Software ERP atau Enterprise Resource Planning menjadi salah satu perangkat lunak yang sangat berguna bagi berbagai jenis perusahaan. Hal ini disebabkan oleh kegunaannya, yakni memudahkan sumber daya manusia dalam menjalankan pekerjaan, mengelola proses bisnis, hingga menyederhanakan alur kerja yang ada.
Apalagi fitur dalam aplikasi ERP dapat memberikan data atau informasi secara real-time, sehingga memudahkan para pemangku kepentingan dalam membuat keputusan yang tepat. Itulah mengapa, sistem ini begitu populer di kalangan pebisnis. Sehingga, banyak perusahaan yang tertarik untuk beralih ke software ERP.
Seiring berjalannya waktu, banyak bermunculan sistem ERP baru untuk memenuhi kebutuhan pasar. Oleh sebab itu, Anda harus cermat dalam memilihnya. Pemilihan software yang tepat tentu akan membawa pengaruh yang baik bagi perusahaan Anda. Berikut 5 tips memilih software ERP Indonesia terbaik untuk membantu Anda.
1. Tips Memilih Software ERP
Pada dasarnya, semua jenis software ERP memiliki kesamaan, yaitu digunakan untuk mengelola operasional bisnis. Akan tetapi, setiap sistem tersebut pastilah mempunyai ciri khas, kelebihan, serta kekurangannya masing-masing. Itulah mengapa Anda harus memperhatikannya dengan cermat. Berikut berbagai tips yang bisa Anda jadikan panduan untuk memilih perangkat ERP yang tepat:
a. Pelajari Seluk Beluk Sistem
Salah satu hal yang penting dari 5 tips memilih software ERP Indonesia terbaik adalah mempelajari kelebihan dan kekurangan yang ada. Anda bisa mulai dengan fitur-fitur yang ditawarkan, apakah sudah lengkap atau belum. Pastikan juga apakah fitur tersebut sudah berbasis teknologi terbaru atau belum, serta apakah dapat diperbarui secara berkala atau tidak. Sebagai tambahan, Anda juga bisa menanyakan tentang kustomisasi fitur yang akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Selain fitur, Anda juga harus mengetahui berapa jumlah pengguna dalam satu sistem ERP. Pasalnya, setiap developer memiliki kebijakan yang berbeda terkait hal ini. Di samping itu, Anda juga perlu mempelajari hal lain yang berkaitan dengan aplikasi tersebut, seperti cara penggunaan, ketersediaan demo, hingga pelatihan untuk user.
Jangan lupa juga bahwa tidak ada sistem yang sempurna, sehingga Anda juga perlu memperhatikan kekurangan dari software ERP tersebut. Lakukan analisis ini di beberapa vendor sistem. Catatlah kekurangan dan kelebihan dari masing-masing perangkat. Setelah itu, bandingkan untuk membantu Anda dalam memutuskan aplikasi ERP terbaik untuk perusahaan.
b. Cari Informasi secara Detail
Informasi mengenai provider ERP itu sangat penting bagi Anda. Semakin berpengalaman perusahaan penyedia sistem tersebut, semakin baik pula software ERP yang ditawarkan. Anda juga harus memperhatikan siapa saja yang pernah menjadi klien dari perusahaan tersebut. Daftar klien bisa menentukan kesuksesan dari perangkat tersebut sekaligus kesesuaiannya terhadap bidang dan skala industri yang Anda kelola.
Di samping itu, Anda juga perlu memperhatikan testimoni dari klien perangkat tersebut, dimana bisa Anda lihat di laman developer tersebut. Semakin banyak komentar positif, maka semakin baik pula sistem yang dimiliki oleh pengembang tersebut. Anda juga bisa melihat review perangkat ERP itu di berbagai laman lainnya untuk mengetahui tanggapan pelanggan akan aplikasi tersebut.
c. Perhatikan Lisensi Software
Langkah dalam 5 tips memilih software ERP Indonesia terbaik selanjutnya adalah memperhatikan lisensi dari sistem itu sendiri. Biasanya, lisensi aplikasi ERP terbagi menjadi dua. Pertama ada lisensi tak terbatas yang maksudnya adalah bisa diunduh dan dimodifikasi secara bebas sesuai kebutuhan perusahaan, biasanya dimiliki oleh perangkat ERP open source. Namun, dukungan pelanggan dari pihak pengembang cukup minim sehingga tim Anda perlu berusaha sendiri.
