Keberhasilan suatu proyek bagi perusahaan konstruksi sangat bergantung pada perencanaan, koordinasi, dan manajemen yang efektif. Tapi, tidak bisa dihindari bahwa alur proyek sangatlah kompleks dan melibatkan banyak tugas-tugas penting. Inilah mengapa penggunaan metodologi dan alat yang tepat seperti WBS project management menjadi kunci utama.
Software ini mempermudah implementasi dan pemantauan rencana WBS secara real-time. Dengan mengimplementasikannya, dapat dipastikan proyek konstruksi berjalan dengan lancar dari awal hingga akhir. Sistem WBS manajemen proyek tentu tidak hanya menyederhanakan proses kerja, tetapi juga meningkatkan akurasi perencanaan serta efisiensi alokasi sumber daya. Cari tahu lebih lanjut cara kerja sistem tersebut pada pembahasan berikut.
1. Pentingnya WBS bagi Proyek Konstruksi
Pembuatan work breakdown structure (WBS) dibutuhkan dalam manajemen proyek konstruksi karena dokumen ini memuat framework semua tugas yang diperlukan dalam suatu proyek. WBS membagi proyek besar menjadi komponen-komponen yang lebih kecil, sehingga Anda dan tim memiliki pemahaman yang sama tentang lingkup pekerjaan dengan lebih detail. Melalui pembagian tugas ini, WBS membantu identifikasi semua aktivitas yang diperlukan, memastikan tidak ada elemen pekerjaan yang terlewat.
Selain itu, WBS juga diperlukan untuk proses perencanaan dan penjadwalan proyek. Dengan memecah proyek menjadi unit yang lebih kecil, tim pelaksana proyek dapat menetapkan jadwal yang realistis, mengalokasikan sumber daya dengan lebih akurat, dan menetapkan tanggung jawab yang jelas untuk setiap bagian pekerjaan. Dokumen ini juga meningkatkan koordinasi dan komunikasi antar anggota tim, mendukung pengawasan dan kontrol proyek yang lebih baik, serta membantu identifikasi dan mengelola risiko yang bisa saja terjadi selama pelaksanaan proyek.
Lebih lanjut, pembuatan WBS juga diperlukan untuk manajemen biaya proyek konstruksi. Dengan detail yang dicantumkan dalam dokumen ini, Anda dapat melakukan estimasi biaya secara lebih akurat untuk setiap komponen pekerjaan. Selain itu, WBS memudahkan pemantauan progress proyek dan evaluasi kinerja terhadap rencana yang dibuat sebelumnya. Jadi, perusahaan bisa mendeteksi lebih cepat jika ada ketidaksesuaian dan segera melakukan tindakan pencegahan agar tidak berdampak buruk pada efektivitas proyek.
2. Pantau Proyek dengan WBS Project Management
Ternyata WBS punya peran penting untuk memastikan proyek berjalan dengan baik dan efektif. Bahkan juga dibutuhkan untuk estimasi RAB proyek. Nah, untuk itu pembuatannya harus dilakukan dengan hati-hati dan minim kesalahan. Software manajemen konstruksi yang dilengkapi dengan WBS project management bisa Anda andalkan. Apa kelebihannya?
a. Project Initialization
Pada tahap inisiasi proyek menggunakan software manajemen konstruksi, Anda dapat dengan mudah mengumpulkan dan menyusun informasi penting terkait proyek konstruksi yang akan dijalankan. Software ini punya template proyek yang dapat disesuaikan, sehingga Anda bisa lebih mudah mendefinisikan tujuan, lingkup, dan status proyek secara jelas dan terstruktur. Bahkan, sistem ini juga mendukung kolaborasi input data. Artinya, semua pihak yang berkepentingan bisa secara bersama memasukkan informasi, memastikan semua perspektif dan kebutuhan terintegrasi sejak awal proyek.
b. WBS Creation
Pembuatan work breakdown structure juga menjadi lebih efisien dengan menggunakan WBS project management. Anda hanya perlu drag dan drop elemen untuk mengorganisir struktur proyek, memecahnya menjadi paket pekerjaan yang lebih kecil. Cara ini tidak hanya mempercepat proses pembuatan WBS tetapi juga memudahkan komunikasi struktur proyek kepada tim dan stakeholder terkait.
c. Resource Allocation & Budgeting
WBS manajemen proyek dalam software manajemen konstruksi juga memfasilitasi alokasi sumber daya dan budget dengan menyediakan fitur untuk estimasi dan mengatur sumber daya yang diperlukan dalam setiap paket pekerjaan. Alokasi sumber daya yang dimaksud seperti tenaga kerja, material, dan peralatan konstruksi khusus ke tugas-tugas tertentu. Setelah alokasi ini selesai, software akan secara otomatis menghitung biaya total. Jadi, pembuatan anggaran puni lebih akurat dan alokasi sumber daya juga lebih efisien.
