Property management system adalah solusi komprehensif untuk mengelola manajemen properti dan data penyewa agar lebih efisien. Bagi bisnis properti seperti perhotelan, real estate, atau properti komersial, operasional yang tidak efisien bisa merusak reputasi dan profitabilitas.

Mungkin Anda pernah mengalami kesulitan pencatatan pembayaran sewa dengan cara manual, melakukan penjadwalan ratusan properti yang tersebar di berbagai daerah, atau pelacakan aset yang sering kali berantakan?

Kesalahan ini jika tidak ditangani dapat menyebabkan hilangnya pendapatan, penurunan kepuasan penyewa, dan bahkan kerusakan aset yang tidak terpantau dari awal.  Itulah mengapa property management system sangat diperlukan untuk mengotomatisasi berbagai proses penting tersebut.

Dalam artikel kali ini, akan dibahas secara lengkap apa itu aplikasi PMS, manfaatnya bagi bisnis terkait, dan fitur utama yang mendukung proses kerja software tersebut. Diberikan juga rekomendasi PMS property management system yang mungkin cocok dengan kebutuhan Anda.

1. Pengertian Property Management System

Property management system adalah solusi terpusat yang digunakan untuk mengelola aset, penyewa, dan operasional sehari-hari secara efisien. Sistem membantu proses pemantauan status properti, pengelolaan permintaan dari penyewa, serta menghasilkan laporan keuangan secara akurat.

Anda tidak perlu lagi melakukan pencatatan pembayaran sewa, pemeliharaan, dan pemantauan status properti secara manual. Dengan fitur-fitur canggihnya, proses manajemen properti menjadi lebih mudah. Jadi, Anda bisa fokus pada pengembangan strategi bisnis dan peningkatan layanan.

2. Manfaat Aplikasi Property Management System

Software property management memberikan banyak manfaat bagi perusahaan terutama dalam aspek pengelolaan aset tetap properti dan penyewa. Dengan sistem yang terintegrasi, manajemen properti bisa dilakukan lebih efektif. Berikut manfaat utama implementasi sistem tersebut.

• Efisiensi operasional: Dengan mengotomatisasi tugas-tugas rutin seperti pengingat pembayaran sewa, manajemen pemeliharaan, dan pencatatan transaksi, pekerjaan manual menjadi lebih efisien.

• Pengelolaan penyewa yang lebih baik: Memungkinkan pemantauan dan manajemen penyewa dengan lebih efektif, dari notifikasi pembayaran hingga penanganan keluhan.

• Penjadwalan pemeliharaan yang efisien: Aplikasi ini membantu Anda merencanakan dan mengelola jadwal pemeliharaan aset, sehingga memastikan properti tetap dalam kondisi optimal dan menghindari kerusakan.

• Transparansi keuangan: Aplikasi ini menyediakan laporan keuangan real-time yang akurat, sehingga memudahkan pemilik properti memantau arus kas dan laba secara detail.

• Peningkatan kepuasan penyewa: Sistem ini memudahkan penyewa untuk mengajukan keluhan, melihat riwayat pembayaran, dan berkomunikasi dengan manajemen.
  

3. Industri yang Perlu Property Management System

Secara umum, sistem ini banyak digunakan oleh industri yang mengelola aset dan properti dalam jumlah besar. Misalnya, perusahaan perhotelan, real-estate, atau pengelola properti komersial. Bagaimana sistem ini membantu masing-masing industri tersebut?

a. Perusahaan Perhotelan

Industri hotel sangat bergantung pada pengelolaan yang efisien dari berbagai aset, seperti kamar hotel, fasilitas, dan layanan tamu. Dengan PMS property management system, Anda dapat mengatur reservasi kamar, melacak ketersediaan, serta memastikan layanan diberikan tepat waktu.

Tidak hanya fokus pada pengelolaan layanan ke tamu, sistem ini juga membantu Anda mencatat dan melacak transaksi keuangan operasional dan membuat laporan keuangan hotel dengan lebih akurat, sehingga Anda bisa memantau seperti apa kondisi keuangan bisnis.

b. Perusahaan Real Estate

Dalam menjalankan bisnis real estate, Anda mungkin sering kesulitan dalam melacak status properti, mengelola kontrak penyewa, dan memantau transaksi jual-beli secara manual? Hal ini akan berdampak buruk bagi operasional dan keuntungan perusahaan.

Dengan aplikasi property management system, proses pemantauan aset menjadi lebih mudah, pembaruan status properti dilakukan secara real-time, dan pengelolaan transaksi bisa lebih teratur, sehingga meningkatkan produktivitas tim penjualan dan mengoptimalkan pengelolaan aset.

c. Pengelola Properti Komersial

Pengelola properti komersial, seperti pusat perbelanjaan, gedung perkantoran, atau kompleks industri, memerlukan sistem PMS untuk memantau aset, penyewa, dan kontrak. Dengan sistem ini, Anda bisa memastikan semua kebutuhan penyewa terpenuhi dengan tepat waktu. Hal ini sekaligus juga menjaga nilai properti tetap tinggi.

