Bagi perusahaan konstruksi, manajemen waktu proyek yang efisien sangat dibutuhkan tidak hanya untuk memastikan proyek selesai tepat waktu, tapi juga menjaga kepercayaan klien dan membuatnya puas dengan hasil yang diberikan. Namun, perusahaan juga dihadapkan pada berbagai tantangan, melibatkan koordinasi antar berbagai tim, manajemen sumber daya yang efektif, dan adaptasi terhadap perubahan kondisi atau hambatan yang tidak terduga.
Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan perlu software manajemen konstruksi yang canggih. ScaleOcean hadir sebagai solusi terbaik yang dilengkapi dengan modul project time management yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Bagaimana cara kerjanya dan apa saja kelebihan sistem ini? Simak pada penjelasan berikut ini.
1. Dampak Buruk Keterlambatan Proyek
Keterlambatan penyelesaian proyek menjadi isu serius yang sering dihadapi oleh banyak perusahaan konstruksi. Ketidakmampuan perusahaan melakukan manajemen waktu proyek dengan baik tentu memberikan dampak buruk yang cukup luas dan merugikan bisnis. Apa saja dampak tersebut? Perhatikan pada pembahasan berikut.
a. Adanya Peningkatan Biaya
Adanya keterlambatan menyelesaikan proyek akan menyebabkan peningkatan biaya proyek yang signifikan. Hal ini bisa jadi karena penambahan biaya operasional, adanya perubahan harga bahan baku, atau biaya tambahan untuk tenaga kerja lembur. Semakin lama proyek tertunda, semakin banyak biaya yang harus dikeluarkan untuk menjaga keberlangsungan proyek. Selain itu, ada juga biaya tidak terduga, seperti sewa peralatan tambahan atau biaya untuk mengatasi masalah hukum dan regulasi yang berubah selama periode tertunda tersebut.
b. Pelanggaran Kontrak
Kontrak proyek biasanya mencakup jadwal waktu penyelesaian yang telah disepakati oleh semua pihak. Jika proyek tidak selesai pada waktu yang ditentukan, perusahaan dianggap melanggar ketentuan kontrak. Hal ini tidak hanya berdampak pada finansial, tetapi juga mempengaruhi negosiasi kontrak di masa depan. Bisa jadi klien menuntut syarat yang lebih ketat atau jaminan dan garansi yang lebih besar.
c. Penurunan Kualitas Proyek
Ketika perusahaan menyadari adanya keterlambatan proyek, biasanya mereka mengejar dan memenuhi tenggat waktu, dengan cara menurunkan kualitas pekerjaan. Untuk menghemat waktu, perusahaan menggunakan material dan metode yang tidak sesuai dengan standar. Hal ini tentunya akan berdampak pada keselamatan dan durabilitas dari hasil proyek. Penurunan kualitas ini tidak hanya merugikan klien tetapi juga memicu biaya perbaikan dan pemeliharaan yang lebih tinggi ke depannya, serta potensi tuntutan hukum dari pihak yang dirugikan.
d. Reputasi Perusahaan Buruk
Keterlambatan proyek dapat merusak reputasi perusahaan. Jika ada keterlambatan, artinya perusahaan tidak mampu melakukan manajemen waktu proyek dan memenuhi komitmen, yang dapat mengurangi kepercayaan klien. Dampak negatif terhadap reputasi ini bisa berlangsung dalam jangka waktu yang lama. Jika reputasi ini tidak segera diperbaiki, perusahaan mungkin akan kesulitan mendapatkan proyek baru atau dipaksa untuk menerima kontrak dengan syarat yang kurang menguntungkan.
2. Capai Proyek On Time dengan Project Time Management
Keterlambatan proyek sangat merugikan dari berbagai aspek. Oleh karena itu, perusahaan perlu menggunakan sistem canggih untuk memantau jadwal proyek, kemajuan, dan bahkan hambatan yang dihadapi selama proyek berlangsung. Software manajemen konstruksi ScaleOcean yang dilengkapi dengan project time management bisa Anda andalkan. Fitur apa yang dimilikinya?
a. Project Scheduling
Software manajemen konstruksi ini dilengkapi dengan fitur project scheduling sehingga memudahkan Anda untuk membuat jadwal proyek secara spesifik dengan tugasnya, durasi, sumber daya yang diperlukan, dan ketergantungan antar tugas. Dengan ini, Anda bisa memantau jalannya proyek dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk menjaga proyek tetap sesuai dengan rencana sebelumnya.
b. Time Tracking
Fitur time tracking dalam project time management ScaleOcean memudahkan Anda mencatat secara akurat waktu yang diperlukan dalam setiap tugas. Dengan ini, Anda bisa memonitor jam kerja yang dihabiskan oleh tim pada setiap aspek proyek. Jika ada tugas yang melebihi estimasi waktu yang telah ditetapkan, Anda bisa segera mengevaluasinya dan jika diperlukan secara langsung bisa mengalokasikan sumber daya tambahan.
