Salah satu aspek penting dari manajemen gudang adalah mengetahui cara menghitung stok barang masuk dan keluar dengan akurat. Namun, melakukan perhitungan secara manual bukan hanya memakan waktu, tetapi juga rentan risiko kesalahan yang dapat berujung pada ketidaksesuaian informasi stok dan potensi kerugian finansial. Oleh karena itu, perlu implementasi teknologi untuk menangani tantangan ini dan mengelola gudang dengan cara yang lebih praktis
Software warehouse management system (WMS) adalah salah satu teknologi tersebut. Nah, artikel kali ini akan menjelaskan lebih detail cara menghitung stok barang masuk dan keluar, contoh laporannya, dan cara kerja sistem WMS dalam mengoptimalkan proses pemantauan dan pelaporan stok barang. Yuk, segera simak pembahasannya!
1. Fungsi Menghitung Stok Masuk & Keluar
Menghitung stok masuk dan keluar dibutuhkan untuk menjaga efisiensi dan efektivitas manajemen gudang. Dengan mengetahui persis berapa banyak barang yang masuk dan keluar, Anda bisa menentukan kapan harus melakukan pemesanan ulang, sehingga mencegah kekurangan stok yang dapat berdampak negatif bagi kepuasan pelanggan dan penjualan. Selain itu, juga untuk menghindari overstock yang menyebabkan kerugian finansial karena adanya tambahan biaya persediaan dan penurunan nilai barang karena usang atau rusak.
Mengetahui cara menghitung stok barang masuk dan keluar juga membantu menjaga transparansi dan akurasi di laporan keuangan. Data yang akurat ini pun memudahkan perusahaan untuk menghitung nilai aset perusahaan, sehingga para stakeholder seperti investor, kreditur, dan pihak manajemen perusahaan bisa mengetahui kondisi finansial.
Bahkan, dengan memahami pola stok masuk dan keluar, proses perencanaan dalam berbagai aspek juga jadi lebih baik. Mulai dari pengelolaan sumber daya, penjadwalan tenaga kerja, pengaturan layout gudang, dan optimasi rute pengiriman. Selain itu, analisis data historis membantu identifikasi bottleneck operasional dan area yang bisa diperbaiki ke depannya. Jadi bisa disimpulkan, tahu cara menghitung stok barang masuk dan keluar adalah suatu langkah penting agar manajemen gudang lebih terukur, terorganisir, dan memuaskan pelanggan.
2. Cara Hitung Barang Masuk & Keluar
Dalam manajemen gudang, cara menghitung stok barang masuk dan keluar melibatkan tiga langkah utama, yaitu pencatatan data masuk, pembaruan pergerakan stok, dan menghitung stok akhir. Berikut langkah-langkahnya.
a. Pencatatan Data Barang Masuk
Pencatatan data masuk adalah langkah awal pada cara menghitung stok barang yang masuk ke gudang. Misalnya, di sebuah gudang yang menyimpan sepatu olahraga, setiap kali ada pengiriman sepatu baru, informasi seperti jumlah sepatu, model, dan tanggal masuk harus dicatat dengan akurat. Contoh pada hari Senin, 150 pasang sepatu tiba di gudang. Informasi ini perlu dicatat dengan jelas agar semua data barang masuk dicatat dengan benar.
b. Update Pergerakan Stok
Langkah berikutnya adalah update pergerakan stok. Misalnya, pada hari Selasa, 40 pasang sepatu dijual. Kemudian pada hari Rabu, 70 pasang sepatu model yang sama masuk lagi ke gudang. Pergerakan stok ini harus diperbarui, sehingga data stok selalu mencerminkan jumlah sepatu yang saat ini tersedia di gudang. Jadi, tim manajemen gudang dapat dengan mudah melacak pergerakan stok dan menyiapkan strategi pengadaan yang lebih tepat.
c. Menghitung Stok Akhir
Langkah terakhir adalah menghitung stok akhir. Anda bisa menggunakan rumus seperti yang tertulis di bawah ini.
