh faktur penjualan kredit dapat Anda simak pada skenario berikut. Misalkan Anda memiliki sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan alat elektronik. Pada tanggal 15 Maret 2024, Anda menjual beberapa barang elektronik kepada PT. Tekno Solusi secara kredit. Daftar barang yang dijual meliputi 5 unit laptop dengan harga jual produk per unit Rp15.000.000 dan 10 unit smartphone dengan harga per unit Rp5.000.000. PT. Tekno Solusi diberikan waktu pembayaran selama 30 hari setelah faktur diterbitkan. Dari informasi tersebut, maka kita bisa buat contoh faktur penjualan kredit seperti berikut.
Dari contoh faktur penjualan kredit di atas, bisa dilihat bahwa terdapat beberapa komponen penting yang harus ada pada dokumen ini. Pertama, informasi dasar seperti nomor faktur yang unik untuk setiap transaksi agar membantu dalam pelacakan dan pengarsipan. Selanjutnya, tanggal faktur yaitu kapan transaksi dilakukan. Tidak kalah penting jatuh tempo pembayaran, yang menyatakan kapan pembayaran harus diselesaikan. Kemudian, identitas penjual dan pembeli, yang mencakup nama dan kontak detail.
Selanjutnya, rincian produk atau layanan. Ini termasuk deskripsi dari setiap item, jumlah yang dibeli, harga per unit, dan total harga yang harus dibayar. Dalam contoh faktur penjualan kredit ini, ada dua item yaitu laptop dan smartphone dengan total kewajiban pembayaran dari pembeli kepada penjual sebesar Rp125.000.000.
Contoh faktur penjualan kredit di atas juga memuat ketentuan kredit yang mencakup syarat-syarat pembayaran yang disetujui. Dalam contoh tersebut, pembayaran kredit harus diselesaikan dalam waktu 30 hari setelah faktur diterbitkan. Ada juga instruksi untuk melakukan pembayaran sesuai dengan nomor faktur dan tanggal jatuh tempo, yang memudahkan penyesuaian pembayaran dengan catatan akuntansi penjual. Penekanan pada nomor faktur ini juga penting untuk menghindari kebingungan atau kesalahan saat pembayaran dilakukan.
4. Contoh Faktur Penjualan Tunai
Lalu, seperti apa contoh faktur penjualan tunai? Perhatikan skenario satu ini. PT. Cahaya Baru adalah toko peralatan rumah tangga yang terletak di Surabaya. Pada tanggal 15 Maret 2024, Bapak Andi melakukan pembelian beberapa barang dari toko tersebut secara tunai. Barang yang dibeli meliputi 1 unit kulkas dengan harga Rp4.500.000 dan 2 unit blender dengan harga per unit Rp750.000. Pembayaran dilakukan langsung di kasir pada saat pembelian. Jadi, contoh faktur penjualan tunai dari skenario di atas yaitu:
Dari contoh faktur penjualan tunai di atas, bisa dilihat bahwa faktur ini juga mencakup beberapa komponen penting yang membedakannya dari faktur penjualan kredit. Pertama, informasi dasar yang mencakup nomor faktur dan tanggal faktur. Informasi tentang penjual dan pembeli juga harus dicantumkan, meskipun dalam konteks penjualan tunai, tidak ada informasi mengenai syarat pembayaran kredit atau jatuh tempo karena transaksi diselesaikan segera.
Rincian tentang barang yang dibeli juga tetap dituliskan dengan spesifik memuat deskripsi produk, kuantitas yang dibeli, harga per unit, dan total harga untuk setiap barang. Dari contoh di atas, ada dua item yaitu sebuah kulkas dengan harga Rp4.500.000 dan dua unit blender dengan harga satuan Rp750.000. Total keseluruhan sebesar Rp6.000.000 yang telah dibayar atau harus dibayar langsung oleh pembeli.
Selain itu, faktur penjualan tunai juga mencantumkan ketentuan seperti tidak diperbolehkan retur pembelian barang kecuali ada kerusakan pabrik dengan batas waktu laporan pembelian yang spesifik. Dalam contoh di atas, ditetapkan selama tujuh hari setelah pembelian. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan untuk menjelaskan kebijakan penjualan dan mengatur ekspektasi antara pembeli dan penjual.
5. Kesimpulan
Jadi, dapat disimpulkan bahwa faktur penjualan tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi penjualan yang telah dilakukan, tetapi juga berperan dalam administrasi keuangan untuk kedua pihak dan perencanaan arus kas yang lebih baik. Faktur penjualan memuat detail penting yang diperlukan untuk pelaporan dan audit keuangan, serta menjadi bukti hukum yang bisa digunakan jika terjadi perselisihan atau untuk mengkonfirmasi kesepakatan yang telah disetujui.
Secara metode pembayaran, faktur penjualan dibedakan menjadi kredit dan tunai. Dari contoh faktur penjualan kredit dan tunai yang diberikan di atas, ada beberapa komponen penting yang membedakan dua dokumen ini. Aspek tersebut adalah tanggal jatuh tempo dan rincian syarat kredit. Aspek-aspek ini tidak ada dalam contoh faktur penjualan tunai. Tapi, faktur ini memuat kebijakan pengembalian dan tenggat waktu pelaporan pengembaliannya.