Lisensi kedua adalah eksklusif yang biasa dimiliki oleh sistem ERP closed source atau proprietary. Perangkat dengan lisensi ini tidak dapat diunduh dan dimodifikasi sendiri dengan bebas. Namun sebagai gantinya, pihak pengembang akan menyediakan layanan konsumen yang mumpuni untuk membantu Anda dalam mengatasi masalah-masalah yang ada.
d. Ketahui Harga yang Ditawarkan
Anda juga harus memperhatikan harga software ERP tersebut. Pastikan apakah biaya yang ditawarkan sudah sesuai dengan fitur-fitur yang akan Anda peroleh atau belum. Ketahui juga apakah harga tersebut untuk berapa pengguna. Pastikan juga apakah biaya tersebut perlu dibayar sekali di awal, tiap bulan, atau tiap tahun karena masing-masing developer mempunyai kebijakan yang berbeda terkait pembayaran.
Di samping itu, lisensi juga berpengaruh terhadap biaya yang perlu Anda keluarkan. Biasanya, perangkat ERP open source dengan lisensi tak terbatas menawarkan harga yang lebih terjangkau. Sebaliknya, aplikasi ERP closed source dengan lisensi eksklusif akan memberikan biaya lebih mahal. Bagaimanapun juga, Anda harus memastikan bahwa harga tersebut sepadan dengan apa yang akan Anda peroleh.
e. Perlindungan Data
Tahap terakhir dalam 5 tips memilih software ERP Indonesia terbaik adalah perlindungan data yang ditawarkan oleh sistem itu sendiri. Apalagi kini sebagian perangkat sudah berbasis cloud ERP. Dimana memiliki kelebihan dalam pencadangan data. Sehingga, dokumen perusahaan Anda akan dicadangkan secara berkala. Tentu saja hal ini bisa mencegah Anda kehilangan data penting. Oleh sebab itu, pastikan sistem ERP yang Anda pilih sudah berbasis cloud.
Akan lebih baik lagi jika software ERP yang Anda gunakan dapat mengatur akses user. Dengan demikian, Anda bisa memberi izin hanya kepada orang tertentu saja untuk bisa mengakses data-data penting perusahaan. Jadi, Anda tak perlu khawatir informasi rahasia perusahaan akan bocor.
2. Hal-Hal Lain yang Perlu Diperhatikan
Sebelumnya, Anda sudah mengetahui 5 tips memilih software ERP Indonesia terbaik. Selain tips tersebut, ada hal lain yang juga perlu Anda perhatikan dari sisi perusahaan. Yuk simak pembahasannya secara lengkap.
a. Kebutuhan Perusahaan
Sebelum memutuskan untuk menggunakan software ERP, Anda harus ketahui dahulu kebutuhan perusahaan Anda. Buatlah catatan juga mengenai kelebihan dan kekurangan dari proses bisnis yang sedang berjalan sekarang serta tujuan dari perusahaan Anda kedepannya. Setelah itu, tentukan fitur dan solusi ERP yang bisa menyederhanakan alur kerja bisnis Anda .
b. Anggaran Dana
Pastikan bahwa perusahaan memiliki budget khusus untuk membeli software ERP. Jangan sampai Anda mengorbankan kepentingan lainnya yang tak kalah penting. Anda pun bisa mendiskusikannya dengan developer bila ada masalah mengenai biaya yang ditawarkan. Jangan lupa siapkan dana lebih untuk berjaga-jaga adanya tambahan biaya mendadak.
3. Kesimpulan
Anda sudah mengetahui berbagai cara yang diperlukan untuk memilih software ERP terbaik. Sudah siapkah memilih perangkat ERP untuk perusahaan Anda? Yuk otomatiskan proses bisnis Anda menggunakan Scale 360 ERP dari ScaleOcean. Semua kriteria di 5 tips memilih software ERP Indonesia terbaik ada pada ScaleOcean. Jadi, hilangkan keraguan Anda dan kelola bisnis lebih mudah bersama kami!