Sebagai contoh, dari data sebelumnya diketahui jika stok awal di hari Senin adalah 150 pasang. Sebanyak 40 unit sepatu terjual di hari Selasa. Kemudian tim manajemen gudang melakukan pembelian ulang 70 pasang unit sepatu di hari Rabu. Maka, di hari rabu stok akhir sepatu di gudang yaitu:
Mengetahui data stok akhir ini sangat penting karena membantu manajemen gudang dalam membuat keputusan yang tepat dengan menggunakan data yang informatif. Selain itu, juga menjadi basis untuk merencanakan strategi pengadaan selanjutnya, memahami pola penjualan, dan menyiapkan gudang untuk permintaan mendatang.
3. Contoh Laporan Barang Masuk & Keluar
Nah, Anda bisa meringkas cara menghitung stok barang masuk dan keluar di atas dalam satu laporan informatif, yang biasanya disebut “Laporan Barang Masuk dan Keluar”. Informasi yang ada dalam laporan ini umumnya mencakup tanggal transaksi, deskripsi barang, jumlah unit yang masuk atau keluar, dan jumlah stok terkini. Berikut contoh laporannya supaya Anda ada gambaran lebih detail.
Tapi, pencatatan laporan tersebut jika dilakukan secara manual memiliki risiko yang cukup tinggi. Proses manual sangat rentan terhadap human error seperti ketidakakuratan dalam entri data, ketidaksesuaian dalam angka, atau justru hilangnya data. Selain itu, pencatatan manual juga bisa menjadi proses yang memakan waktu dan memerlukan usaha ekstra pada proses verifikasi data.
Oleh karena itu, banyak perusahaan yang mengimplementasikan sistem otomatisasi untuk membuat laporan stok. Cara ini tidak hanya mengurangi risiko kesalahan tetapi juga meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pelaporan. Bahkan pencatatan dapat dilakukan secara real-time dari transaksi gudang, memfasilitasi akses yang cepat ke data, dan membantu dalam generasi laporan yang lebih akurat.
4. Optimalkan Perhitungan Stok Masuk & Keluar
Software WMS adalah solusi teknologi yang dirancang untuk mengotomasi dan mempermudah proses manajemen gudang, termasuk cara menghitung stok barang masuk dan keluar. Jadi, ketika setiap kali pengiriman baru tiba, software dapat secara otomatis mencatat detail seperti jumlah barang, jenis barang, dan tanggal penerimaan. Demikian pula, setiap kali terjadi penjualan atau pengiriman keluar gudang, software akan mencatat data tersebut secara real-time.
Bagaimana cara kerja WMS? Pertama, tim gudang perlu memindai barcode atau QR code pada barang saat masuk atau keluar gudang, sehingga memastikan akurasi data. Selanjutnya, software WMS akan secara otomatis mencatat data masuk. Demikian juga, ketika barang tersebut dijual dan dikirimkan, proses scanning ulang akan memastikan kalau data stok keluar dicatat dengan benar. Perubahan stok ini akan diperbarui secara real-time dalam sistem, sehingga dapat dipastikan stok selalu akurat dan up-to-date.
Nah, pada periode tertentu yang disesuaikan dengan kebutuhan, sistem akan menghasilkan laporan stok akhir yang mencakup semua transaksi yang terjadi selama waktu tersebut. Informasi pada laporan tersebut bisa Anda gunakan untuk merencanakan strategi pengadaan dan penjualan, mengidentifikasi area perbaikan, dan memastikan bahwa manajemen gudang berjalan dengan lancar dan efisien.
5. Kesimpulan
Mengetahui cara menghitung stok barang masuk dan keluar memberikan beberapa manfaat bagi proses manajemen gudang. Tidak hanya untuk memastikan persediaan akurat, tapi juga bisa sebagai pedoman untuk merancang strategi pengadaan dan penjualan yang lebih efektif dan menguntungkan perusahaan. Anda bisa meringkasnya dalam bentuk yang lebih informatif dalam bentuk laporan barang masuk dan keluar.
Sayangnya, proses hitung dan pembuatan laporan ini jika dilakukan secara manual akan rentan terhadap kesalahan. Sebagai solusinya, Anda bisa menggunakan warehouse management system. Fitur scanning barcode atau QR code memudahkan pencatatan data stok masuk dan keluar secara real-time. Sementara fitur pelaporan mendukung tim manajemen gudang dalam membuat keputusan bisnis yang tepat dan informatif.
