Pemantauan dan pengelolaan barang di warehouse management adalah aspek yang paling utama dalam menjamin efisiensi inventory secara menyeluruh, seperti membuat laporan stock opname persediaan yang dapat memberikan gambaran jelas mengenai ketersediaan barang di gudang.
Laporan ini dilakukan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan strategis juga memberikan pemahaman efektif mengenai kondisi persediaan, dengan begitu perusahaan dapat mengidentifikasi tren, juga mengurangi risiko kekurangan barang secara mudah. Disini kita akan membahas konsep dan kapan stock opname dilakukan, serta kita juga akan menguraikan contoh laporan stock opname persediaan untuk Anda.
1. Pentingnya Laporan Stock Opname
Stock opname persediaan mengacu pada proses perhitungan fisik dan pengukuran aktual jumlah barang yang dimiliki perusahaan di gudang pada suatu waktu tertentu. Adanya proses ini bertujuan untuk membandingkan jumlah fisik dengan catatan stok yang ada, sehingga dapat membantu memastikan bahwa informasi tersebut sesuai dengan jumlah barang yang sebenarnya di gudang.
Proses ini juga penting dilakuan untuk mengidentifikasi perbedaan jumlah barang dengan jumlah yang ada dalam catatan, yang dapat terjadi karena kesalahan pencatatan, pencurian, maupun kerusakan barang. Agar mengetahui secara efektif stock opname persediaan di gudang, Anda harus membuat laporan stock opname yang akan mencatat hasil dari proses perhitungan fisik, yang biasanya mencantumkan detail mengenai jumlah barang yang dihitung, perbedaan antara jumlah yang diharapkan dan jumlah aktualnya, serta penyebab potensial dari perbedaan tersebut.
Laporan ini juga meliputi rekomendasi pebaikan atau langkah tepat untuk mengurangi kesenjangan antara stok yang dicatat dan stok fisik digudang. Hal ini penting dilakukan untuk mengambil tindakan perbaikan dengan cepat, dan meningkatkan akurasi persediaan jangka panjang. Untuk mencapai akurasi laporan stock opname, Anda dapat menetapkan jadwal rutin untuk melakukan proses perhitungan stok fisik, penggunaan teknologi barcode dan RFID, dan melakukan audit reguler terhadap proses dan hasil stok opname dalam mempermudah dalam menghitung stock opname.
2. Langkah Membuat Laporan Stock Opname
Proses stock opname sebagai salah satu manajemen inventory penting dilakukan untuk memastikan akurasi informasi persediaan yang dilaporkan. Proses ini akan membantu perusahaan dalam mempertahankan integritas data keuangan, dan memberikan pemahaman menyeluruh terkaita efisiensi operasional warehouse management. Ada beberapa langkah kunci yang dapat dilakukan dalam proses pembuatan laporan stock opname persediaan, simak pembahasan berikut:
a. Persiapan Stok Opname
Langkah pertama adalah mempersiapkan stock opname, dengan melibatkan jadwal yang ideal, dan memilih kapan stock opname dilakukan sebaiknya. Selain itu, dibutuhkan juga pembentukan tim yang bertugas dalam memperhitungkan fisik stok, pencatatan, dan verifikasi data.
Sebelum perhitungan stok barang fisik dilakukan, sebaiknya staff telah memahai prosedur penghitungan yang diikuti. Akan tetapi, perusahaan dapat dimudahkanm dengan penerapan teknologi barcode dan RFID yang akan memberikan kemudahan dan mengurangi kesalahan perhitungan. Persiapan stock opname juga melibatkan peninjauan layout gudang yang bertujuan untuk menentukan urutan penghitungan yang paling efisien, meminimalkan waktu dan upaya yang diperlukan.
b. Perhitungan Fisik
Selanjutnya Anda dapat melakukan perhitungan fisik, dimana setiap item persediaan di gudang dihitung secara manual. Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa semua item tercatat dengan benar, sehingga penting untuk mencatat setiap item secara terpisah termasuk lokasi penyimpanannya untuk memudahkan verifikasi data yang selanjutnya akan dilakukan.
c. Verifikasi Data
Setelah penghitungan fisik stok selesai, verifikasi data menjadi langkah selanjutnya yang melibatkan perbandingan antara jumlah fisik yang dihitung dengan data persediaan yang dicatat. Perbedaan atau selisih yang ditemukan harus dicatat dan dianalisis dengan baik, sehingga dapat membantu mengidentifikasi kemungkinan adanya kesalahan dalam pencatatan, kerusakan atau kehilangan barang yang mungkin terjadi.
Dalam verifikasi data, setiap selisih barang yang ditemukan harus diselidiki dan dianalisis penyebabnya, seperti kesalahan pencatatan, masalah dalam pengiriman dan penerimaan barang, maupun faktor lainnya. Hasil dari identifikasi ini akan membantu perusahaan dalam menentukan langkah penyesuaian dan rekonsiliasi yang selanjutnya akan dilakukan dalam proses stock opname.
d. Penyesuaian dan Rekonsiliasi
Penyesuaian dan rekonsilitasi adalah tahapan stock opname yang menjadi proses mengaupdate catatan persediaan untuk menggambarkan hasil perhitungan fisik, dengan melibatkan penyesuaian jumlah persediaan naik atau turun, tergantung pada hasil verifikasi. Langkah ini penting dilakukan untuk memastikan bahwa catatan akuntansi persediaan telah sesuai dengan kondisi fisik aktual di gudang untuk keakuratan laporan keuangan.
