Bagaimana Cara Mengirim Barang ke Luar Negeri?

Pada era globalisasi ini, mengirim barang ke luar negeri bukan lagi hal yang sulit untuk dilakukan. Dengan berkembangnya teknologi dan manajemen logistik, proses pengiriman barang ke luar negeri kini dapat dilakukan dengan mudah. Mengirim barang ke luar negeri tentunya membutuhkan perencanaan dan tata cara yang tepat. Mengirim barang ke luar negeri tidak hanya melibatkan proses pengemasan dan pengiriman, tetapi juga pemahaman tentang regulasi dan tarif bea cukai di berbagai negara.

Dengan adanya pemahaman yang benar tentang manajemen logistik, Anda dapat mengurangi risiko kerusakan barang, keterlambatan pengiriman, dan biaya tak terduga yang berasal dari kesalahan dalam melakukan pengiriman barang ke luar negeri. Oleh karena itu, Anda harus memahami tata cara mengirim barang ke luar negeri. Jika Anda belum paham caranya, artikel ini akan membantu Anda melalui penjelasan yang detail mengenai proses pengiriman barang ke luar negeri.

1. Pahami Aturan dan Ketentuan Pengiriman

Memahami aturan dan ketentuan pengiriman internasional sangat penting untuk menjalankan bisnis atau aktivitas perdagangan lintas negara. Hal tersebut penting karena  setiap negara memiliki aturan tersendiri mengenai apa yang boleh dan tidak boleh diimpor.

Beberapa langkah yang dapat membantu Anda memahami aturan dan regulasi impor dan ekspor di negara tujuan meliputi mengetahui jenis barang yang dilarang atau memerlukan izin khusus untuk dikirim. Selain itu, pastikan bahwa barang yang Anda kirim mematuhi peraturan keamanan dan perlindungan yang diberlakukan di tingkat internasional.  Anda juga harus memantau perubahan peraturan pengiriman internasional.

2. Mengemas Barang dengan Baik

Agar barang yang akan dikirim tiba di tujuan dengan dalam kondisi baik, pastikan barang Anda dikemas dengan aman. Beberapa langkah-langkah yang dapat diikuti untuk mengemas barang adalah memilih kemasan yang tahan terhadap perubahan cuaca dan tahan teradap tekanan selama pengiriman, bungkus barang dengan bahan pelindung seperti kertas berbuih, pisahkan barang yang mudah pecah, dan tandai paket dengan alamat pengirim dan penerima.

Selalu periksa persyaratan pengiriman khusus untuk negara tujuan dan konsultasikan dengan penyedia layanan pengiriman atau kurir Anda untuk memastikan kesesuaian dengan aturan dan regulasi setempat. Hal ini tidak hanya mengurangi risiko kerusakan tetapi juga membantu proses pabean dan pengiriman berjalan lebih lancar.

3. Menyiapkan Dokumen Pengiriman

Dalam proses pengiriman barang ke luar negeri, Anda harus mneyiapkan semua dokumen yang diperlukan yang meliputi faktur komersial, packing list, bill of lading, sertifikat, dokumen izin ekspor, dan dokumen lainnya seperti sertifikat kesehatan dan sertifikat keamanan. Dokumen berfungsi sebagai dokumen pendukung atau jaminan jika barang yang sedang dikirim mengalami kerusakan. Setelah Anda menyiapkan dokumen yang diperlukan, konsultasikan dengan perusahaan pengiriman internasional atau otoritas bea cukai setempat untuk memastikan bahwa Anda memenuhi semua persyaratan yang berlaku.

4. Pilih Layanan Pengiriman dan Perusahaan Logistik

Untuk memilih layanan pengiriman dan perusahaan logistik internasional, pertimbangkan jaminan keamanan, ulasan dan reputasi, serta pelayanan pelanggan. Pilih perusahaan yang menawarkan asuransi atau jaminan keamanan barang selama pengiriman karena hal ini penting untuk melindungi barang Anda. Cari ulasan untuk menilai reputasi perusahaan logistik.

