Jika Anda ingin bersaing untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, tentu kualitas produk atau layanan yang perusahaan berikan harus mampu memenuhi ekspektasi mereka. Hal inilah yang menjadikan banyak perusahaan kini mulai menaruh perhatian lebih pada kualitas produk atau layanan yang diberikan. Strategis ini dikenal dengan sistem manajemen mutu.
Tapi tahukah Anda ternyata metode ini erat kaitannya dengan supply chain management? Kalau belum, simak pembahasan artikel di bawah ini. Karena kali ini akan dijelaskan lebih detail apa sebenarnya quality management itu, dan apa saja komponen serta prinsip yang mendasari kesuksesan penerapannya.
1. Konsep Manajemen Mutu di SCM
Quality management adalah metode bisnis yang berfokus pada peningkatan kualitas produk atau layanan yang perusahaan berikan ke pelanggan. Hal ini bisa dilakukan dengan perbaikan pada serangkaian prosedur, kebijakan, dan proses bisnis lainnya untuk memastikan kalau yang ditawarkan perusahaan telah memenuhi standar yang ditetapkan atau sesuai dengan ekspektasi konsumen.
Ternyata quality management erat sekali dengan supply chain management. Kok bisa? Ketika perusahaan berupaya memperbaiki kualitas produk atau jasanya, secara tidak langsung juga mempengaruhi setiap aspek dari rantai pasokan. Mulai dari pemilihan bahan baku, efisiensi produksi, penyimpanan, hingga distribusi.
Sebagai contoh, bahan baku berkualitas tinggi akan mengurangi kemungkinan cacat produk, yang nantinya tentu mengurangi biaya produksi dan meningkatkan efisiensi supply chain management. Tidak hanya itu, dengan sistem manajemen mutu yang efektif, perusahaan juga dapat mengidentifikasi dan memperbaiki aspek yang kurang dalam rantai pasokan. Nah, dengan ini akan tercipta kinerja yang lebih optimal dalam perusahaan secara menyeluruh.
2. Komponen Utama Manajemen Mutu
Dalam mengimplementasikan sistem manajemen mutu, ada beberapa komponen utama yang perlu diperhatikan. Setiap komponen memiliki peran khusus, mulai dari perencanaan hingga peningkatan berkelanjutan. Berikut komponen-komponen tersebut.
a. Quality Planning
Perencanaan mutu adalah tahap awal dalam siklus ini dan menjadi dasar bagi semua aktivitas yang selanjutnya dikerjakan. Dalam quality planning, perusahaan perlu menetapkan tujuan mutu, memilih standar yang relevan, dan menyusun rencana produksi untuk memenuhi standar tersebut. Oleh karena itu, dibutuhkan identifikasi kebutuhan pelanggan, penetapan spesifikasi produk, dan pengembangan prosedur yang diperlukan.
b. Quality Control
Kontrol mutu adalah proses yang bertujuan untuk memonitor dan membandingkan kinerja aktual produk atau proses dengan standar yang telah ditentukan. Artinya Anda melakukan pemeriksaan pada tahap-tahap tertentu untuk mendeteksi dan mengatasi hal yang tidak sesuai. Melalui tahap ini, perusahaan dapat memastikan bahwa produk atau layanan yang diberikan telah konsisten dengan standar yang ditetapkan.
c. Quality Assurance
Komponen manajemen berikutnya adalah quality assurance. Hal ini dibutuhkan untuk memberi keyakinan kepada pelanggan kalau produk memang telah memenuhi standar mutu yang ditetapkan. Berbeda dengan kontrol mutu yang fokus pada hasil akhir, jaminan mutu lebih berfokus pada proses dan memastikan praktik yang diterapkan selama produksi adalah yang terbaik.
d. Quality Improvement
Quality improvement adalah proses berkelanjutan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja proses dan sistem secara keseluruhan. Apa saja yang bisa dilakukan? Mulai dari evaluasi kinerja produksi saat ini, identifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan implementasi inovasi dalam perbaikan. Melalui peningkatan mutu, perusahaan dapat beradaptasi dengan perubahan, memenuhi tuntutan pelanggan yang terus berkembang, dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional.