d. Timeline Planning
Untuk keperluan timeline planning, sistem WBS manajemen proyek menawarkan fitur pembuatan jadwal, secara spesifik sekaligus penetapan durasi dan dependensi antar tugas. Integrasi dengan kalender dan notifikasi membantu semua anggota pelaksana proyek tetap mendapatkan informasi up-to-date tentang tenggat waktu dan prioritas. Fitur ini memastikan bahwa proyek berjalan sesuai jadwal dan meminimalkan risiko keterlambatan.
e. Progress Tracking
Mengikuti progress proyek menjadi lebih mudah dan efektif dengan software WBS project management. Fitur pelacakan waktu dan update status secara real-time membantu Anda untuk memantau kemajuan setiap paket pekerjaan, membandingkannya dengan rencana yang telah ditetapkan. Langkah ini juga mendukung Anda dalam identifikasi masalah atau perbedaan dari rencana lebih awal.
f. Performance Reporting
Performance reporting dalam software WBS manajemen proyek akan membantu Anda dalam pembuatan laporan proyek yang menyeluruh dan mudah dipahami. Laporan juga dapat disesuaikan untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan secara spesifik seperti status kemajuan, penggunaan sumber daya, dan penggunaan anggaran. Dengan data yang terpusat, laporan ini dapat dengan mudah dibagikan ke stakeholder.
g. Project Closure & Review
Saat proyek hampir selesai, software manajemen konstruksi yang dilengkapi dengan WBS project management memudahkan proses penutupan dan review. Fitur dokumentasi dan arsip membantu Anda menyimpan semua dokumen proyek, laporan kinerja, dan feedback stakeholder di satu platform. Dengan ini, evaluasi proyek menjadi lebih efisien, sehingga ke depannya perusahaan bisa melakukan peningkatan.
Baca juga: 5 Tahap Konstruksi pada Proyek Bangunan
3. Contoh Penerapan WBS Project Management
Software manajemen konstruksi ScaleOcean adalah salah satu sistem terbaik yang menawarkan WBS manajemen proyek paling efektif. Sebagai contoh, Anda akan mengerjakan proyek pembangunan pusat perbelanjaan baru. WBS project management ScaleOcean akan secara efisien membantu Anda memantau proyek dari proses inisialisasi hingga penutupan.
Pertama, Anda perlu melakukan input tujuan proyek, misalnya membangun pusat perbelanjaan dengan fasilitas lengkap, kemudian lingkup pekerjaan, seperti konstruksi bangunan, instalasi utilitas, penyediaan fasilitas parkir, dan area hijau, serta kebutuhan stakeholder seperti penyewa, pengunjung, pemerintah lokal. Anda juga perlu menetapkan kriteria sukses proyek, seperti jadwal pembukaan pusat perbelanjaan dan target pendapatan.
Selanjutnya ScaleOcean akan secara otomatis membuat WBS proyek dari informasi yang Anda inputkan. Setelah WBS dibuat, alokasikan sumber daya untuk setiap paket pekerjaan. Misalnya, untuk konstruksi bangunan, tetapkan jumlah tenaga kerja, material yang diperlukan, dan peralatan konstruksi. Software manajemen konstruksi akan menghitung biaya berdasarkan sumber daya yang dialokasikan.
Tetapkan juga durasi untuk setiap paket pekerjaan, seperti 6 bulan untuk konstruksi bangunan dan 2 bulan untuk instalasi utilitas. Software manajemen konstruksi ScaleOcean secara otomatis akan menetapkan dependensi, seperti instalasi utilitas yang tidak dapat dimulai sebelum konstruksi bangunan selesai, memastikan jadwal proyek terorganisir secara efisien.
Selama eksekusi proyek, sistem WBS manajemen proyek akan secara rutin memperbarui status setiap paket pekerjaan. Jadi, Anda bisa dengan mudah membandingkan kemajuan aktual dengan rencana, mengidentifikasi area yang mengalami keterlambatan, dan bisa segera mengambil tindakan pencegahan.
ScaleOcean software manajemen konstruksi pun secara cepat dan mudah membuat laporan kinerja berkala yang mencakup detail seperti kemajuan proyek, penggunaan sumber daya, dan perbandingan anggaran dengan pengeluaran aktual. Laporan ini sangat berguna untuk review dengan manajemen dan stakeholder, memberikan transparansi terhadap kinerja proyek.
4. Kesimpulan
WBS sangat diperlukan perusahaan konstruksi untuk memecah proyek besar menjadi komponen-komponen yang lebih kecil, membantu dalam membuat perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan proyek agar lebih terorganisir dan efisien. Dengan memastikan semua aktivitas diperhitungkan, WBS meningkatkan koordinasi tim, memfasilitasi alokasi sumber daya yang akurat, dan mendukung pengelolaan anggaran serta identifikasi risiko.
Software manajemen konstruksi ScaleOcean adalah solusi terbaik bagi Anda untuk membuat WMS secara efektif. Dengan ini, ScaleOcean tidak hanya memudahkan pengelolaan proyek tetapi juga memastikan proyek selesai sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Implementasikan ScaleOcean sekarang juga dengan menghubungi tim kami untuk dapatkan demo gratisnya!