c. Deadline & Milestone Tracking
Mengelola deadline dan milestone secara efektif diperlukan untuk manajemen waktu proyek yang lebih baik. Software manajemen konstruksi ScaleOcean bisa dimanfaatkan untuk menetapkan dan melacak deadline serta milestone proyek secara real-time. Sistem juga akan memberikan notifikasi otomatis dan laporan progress yang dapat membantu tim tetap fokus pada tujuan dan batas waktu yang ada.
d. Performance Analysis
Dengan mengumpulkan data dari berbagai aspek proyek, seperti waktu penyelesaian tugas, penggunaan sumber daya, dan perbandingkan timeline dari jadwal, sistem ini akan secara otomatis menghasilkan analisis dan laporan kinerja. Dari laporan yang dihasilkan, perusahaan bisa mengoptimalkan proses, dan meningkatkan produktivitas untuk proyek berikutnya yang serupa.
3. Cara Kerja ERP Project Time Management
Untuk tahu cara kerja ScaleOcean dalam membantu Anda melakukan manajemen waktu proyek, perhatikan skenario berikut ini. Misalkan Anda memenangkan tender untuk konstruksi bangunan kantor. Di awal, fitur project scheduling akan merencanakan proyek, seperti persiapan lokasi, pekerjaan pondasi, konstruksi struktur, pemasangan fasad, dan finishing interior. Untuk setiap fase, sistem menetapkan tugas spesifik, seperti penggalian untuk pondasi atau pemasangan kabel listrik, beserta dengan estimasi durasi untuk setiap tugas tersebut dan sumber daya yang dibutuhkan, termasuk tenaga kerja, material, dan peralatan.
Sistem ini juga akan mengidentifikasi urutan tugas berdasarkan ketergantungannya. Misalkan, pondasi harus selesai sebelum pembangunan struktur dimulai dan menghitung jalur kritis proyek, sehingga Anda dapat memprioritaskan sumber daya untuk tugas-tugas yang paling kritis terhadap timeline proyek.
Selanjutnya ketika proyek berjalan, fitur time tracking pada software manajemen konstruksi ScaleOcean akan mencatat waktu yang dihabiskan dalam setiap tugas. Misalnya, berapa waktu yang diperlukan tim konstruksi untuk menyelesaikan pekerjaan struktur baja. Jika perlu waktu lebih lama dari yang dijadwalkan, sistem akan mengidentifikasi ini sebagai potensi risiko keterlambatan.
Dengan memanfaatkan ScaleOcean, Anda bisa mengalokasikan sumber daya tambahan atau menyesuaikan jadwal untuk memitigasi keterlambatan jika diperlukan. Anda juga dapat memantau kemajuan proyek dari jadwal yang ditetapkan melalui fitur deadline & milestone tracking, yang sekaligus bisa memberikan notifikasi jika terdapat risiko keterlambatan.
Selama proyek berlangsung, project time management ScaleOcean secara otomatis mengumpulkan data dari berbagai aktivitas dan tugas. Data ini kemudian digunakan dalam fitur performance analysis untuk mengevaluasi proyek secara keseluruhan, mengidentifikasi area yang tidak berjalan sesuai dengan rencana, dan menilai efektivitas alokasi sumber daya.
Dengan adanya analisis kinerja ini, Anda bisa membuat keputusan penyesuaian jadwal, realokasi sumber daya, atau bahkan perubahan strategi yang mungkin diperlukan untuk memastikan proyek selesai tepat waktu. Jadi, ScaleOcean project time management bukan hanya sistem untuk manajemen waktu proyek saja, tapi juga bisa Anda gunakan untuk mengevaluasi apakah strategi proyek yang diterapkan sudah cukup baik atau perlu ditingkatkan sehingga ke depannya perusahaan bisa menggunakan strategi yang lebih baik.
4. Kesimpulan
Manajemen waktu proyek yang buruk membawa dampak yang cukup luas. Tidak hanya mengakibatkan adanya keterlambatan, bahkan bisa menurunkan reputasi perusahaan Anda. Oleh karena itu, diperlukan software manajemen konstruksi yang canggih untuk memastikan proyek selesai tepat waktu. Dengan mengimplementasi ScaleOcean project time management, Anda bisa meminimalkan risiko keterlambatan, dan meningkatkan efektivitas manajemen waktu dalam proyek secara keseluruhan. Jadi, tunggu apa lagi? Segera hubungi tim kami dan dapatkan sistem terbaik untuk pastikan proyek Anda selesai tepat waktu!
