Saat ini, mulai banyak perusahaan yang berinvestasi dalam teknologi canggih untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnisnya. Salah satunya pada sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem ERP adalah sebuah integrasi dari berbagai komponen sistem informasi yang dirancang untuk mengotomatisasi, mengintegrasikan, dan mengoptimalkan berbagai proses bisnis lintas departemen dalam perusahaan.
Komponen ERP ini meliputi hardware, software, process, database serta melibatkan berbagai pihak dalam perusahaan. Melalui kerja sama seluruh komponen sistem informasi ini, operasional perusahaan dapat terkoordinasi dengan lebih baik. Pada artikel kali ini, kita akan mengeksplorasi lebih lanjut mengenai komponen-komponen dasar tersebut dan bagaimana masing-masing komponen berperan dalam meningkatkan performa bisnis perusahaan.
1. Komponen Komponen ERP
Komponen-komponen dari sistem ERP saling berkoordinasi untuk mencapai integrasi data dan proses bisnis sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan. Komponen komponen ERP ini meliputi people, process, hardware, software, dan database.
a. People
Komponen ini mencakup semua pengguna, dari level eksekutif hingga staf lapangan yang membutuhkan akses ke sistem untuk melakukan tugasnya dengan lebih baik. Sebagai contoh, manajer keuangan memerlukan akses ke modul keuangan ERP, sedangkan manajer produksi akan mengakses modul perencanaan produksi. Tanpa keterlibatan dan pelatihan yang memadai bagi pengguna, penerapan ERP bisa jadi tidak efektif atau bahkan gagal.
b. Process
Meskipun ERP dapat mendukung serta meningkatkan efisiensi pada perusahaan, proses atau alur kerja yang tidak sejalan dengan sistem dapat menyebabkan performa ERP tidak optimal atau bahkan mengalami hambatan saat implementasi. Oleh karena itu, melakukan review terhadap proses bisnis dan memastikan integrasi yang baik dengan sistem ERP merupakan langkah penting untuk mencapai kesuksesan implementasi sistem.
c. Hardware
Komponen ERP berikutnya adalah hardware. Ini merupakan infrastruktur fisik yang diperlukan untuk menjalankan sistem. Termasuk server, perangkat penyimpanan, dan perangkat jaringan seperti router dan switch. Keandalan, kinerja, dan skalabilitas hardware sangat penting untuk memastikan fungsionalitas sistem ERP. Pilihan hardware bisa mempengaruhi kinerja keseluruhan sistem. Investasi yang cukup pada hardware berkualitas tinggi dan dukungan teknis yang handal diperlukan agar sistem dapat memenuhi jumlah pengguna yang besar dan beban kerja yang kompleks.
d. Software
Software adalah komponen ERP yang paling inti. Biasanya, software ERP bersifat modular, artinya memiliki modul-modul tertentu yang ditujukan untuk area bisnis yang spesifik seperti keuangan, produksi, sumber daya manusia, dan lainnya. Modul-modul ini dapat diintegrasikan untuk mendukung aliran data dari berbagai proses bisnis. Oleh karena itu, Anda harus memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti biaya, fungsionalitas, fleksibilitas, dan dukungan vendor.
e. Database
Database adalah komponen sistem informasi ERP yang berfungsi sebagai pusat penyimpanan untuk semua data yang digunakan oleh sistem. Database memungkinkan integrasi data di seluruh departemen. Dengan ini, semua pengguna memiliki akses ke informasi yang konsisten dan up-to-date. Dengan database terpusat, perusahaan juga dapat menghindari redudansi dan meningkatkan integritas data. Karena pentingnya fungsi database, pengelolaan dan pemeliharaan juga perlu diperhatikan. Hal ini termasuk backup data, pemulihan, optimasi kinerja, dan pemasangan keamanan data.
2. Bagaimana Komponen ERP Bekerja?
Sistem ERP adalah kumpulan dari berbagai komponen sistem informasi yang saling berinteraksi untuk mendukung proses bisnis suatu perusahaan. Pusat operasional sistem ini terletak pada komponen software dan database. Software menyediakan fungsi dan fitur yang mendukung proses bisnis, sementara database sebagai gudang informasi yang memastikan data tersimpan dengan baik.
