Mengingat kompleksitas dan skala investasi yang dilakukan dalam perusahaan konstruksi, penting untuk memahami, merencanakan, dan mengontrol cash flow agar tidak merugikan bisnis. Proses ini dimulai dari perencanaan anggaran yang akurat, pemantauan pengeluaran, hingga pembuatan laporan keuangan yang komprehensif untuk memastikan setiap pengeluaran memberikan nilai maksimal bagi proyek.
Pembuatan laporan keuangan proyek pun juga tidak bisa sembarangan. Ada langkah-langkah terstruktur yang perlu diikuti. Selain itu, Anda juga harus memastikan komponen utama termuat di dalamnya. Dalam artikel ini, akan dijelaskan seluruh aspek tersebut bahkan juga tips untuk mengelola keuangan agar efektif. Dengan memiliki laporan keuangan yang baik, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi risiko keuangan, melakukan penyesuaian strategis, dan memastikan pencapaian tujuan proyek.
1. Langkah Membuat Laporan Keuangan Proyek
Dalam manajemen keuangan sebuah proyek, pembuatan laporan keuangan menjadi tahap penting yang tidak hanya menunjukkan kondisi finansial perusahaan saat itu, tetapi juga sebagai dasar dalam pengambilan keputusan strategis. Proses ini melibatkan beberapa langkah yang berurutan. Berikut langkah-langkahnya.
a. Mengumpulkan Data Keuangan
Langkah pertama dalam membuat laporan keuangan proyek adalah mengumpulkan data keuangan seperti faktur, bukti pembayaran, kontrak, dan catatan pengeluaran. Tujuannya untuk memastikan bahwa semua transaksi keuangan yang berkaitan dengan proyek tercatat secara lengkap dan akurat. Pengumpulan data yang efisien memudahkan langkah-langkah berikutnya dalam proses pembuatan laporan keuangan.
b. Klasifikasikan Data Keuangan
Setelah data keuangan terkumpul, langkah selanjutnya adalah mengklasifikasikan data tersebut ke dalam kategori-kategori yang bersesuaian. Klasifikasi ini bisa berdasarkan jenis biaya, seperti biaya material, tenaga kerja, dan overhead, atau berdasarkan fase proyek. Klasifikasi memudahkan dalam analisis dan pencatatan keuangan, serta membantu dalam pembuatan RAB dan pengendalian biaya proyek.
c. Pencatatan Jurnal
Berikutnya adalah mencatat transaksi keuangan ke dalam buku jurnal sesuai dengan prinsip akuntansi. Setiap transaksi dicatat dengan memasukkan tanggal transaksi, deskripsi, serta jumlah debit dan kredit. Pencatatan jurnal yang akurat juga menjadi dasar untuk mempermudah langkah-langkah berikutnya dalam siklus akuntansi.
d. Pembuatan Buku Besar
Setelah pencatatan jurnal, transaksi keuangan kemudian diringkas dan diposting ke dalam buku besar. Buku besar berfungsi sebagai kumpulan akun yang menunjukkan saldo akhir dari semua transaksi. Dalam konteks proyek konstruksi, buku besar memberikan gambaran komprehensif tentang posisi keuangan proyek, memungkinkan analisis lebih lanjut terkait banyaknya pengeluaran dan pendapatan.
e. Penyesuaian Entri
Penyesuaian entri dilakukan untuk memastikan semua pendapatan dan biaya dicatat pada periode yang tepat. Langkah ini melibatkan penyesuaian untuk pendapatan yang belum dicatat, biaya yang belum dibayar, depresiasi aset, dan koreksi kesalahan pencatatan sebelumnya. Penyesuaian ini memastikan bahwa laporan keuangan proyek mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya.
f. Penyusunan Neraca Percobaan
Neraca percobaan disusun setelah penyesuaian entri untuk memverifikasi total debit sama dengan total kredit, sehingga menunjukkan adanya kesesuaian dalam pencatatan keuangan. Neraca percobaan menjadi dasar untuk pembuatan laporan keuangan final, memungkinkan deteksi dan koreksi kesalahan sebelum laporan keuangan disusun.