3. Prinsip Manajemen Mutu
Dalam mengimplementasikannya, ada beberapa prinsip manajemen mutu yang harus dipahami dan diterapkan oleh perusahaan. Prinsip-prinsip ini menjadi panduan untuk mencapai mutu yang diinginkan. Berikut penjelasan prinsip-prinsip tersebut.
a. Orientasi Pelanggan
Prinsip manajemen mutu satu ini menekankan pentingnya memahami dan memenuhi kebutuhan serta ekspektasi pelanggan. Jadi, Anda harus fokus pada penciptaan nilai bagi pelanggan, memastikan kalau produk atau jasa yang disediakan memenuhi keinginannya. Dengan menjadikan pelanggan sebagai pusat perhatian, perusahaan akan menciptakan loyalitas dan mempertahankan pasar.
b. Kepemimpinan
Maksud dari prinsip manajemen mutu kepemimpinan adalah Anda perlu menetapkan arah, menciptakan lingkungan internal yang menguntungkan, dan memotivasi karyawan untuk mencapai standar mutu yang diharapkan. Pemimpin yang baik harus memastikan visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan telah diterapkan secara konsisten di seluruh struktur perusahaan.
c. Melibatkan Karyawan
Mencapai kualitas produk atau layanan tentunya juga dibutuhkan andil dari semua pihak di perusahaan. Dengan melibatkan karyawan dalam proses perbaikan dan pembuatan keputusan, perusahaan jadi memiliki banyak inovasi dan sudut pandang demi perbaikan mutu, sekaligus juga untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
d. Pendekatan Proses
Menerapkan pendekatan proses artinya memahami dan mengelola aktivitas bisnis sebagai proses yang saling terhubung secara efektif dan konsisten. Dengan memfokuskan pada proses dan cara kerjanya, perusahaan dapat lebih efisien dalam mencapai hasil yang diinginkan dan memastikan kualitas yang tetap sama dalam setiap prosesnya.
e. Improvisasi
Improvisasi dalam prinsip manajemen mutu tidak hanya membuat perubahan yang cepat untuk mengatasi masalah jangka pendek, tetapi juga mencari peluang untuk perbaikan berkelanjutan dalam jangka panjang. Jadi diperlukan kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan, memanfaatkan feedback, dan menerapkan solusi inovatif untuk meningkatkan mutu secara keseluruhan.
4. Contoh Sistem Manajemen Mutu di Bisnis
Karena perusahaan semakin sadar pentingnya kualitas bagi produk atau layanan, maka banyak bisnis yang juga telah mengadopsi berbagai sistem manajemen mutu untuk memastikan konsistensi dan keunggulan produknya. Salah satu contoh yang paling terkenal adalah ISO 9001. Sistem ini menetapkan standar untuk proses quality management dan memfokuskan pada pemenuhan kebutuhan pelanggan, ketepatan waktu dalam penyampaian, dan peningkatan berkelanjutan.
Selain itu, ada juga six sigma sebuah metodologi yang menggunakan pendekatan statistik untuk mengidentifikasi dan menghilangkan penyebab variasi dalam proses bisnis. Metode ini berfokus pada pengurangan kesalahan dan peningkatan efisiensi, dan telah digunakan oleh banyak perusahaan besar seperti General electric dan Motorola untuk meningkatkan kualitas produknya.
TQM atau total quality management juga merupakan contoh lain dari sistem manajemen mutu. TQM menganggap upaya peningkatan mutu adalah tanggung jawab semua pihak di perusahaan. Sehingga dalam penerapannya melibatkan semua departemen dan karyawan. Tujuannya untuk memenuhi ekspektasi pelanggan melalui perbaikan di semua area bisnis, termasuk produk, proses, dan budaya perusahaan.
5. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan ternyata sistem manajemen mutu memiliki hubungan yang erat dengan supply chain management (SCM). Keduanya berfungsi sebagai dasar utama dalam mengoptimalkan operasi bisnis dan memastikan produk atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan memenuhi standar kualitas. Untuk mencapai hasil yang maksimal, tentunya diperlukan teknologi canggih yang bisa memantau kualitas tersebut secara otomatis dan real-time.
Bingung memilih sistem yang tepat dan bisa menyesuaikan kebutuhan bisnis Anda? Tenang, ScaleOcean hadir sebagai partner bisnis terbaik yang bisa memberikan solusi manajemen mutu mengikuti kondisi perusahaan. Pemilihan fitur dan modulnya dapat dikustomisasi sehingga manfaat implementasi yang dirasakan bisa maksimal. Tunggu apalagi, segera hubungi kami dan pastikan bahwa produk atau layanan Anda secara konsisten telah sesuai dengan standar yang ditetapkan!
