Tahapan penerimaan barang adalah alur awal pergerakan barang dalam manajemen gudang, dari supplier dan akan dimasukkan ke inventory gudang. Dibutuhkan sistem yang dapat mengatur alur produksi agar pergerakan barang menjadi efektif dan tidak akan mengganggu jalannya produktivitas gudang.
Salah satunya dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) penerimaan barang dalam manajemen gudang agar dapat memastikan tingkat kualitas yang sama dan konsisten di setiap tahapan supply chain. Dalam artikel ini akan dibahas apa itu SOP penerimaan barang dan pentingnya dalam pengelolaan manajemen gudang.
1. Apa itu SOP Penerimaan Barang
Prosedur operasi standar atau SOP adalah suatu kebijakan yang dijadikan acuan dalam menjalankan suatu proses bisnis. Mulai dari purchasing, penerimaan barang, hingga penjualan, semuanya memiliki standar prosedur yang berbeda-beda. Nah, dalam manajemen gudang, SOP tidak hanya berkaitan dengan distribusi saja, melainkan seluruh proses pengelolaan barang. Termasuk proses penerimaan barang yang dikirim dari supplier.
SOP penerimaan barang adalah dokumen yang merinci terkait langkah-langkah yang harus diikuti dalam setiap alur penerimaan barang, inspeksi, dan pencatatan barang yang masuk ke dalam gudang atau inventory dalam sebuah perusahaan.
SOP ini dirancang untuk memastikan bahwa barang yang telah diterima oleh perusahaan telah diverifikasi, dicatat, dan disimpan dengan benar. SOP penerimaan barang akan mengatur pencatatan secara akurat mengenai barang yang diterima termasuk jumlah, jenis barang, nomor seri barang, dan kondisi barang. Hal ini penting untuk pengelolaan dan pengendalian stok yang tepat dan terstruktur.
SOP penerimaan barang bertujuan untuk memvalidasi bahwa barang yang diterima dan masuk ke dalam gudang telah sesuai dengan pesanan, dalam kondisi baik, dan bisa digunakan sesuai kebutuhan. Penting juga untuk memastikan transparansi dalam proses penerimaan barang agar menghindari kehilangan barang atau kekeliruan lain dalam proses tersebut.
2. Pentingnya SOP Penerimaan Barang
SOP Penerimaan barang menjadi komponen kunci dalam manajemen gudang yang dapat membantu menjaga ketertiban, akurasi, dan efisiensi dalam pengelolaan inventory. Dengan penerapan SOP yang tepat akan mengoptimalkan supply chain dalam perusahaan dan mengurangi risiko kesalahan bisnis. Hal ini menjadi penting dalam manajemen gudang. Berikut dijelaskan mengapa SOP penerimaan barang menjadi penting dalam manajemen gudang
a. Memastikan Kepatuhan dengan Pesanan
SOP penerimaan barang dapat membantu mengatur barang yang diterima telah sesuai dengan pesanan yang telah dilakukan oleh perusahaan. Dengan itu akan menghindari kesalahan dalam pengiriman dan pemenuhan barang pesanan yang tidak sesuai. Hal ini dapat mengganggu operasi bisnis dan menurunkan kepercayaan pelanggan.
b. Pengendalian Stok Barang
Dengan menggunakan SOP penerimaan barang yang efektif, pengelolaan gudang dalam melakukan penerimaan barang akan akurat. SOP akan mencatat semua pesanan dengan detail dan relevan, seperti jumlah barang dan nomor seri barang. Hal ini akan memungkinkan perusahaan untuk mengendalikan stok barang menjadi lebih baik dan mengurangi risiko kekurangan maupun kelebihan inventory.
c. Efisiensi Operasional
Proses penerimaan barang yang terstruktur juga terorganisir akan menghemat waktu dan biaya yang seharusnya digunakan untuk menyelesaikan masalah pengiriman yang tidak relevan dengan pesanan. Efisiensi operasional ini memungkinkan staff gudang untuk fokus pada tugas-tugas yang mendukung kelancaran manajemen gudang.
d. Dokumentasi yang akurat
SOP penerimaan barang berkaitan dengan pencatatan secara rinci mengenai barang yang telah diterima, seperti dokumen pengiriman dan bagaimana kondisi barang tersebut. Dokumentasi yang tepat sangat penting dalam pengelolaan gudang untuk beberapa masalah inventory seperti klaim garansi, retur barang, atau ketidaksesuaian barang dengan pesanan.