Ulasan yang berisi kepuasan pelanggan dan rekam jejak yang positif adalah hal yang penting dalam memilih perusahaan logistik. Pastikan penyedia layanan memiliki dukungan pelanggan yang responsif dan dapat membantu jika terjadi masalah. Selain ketiga hal tersebut, periksa kebijakan pengembalian barang jika terjadi kendala selama pengiriman sebagai langkah awal untuk mengantisipasi kesalahan pada proses pengiriman.

5. Hitung Biaya Pengiriman dan Bea Cukai

Dalam proses pengiriman ke luar negeri, menghitung biaya pengiriman dan bea cukai adalah hal yang harus dipertmbangkan. Untuk memperkirakan biaya pengiriman, hitung berat bersih barang yang akan Anda kirim. Beberapa perusahaan logistik menerapkan biaya berdasarkan berat dan dimensi, sehingga pastikan Anda sudah mengukur dan menimbang dengan akurat. Selain itu, lokasi asal dan tujuan pengiriman juga mempengaruhi biaya pengiriman.

Jarak antara dua lokasi, negara-negara yang terlibat, serta layanan pengiriman yang Anda pilih akan memengaruhi biaya. Akan tetapi, biaya pengiriman dan bea cukai bisa sangat bervariasi tergantung pada SOP masing-masing perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk mencari tahu mengenai biaya cukai dalam pengiriman Anda untuk mendapatkan perkiraan biaya yang akurat.

6. Menyimpan Resi 

Menyimpan resi atau bukti pengiriman sangat penting dalam aktivitas pengiriman barang ke luar negeri. Resi adalah dokumen penting yang digunakan untuk melacak pengiriman, mengklaim asuransi jika diperlukan. Resi juga bisa digunakan sebagai bukti jika terjadi masalah atau keluhan selama proses pengiriman. Ketika Anda menerima resi dari kurir atau layanan pengiriman, pastikan Anda memiliki salinan fisik dengan mengambil foto atau salin informasi yang ada pada resi tersebut.

Selain salinan fisik, disarankan untuk menyimpan versi digital resi. Anda bisa memindai resi tersebut atau menyimpan foto resi dalam format digital yang aman seperti PDF atau gambar. Selain menyimpan resi, buat catatan tentang pengiriman, termasuk nomor pelacakan (tracking number), tanggal pengiriman, dan informasi penting lainnya. Hal ini akan membantu Anda melacak pengiriman dengan lebih mudah.

7. Lacak Pengiriman

Melacak pengiriman dalam aktivitas pengiriman ke luar negeri adalah aktivitas yang bertujuan untuk memastikan bahwa barang Anda sampai dengan aman dan tepat waktu. Untuk melakukan pelacakan, dapatkan tracking number dari penyedia layanan logistik karena nomor ini akan digunakan untuk melacak status pengiriman Anda. Lalu, kunjungi situs web perusahaan pengiriman atau kurir yang Anda gunakan. Di sana, Anda akan menemukan opsi untuk melacak pengiriman.

Pada umumnya, ada kotak pencarian di halaman utama untuk memasukkan nomor pelacakan. Setelah itu, masukkan nomor pelacakan yang Anda terima dari penyedia layanan logistik ke dalam kotak pencarian yang disediakan di situs web mereka. Setelah Anda memasukkan nomor pelacakan, situs web tersebut akan memberikan informasi yang berupa lokasi terakhir paket Anda, perkiraan waktu tiba, dan detail lainnya. Anda sebaiknya juga memberikan informasi kontak yang akurat agar dapat dihubungi jika diperlukan.

Baca Juga: Mengenal Transportation Management System (TMS) dan Fiturnya

8. Kesimpulan

Cara mengirim barang ke luar negeri memerlukan pemahaman yang baik tentang manajemen logistik dan proses pengiriman barang ke luar negeri. Dengan memilih layanan pengiriman yang tepat, memahami regulasi, mengemas barang dengan baik, serta memantau proses pengiriman, Anda dapat memastikan barang Anda sampai dengan selamat dan efisien. Perencanaan dan persiapan yang tepat akan membantu menghindari keterlambatan dan biaya tambahan, sehingga Anda dapat mendapatkan pengalaman pengiriman yang lancar. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan lebih paham dalam melakukan pengiriman barang ke luar negeri.