Lalu, komponen sistem informasi seperti hardware menjadi pondasi yang memungkinkan software dan database beroperasi dengan efisien dan efektif. Server, stasiun kerja, dan perangkat jaringan semuanya diperlukan agar data dapat diakses dengan cepat sehingga proses bisnis dapat berjalan tanpa hambatan.
Sementara itu, proses bisnis adalah alur kerja yang mendefinisikan bagaimana perusahaan akan beroperasi. Ketika proses ini diintegrasikan ke dalam ERP, perusahaan dapat memastikan bahwa prosedur telah dilakukan sesuai standar dan sumber daya digunakan dengan cara yang paling efisien.
Tapi, tanpa keterlibatan, pelatihan, dan dukungan dari individu di perusahaan, implementasi sistem ERP tidak akan berfungsi dengan maksimal. Mereka diperlukan untuk memastikan data yang dimasukkan ke dalam sistem akurat, proses bisnis diikuti dengan benar, dan memastikan semua fitur serta fungsionalitas sistem digunakan untuk mencapai keuntungan maksimal.
3. Modul Dasar Sistem ERP di Perusahaan
Selain komponen komponen ERP, sistem ini juga memiliki beberapa modul dasar. Masing-masing modul tentunya memiliki fungsi yang meningkatkan efisiensi proses bisnis. Apa saja modul dasar tersebut?
a. Accounting Management
Modul accounting management diperlukan untuk memastikan semua transaksi keuangan perusahaan direkam, diproses, dan dilaporkan dengan akurat. Hal ini mencakup fungsi seperti pembukuan, pelaporan keuangan, manajemen kas, dan pelacakan aset tetap. Dengan adanya modul ini, perusahaan dipastikan telah menerapkan standar akuntansi, meningkatkan transparansi keuangan, dan memudahkan proses audit.
b. Inventory Management
Modul inventory management diperlukan untuk membantu perusahaan dalam melacak dan mengelola persediaan barang secara efisien. Dengan fitur pelacakan stok, perencanaan permintaan, dan pengaturan reorder point, perusahaan dapat mengurangi kelebihan stok, mencegah kekurangan stok, dan mengoptimalkan biaya penyimpanan.
c. HRIS
HRIS adalah modul yang berfokus pada manajemen sumber daya manusia. Ini mencakup proses perekrutan, pelatihan, manajemen gaji, manajemen kinerja, dan manfaat karyawan. Dengan HRIS, Anda dapat mengotomatisasi berbagai proses HR, memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan, dan meningkatkan keterlibatan karyawan dalam setiap proses bisnis.
d. Sales and Marketing
Sedangkan modul sales and marketing dapat dimanfaatkan untuk memaksimalkan aktivitas penjualan dan pemasaran dalam perusahaan. Di antaranya dengan mengakses secara real-time informasi pelanggan, produk, harga, dan persediaan. Tidak hanya itu, modul ini juga bisa digunakan untuk melakukan otomatisasi pemrosesan pesanan. Jadi, Anda bisa secara langsung membuat dan mengirim faktur ke pelanggan. Bahkan, bisa membantu Anda merencanakan, melaksanakan, dan mengukur marketing campaign, termasuk segmentasi pasar, target audiens, dan alokasi anggaran.
e. Customer Relationship Management
Modul customer relationship management (CRM) berfokus pada hubungan perusahaan dengan pelanggan. Dengan otomatisasi pemasaran, manajemen kontak, layanan pelanggan, dan dukungan penjualan, CRM membantu Anda memahami kebutuhan dan perilaku pelanggan, meningkatkan retensi pelanggan, dan mendorong peningkatan penjualan.
3. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa komponen ERP meliputi people, process, hardware, software, dan database. Komponen sistem informasi tersebut saling bekerja untuk memastikan efisiensi dari integrasi data lintas departemen. Software dan database mendukung dan mengotomatisasi proses bisnis. Hardware memastikan operasional berjalan dengan lancar. Proses bisnis mendefinisikan alur kerja dan standar operasional, sedangkan keterlibatan individu memastikan kesuksesan implementasi dan penggunaan sistem.
Selain komponen komponen ERP, ada juga sejumlah modul dasar yang memaksimalkan fungsi sistem. Modul ini meliputi accounting management, inventory management, HRIS, supply chain management, dan customer relationship management. Setiap modul dirancang untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keefektifan proses bisnis di setiap departemen.