Baca juga:
5 SOP Manajemen Gudang yang Harus Dipahami
Baca juga: 5 SOP Manajemen Gudang yang Harus Dipahami
3. Langkah dalam SOP Penerimaan Barang
Ada beberapa langkah standar operasional prosedur dalam penerimaan barang untuk memastikan proses dalam penerimaan barang dilakukan secara benar, akurat, dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Prosedur ini yang akan membantu dalam menjaga kelancaran manajemen gudang dan operasional produksi perusahaan secara menyeluruh. Berikut langkah-langkah SOP penerimaan barang:
a. Pemeriksaan Dokumen Pengiriman
Langkah pertama dalam SOP penerimaan barang adalah verifikasi atau pemeriksaan dokumen dengan memeriksa berbagai dokumen dalam penerimaannya. Dilakukan pemeriksaan terkait faktur, daftar packing, surat jalan, good receipt, dan dokumen lainnya. Perlu dipastikan bahwa informasi yang tertera dalam dokumen sesuai dengan pesanan yang telah ditetapkan sebelumnya.
b. Pemeriksaan Barang Fisik
Pemeriksaan barang fisik perlu dilakukan dalam SOP penerimaan barang untuk memastikan kondisi, kualitas, dan jumlah barang sesuai dengan pesanan. Barang yang diperiksa harus dipastikan tidak ada yang rusak, cacat, atau tidak sesuai. Jika ada kerusakan atau ketidaksesuaian harus dicatat secara akurat.
c. Pencatatan Penerima
Setiap barang yang telah diterima harus dicatat dengan akurat dan terperinci dalam sistem inventory atau pencatatan dalam penerimaan barang. Informasi terkait barang yang dicatat dapat mencakup jumlah barang, jenis produk, nomor seri barang, dan kondisi dan kualitas barang.
d. Penyimpanan yang Aman
Penyimpanan dengan aman barang yang telah diterima menjadi aspek paling penting dalam tahapan SOP penerimaan barang. Barang tersebut harus disimpan dengan aman dan sesuai dengan standar penyimpanan dalam gudang yang telah ditentukan perusahaan. Perlu memastikan ulang barang yang ditempatkan dalam gudang dengan lokasi yang tepat untuk kemudahan pengambilan dan akses barang.
e. Pelaporan Ketidaksesuaian
Dalam penerimaan barang jika terdapat ketidaksesuaian antara barang yang diterima dan pesanan sebelumnya maka harus segera dilaporkan kepada departemen yang bersangkutan atau pihak yang bertanggungjawab. Pelaporan ketidaksesuaian ini dilakukan sebagai tindakan koreksi atau tindak lanjut yang harus dilakukan oleh perusahaan.
f. Rekonsiliasi dan Pembayaran
Setelah proses penerimaan barang selesai dan dokumen telah diperiksa dan diverifikasi, proses rekonsiliasi dapat dilakukan untuk persiapan pembayaran kepada supplier. Dalam rekonsiliasi harus memastikan bahwa faktur pembelian sesuai dengan pesanan dan barang yang telah diterima.
g. Monitoring dan Evaluasi
Langkah dalam SOP penerimaan barang yang harus diperhatikan adalah monitoring dan evaluasi. Barang secara harus diperbarui dan dievaluasi sesuai kebutuhan agar memastikan efisiensi dan kepatuhan pada prosedur yang ada. Evaluasi ini akan membantu mengidentifikasi bagian yang perlu diperbaiki dan dioptimalkan dalam proses penerimaan barang.
4. Kesimpulan
SOP penerimaan barang adalah fungsi utama dalam menjaga pengelolaan manajemen gudang dan kelancaran operasi bisnis. Hal ini dapat membantu memastikan akurasi, efisiensi, dan dokumentasi yang akurat dalam proses penerimaan barang.
Dengan mengikuti SOP yang telah ditentukan secara baik, perusahaan dapat menghindari masalah dan risiko kesalahan, dan akan mengoptimalkan pengendalian stok barang dengan begitu akan menjaga kepuasan pelanggan. Dengan begitu, setiap perusahaan membutuhkan SOP penerimaan barang yang baik agar dapat menjalankan dan mengoperasikan gudang secara baik dan konsisten.