Rekonsiliasi juga harus dilakukan dengan mencakup dokumentasi semua penyesuaian yang dilakukan, termasuk alasan setiap perubahan yang terjadi. Proses ini penting untuk memberikan transaparansi dan akuntabilitas dalam audit internal dan ekstenal, sehingga semua data harus direview untuk memastikan bahwa semua selisih telah ditangani dan catatan persediaan telah diperbarui dengan benar.
e. Pembuatan Laporan Stock Opname
Langkah yang terakhir adalah membuat laporan yang mencakup ringkasan proses stock, hasil perhitungan fisik, detail selisih yang ditemukan, dan alasan selisih barang terjadi. Laporan ini merupakan dokumen yang menyajikan gambaran komprehensif mengenai keadaan persediaan perusahaan, sehingga membutuhkan sajian data yang jelas dan ringkaas dengan penekanan pada temuan kunci dan insight yang diperoleh selama proses stock opname.
3. Contoh Laporan Stock Opname
Disini kita akan menguraikan contoh laporan stock opname persediaan yang menjadi dasar untuk membuat laporan keuangan inventory secara efekitf. Contoh laporan ini mengambil skenario fiktif dari perusahaan KNJ Elektronik untuk memverifikasi akurasi data persediana fisik di gudang dengan catatan persediaan yang dilakukan berkala, Berikut contoh laporan stock opname persediaan pada periode 1-30 Desember 2023.
Agar lebih menjaga akurasi data dan meningkatkan efisiensi operasional gudang, contoh laporan stock opname persediaan ini dapat menambahkan pembuat laporan agar memberikan transaparansi di warehouse management. Anda dapat menambahkan nama penanggung jawab, posisi, serta tanggal pembuatan laporan tersebut.
4. Kapan Stock Opname Dilakukan
Ada beberapa waktu yang tepat dan dapat menjadi pilihan bagi Anda dalam melakukan stock opname di warehouse management, keputusan mengenai hal ini menjadi aspek strategis dan membutuhkan pertimbangan yang cermat dalam menentukan kapan stock opname dilakukan. Penjelasan berikut dapat menjadi acuan bagi Anda dalam melakukan proses tersebut.
a. Akhir Periode Akuntansi
Melakukan stock opname di akhir peiode akuntansi menjadi proses yang banyak dilakukan oleh perusahaan, karena hal ini dapat memberikan gambaran yang akurat mengenai jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan pada saat ini sehingga memudahkan dalam proses penyelesaian laporan keuangan. Stock opname yang dilakukan di akhir periode ini dapat memastikan bahwa jumlah persediaan yang dicatat dalam laporan dapat sesuai dengan jumlah fisik barang di gudang.
Selain itu, hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan penyesuaian jumlah persediaan dalam neraca akhir periode. Dengan begitu, perusahaan dapat menghasilkan laporan keuangan yang lebih akurat dan dapat membantu dalam membuat keputusan strategis perusahaan. Meskipun membutuhkan waktu dan sumber daya yang signifikan, proses stock opname di akhir perideo dapat membawa keakuratan laporan yang bermanfaat bagi jangka panjang bagi perusahaan.
b. Sebelum Audit
Stock opname juga dapat dilakukan sebelum proses audit, sehingga perusahaan memiliki kesempatan untuk meninjau kembali proses pengelolaan persediaan dan memastikan bahwa catatan persediaan yang ada sesuai dengan jumlah barang yang ada dalam gudang. Melakukan stock opname sebelum audit dapat memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan untuk melakukan penyesuaian atau perbaikan yang diperlukan sebelum proses audit dilakukan.
Hal ini dapat membantu dalam mengurangi risiko adanya kesalahan dan penyimpanan dalam laporan persediaan yang dapat ditemukan, juga dapat memberikan mengurangi risiko ketidaksesuaian dengan standar audit dan meningkatkan kredibilitas perusahaan secara menyeluruh.
c. Siklus Periode
Perusahaan juga dapat melakukan proses stock opname secara berkala sesuai dengan siklus periode yang telah ditentukan dalam warehouse management. Siklus periode ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik bisnis perusahaan, seperti setiap bulan, setiap kuartal, atau setiap semester.
Melakukan stok opname secara berkala dapat memungkinkan perusahaan untuk terus memantau dan mengontrol persediaan secara teratar, juga dapat mengidentifikasi perubahan dan pola yang mungkin terjadi dalam tingkat persediaan dari waktu ke waktu. Hal ini juga dapat mempercepat tindakan perbaikan dan penyesuaian yang harus dilakukan, sehingga akan mengurangi kerugian akibat kekurangan stok atau kelebihan stok yang sering terjadi.
d. Perubahan Musim atau Koleksi
Saat adanya perubahan musim atau koleksi juga dapat menjadi pilihan Anda dalam menentukan kapan stock opname dilakukan di warehouse management. Misalnya, sebelum musim liburan dimana permintaan barang tertentu mungkin meningkat secara drastis. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mempersiapkan persediaan dengan lebih baik, sehingga dapat memenuhi permintaan pelanggan secara efektif.
Selain itu, perubahan koleksi barang juga dapat menjadi momen untuk kapan stock opname dilakukan, terutama jika ada penambahan atau pengurangan produk dalam inventory. Melakukan stock opname pada saat perubahan koleksi juga dapat memastikan bahwa semua peubahan tersebut telah tercatat dengan akurat di laporan stock opname di gudang.
5. Kesimpulan
Dari pembahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa adanya laporan stock opname di warehouse management menjadi alat untuk memastikan keakuratan catatan dan pembukuan inventory, dan memberikan gambaran jelas mengenai jumlah persediaan yang ada.
Proses stok opname persediaan ini memerlukan perencanaan yang cermat, eksekusi yang teliti, dan analisis yang mendalam. Sehingga dengan mengikuti langkah dan memilih waktu yang tepat sehingga dapat memastikan bahwa laporan stock opname yang dibuat dapat akurat dan dapat diandalkan dalam mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan manajemen inventory yang lebih baik.