g. Pembuatan Laporan Keuangan
Langkah terakhir adalah pembuatan laporan keuangan, yang mencakup laporan laba rugi, posisi keuangan atau neraca, dan laporan arus kas. Laporan ini memuat informasi menyeluruh tentang kinerja keuangan dan posisi keuangan proyek. Laporan keuangan yang akurat sangat diperlukan perusahaan konstruksi untuk membuat keputusan terkait dengan perencanaan proyek tersebut.
2. Komponen Utama Laporan Keuangan Proyek
Laporan keuangan proyek merupakan dokumen penting yang menyajikan informasi keuangan dan hasil operasional sebuah proyek. Oleh karena itu, dokumen ini perlu memuat komponen-komponen penting yang meliputi laba rugi proyek, arus kas proyek, catatan atas laporan keuangan, dan perbandingan anggaran dengan realisasi. Setiap komponen berperan penting untuk analisis keuangan dan pengambilan keputusan.
a. Laba Rugi Proyek
Laba rugi proyek adalah komponen yang menunjukkan kinerja keuangan proyek selama periode tertentu. Dokumen ini merinci total pendapatan yang dihasilkan dan biaya yang dikeluarkan, termasuk biaya langsung dan tidak langsung. Tujuan utama dari laporan ini adalah untuk menentukan keuntungan atau kerugian yang dihasilkan perusahaan konstruksi. Dengan membandingkan keduanya, Anda dapat menilai efisiensi dan efektivitas proyek.
b. Arus Kas Proyek
Komponen berikutnya adalah arus kas proyek yang memberikan gambaran tentang cash flow yang terkait langsung dengan aktivitas operasional, investasi, dan pendanaan proyek. Laporan ini penting untuk menilai likuiditas dan kemampuan proyek dalam menghasilkan kas dari operasinya. Arus kas yang sehat menunjukkan kemampuan proyek untuk memenuhi kewajiban jangka pendek, reinvestasi, dan potensi untuk pengembalian investasi.
c. Catatan atas Laporan Keuangan
Catatan atas laporan keuangan berisi penjelasan rinci tentang kebijakan akuntansi yang digunakan dalam penyusunan laporan keuangan, serta detail penting lainnya yang tidak tercantum dalam laporan. Informasi ini sangat penting untuk memberi pemahaman yang komprehensif tentang posisi biaya proyek.
d. Anggaran vs Realisasi
Komponen perbandingan anggaran dengan realisasi diperlukan untuk menilai sejauh mana kinerja keuangan proyek sesuai dengan rencana awal. Divergensi antara anggaran dan realisasi bisa jadi menunjukkan adanya masalah dalam perencanaan atau eksekusi proyek. Komponen ini diperlukan dalam mengendalikan biaya dan memastikan pencapaian target keuangan.
3. Contoh Laporan Keuangan Proyek
Untuk memahami contoh laporan keuangan proyek, perhatikan skenario berikut ini. Sebuah perusahaan konstruksi telah memenangkan tender untuk membangun jembatan. Perusahaan ini memiliki reputasi yang baik dalam menyelesaikan proyek konstruksi secara efisien dan efektif, namun proyek ini memiliki tantangan tersendiri karena lokasi dan sumber dayanya terbatas.
Di awal proyek, perusahaan melakukan perencanaan yang mendetail, termasuk estimasi biaya, jadwal konstruksi, dan analisis risiko. Modal awal diberikan oleh investor dan pemerintah setempat sebagai bagian dari kontrak kerja. Pelaksana proyek mulai bekerja, dan ada beberapa pengeluaran untuk material, tenaga kerja, dan sewa peralatan.
Setelah beberapa bulan berjalan, beberapa tantangan mulai muncul, termasuk kenaikan harga material dan keterlambatan pengiriman, yang mempengaruhi jadwal dan biaya proyek. Untuk mengatasi masalah ini, dibuatlah laporan keuangan proyek. Perusahaan bisa menggunakan berbagai tools untuk membuat laporan ini. Salah satu aplikasi sederhananya, Excel. Berikut contoh laporan keuangan proyek Excel dari skenario di atas.
Contoh laporan keuangan proyek Excel ini menunjukkan bahwa proyek mengalami rugi sebesar Rp10.000.000 hingga saat ini, dilihat dari pendapatan berdasarkan persentase penyelesaian pekerjaan dan total biaya yang telah dikeluarkan. Adanya rugi ini perlu segera dianalisis lebih lanjut untuk mengidentifikasi area biaya dapat ditingkatkan dan strategi untuk meningkatkan pendapatan proyek di masa depan.
4. Tips Mengelola Keuangan Proyek
Pengelolaan keuangan proyek perlu strategi yang tepat. Salah satunya yaitu melakukan perencanaan anggaran secara teliti. Langkah ini perlu penentuan biaya secara akurat untuk semua aspek, dari sumber daya manusia hingga bahan dan peralatan. Perencanaan anggaran yang baik diperlukan tim untuk mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya secara efisien. Sangat penting untuk menetapkan anggaran yang realistis, mempertimbangkan potensi risiko dan ketidakpastian, serta menyediakan buffer.
Langkah berikutnya dengan memantau dan melakukan pelaporan keuangan secara berkala. Artinya, semua transaksi keuangan dicatat dengan akurat. Dengan melakukan monitoring yang ketat, perusahaan konstruksi dapat mengidentifikasi secara dini adanya perbedaan dari anggaran awal. Pelaporan keuangan yang teratur juga membantu menjaga transparansi dengan stakeholder dan membantu evaluasi proyek secara objektif.
Implementasi software pengendalian biaya juga diperlukan untuk manajemen keuangan yang efektif. Gunakan teknologi untuk mengawasi dan mengendalikan biaya selama pelaksanaan proyek. Misalnya, software manajemen proyek untuk otomatisasi pengawasan keuangan, penetapan batas pengeluaran untuk berbagai kategori biaya, dan penerapan prosedur persetujuan untuk pengeluaran yang cukup besar. Dengan software pengendalian biaya tersebut, proyek dapat dijalankan sesuai anggaran, menghindari adanya pembengkakan biaya.
Terakhir, mengembangkan rencana manajemen risiko keuangan. Rencana ini harus mencakup identifikasi potensi risiko keuangan, penilaian dampak risiko tersebut terhadap proyek, dan strategi mitigasi untuk mengurangi risiko. Hal yang bisa perusahaan konstruksi lakukan seperti diversifikasi pemasok agar tidak bergantung pada satu sumber saja, atau punya cadangan kas untuk mengatasi kekurangan pendanaan. Dengan persiapan yang tepat, proyek dapat beroperasi lebih lancar dan menghindari gangguan yang signifikan.
5. Kesimpulan
Perusahaan konstruksi perlu laporan keuangan proyek untuk memahami bagaimana anggaran direalisasikan berdasarkan rencana yang dibuat sebelumnya. Untuk bisa menghasilkan laporan yang akurat, Anda perlu mengikuti tahapan-tahapan yang sesuai dengan ketentuan akuntansi. Mulai dari mengumpulkan data keuangan, mengklasifikasikannya, mencatatnya dalam jurnal, hingga penyusunan neraca percobaan sebelum dibuat laporan keuangan yang menyeluruh.
Pembuatan laporan ini bisa dilakukan di Excel atau aplikasi manajemen proyek jika rincian biayanya sudah kompleks. Contoh laporan keuangan proyek Excel yang ditunjukkan di atas bisa dijadikan referensi untuk membuat laporan sesuai kebutuhan Anda. Mengingat pentingnya dokumen ini untuk keberlangsungan bisnis Anda, pastikan informasi yang ada tercatat dengan akurat.