4. Fitur Utama Property Management System

Property management system dirancang untuk memudahkan pengelolaan aset dan properti melalui fitur-fitur praktis yang ada. Setiap fitur tersebut memiliki keunggulan masing-masing dalam mengelola properti. Beberapa fitur tersebut yaitu:

a. Depreciation Calculation

Menghitung nilai residu bisnis properti secara manual sangat memakan waktu, bahkan rawan human error. Fitur ini membantu Anda secara otomatis menghitung nilai penyusutan aset berdasarkan umur dan kondisi properti. Dengan hasil perhitungan tersebut, keputusan terkait penjualan atau investasi menjadi lebih tepat.

b. Maintenance Schedule

Menjaga properti tetap dalam kondisi baik menjadi prioritas bagi industri yang bergerak di bidang properti. Namun sering kali pemeliharaan tidak terjadwal dengan baik. Fitur ini secara otomatis mampu membuat, mengelola, dan melacak jadwal pemeliharaan. Sehingga inspeksi rutin dan perbaikan dilakukan tepat waktu.

c. Contract Management

Anda pasti sering kewalahan mengelola kontrak penyewa secara manual, terutama jika melibatkan banyak properti. Fitur contract management akan membantu Anda mengelola semua kontrak dalam satu sistem terpusat.

Mulai dari pelacakan tanggal jatuh tempo, pembaruan otomatis, hingga pemberitahuan pengingat. Dalam satu sistem terpusat, semua perjanjian dapat dikelola dengan baik tanpa adanya risiko keterlambatan atau kesalahan.

d. Agent Portal

Komunikasi dengan agen properti adalah langkah penting bagi perusahaan real-estate. Jika proses ini dilakukan dengan cara manual, bisa jadi terjadi kesalahan dalam pengelolaan dokumen dan kurangnya visibilitas terhadap status properti. Semua ini menyebabkan proses jual dan sewa menjadi lebih lambat.

Fitur agent portal hadir sebagai platform yang memungkinkan agen properti mengakses informasi penting, mengunggah dokumen, serta memantau status properti. Dengan fitur ini, komunikasi antara agen dan manajemen lebih efisien dan kolaborasi menjadi lebih baik.

e. Sales & Leasing

Mengelola beberapa proses jual dan sewa properti dengan manual mungkin masih mungkin dilakukan. Tapi, bagaimana jika jumlah transaksi mencapai ratusan hingga ribuan? Tentu akan berisiko kesalahan dalam pelacakan status penyewa, pencatatan pembayaran, atau bahkan tumpang tindih kontrak.

Fitur ini membantu Anda mengelola seluruh proses transaksi secara otomatis, mulai dari prospek awal hingga penandatanganan kontrak. Dengan demikian, setiap detail transaksi terpantau dengan baik, dan produktivitas tim penjualan atau penyewaan properti pun meningkat.

f. Online CRM

Mengelola hubungan dengan penyewa atau pelanggan sangat penting untuk memastikan kelangsungan bisnis. Fitur online CRM membantu Anda menyimpan dan melacak semua interaksi dengan pelanggan, sekaligus mempermudah penanganan keluhan, dan peningkatan pelayanan.

5. Rekomendasi Property Management System Terbaik

ScaleOcean adalah salah satu vendor penyedia solusi ERP yang menawarkan property management system yang scalable dan fleksibel. Sistem ini telah dipercaya oleh berbagai industri yang bergerak di bidang properti untuk mengelola aset dan properti dengan lebih baik.

ScaleOcean menyediakan sesi demo gratis bagi Anda yang ingin tahu bagaimana cara kerja sistem ini. Dengan mencoba demonya, Anda dapat merasakan langsung manfaat implementasi sistem tersebut.

Tidak hanya fitur-fitur utama yang telah dibahas di atas, PMS software ScaleOcean juga dilengkapi dengan fitur-fitur berikut, dan dapat ditambah lagi lainnya sesuai kebutuhan Anda.

• Revenue management: Memaksimalkan pendapatan dengan mengelola harga sewa atau jual properti secara dinamis, berdasarkan analisis pasar, permintaan, dan data historis.

• Asset tracking: Pantau kondisi dan lokasi semua aset properti Anda secara real-time. Pastikan aset tetap terjaga dan dalam kondisi optimal.

• Housekeeping service: Mengatur jadwal dan pemantauan layanan kebersihan properti Anda jadi lebih mudah. Berikan kenyamanan maksimal kepada penyewa atau tamu.

• SLA management: Kelola perjanjian tingkat layanan (SLA) dengan penyewa atau penyedia layanan dengan lebih mudah.

Dengan fitur-fitur ini, ScaleOcean sebagai building management system Indonesia yang menawarkan solusi lengkap dan fleksibel untuk memenuhi kebutuhan bisnis properti Anda, sehingga Anda dapat fokus pada pertumbuhan dan pengembangan bisnis.

6. Tips Memilih Property Management System

Memilih aplikasi property management system akan mempengaruhi efisiensi operasional manajemen properti. Agar tidak salah pilih, Anda perlu mempertimbangkan beberapa aspek dalam proses pemilihan sistem yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut tips memilih PMS software.

a. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Pertama, pahami kebutuhan spesifik bisnis Anda. Apakah tantangan terbesar dalam bisnis properti Anda berkaitan dengan manajemen penyewa, pelacakan aset, atau pemeliharaan properti?

Dengan mengidentifikasi aspek-aspek ini, Anda dapat memilih PMS yang menawarkan fitur paling relevan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Sistem yang tepat harus mampu memenuhi kebutuhan utama operasional.

b. Pilih Sistem yang Scalable & Fleksibel

Bisnis properti cenderung berkembang seiring waktu, baik dari sisi jumlah properti yang dikelola maupun kompleksitas operasional. Karena itu, pastikan Anda memilih sistem yang scalable, dapat tumbuh bersama bisnis Anda.

Selain itu, pertimbangkan juga fleksibilitas sistem. Artinya, PMS software bisa disesuaikan dengan perubahan kebutuhan atau perkembangan bisnis Anda. Jadi, ketika ada perubahan, Anda tidak harus mengganti platform di masa depan.

c. Dilengkapi Support Team yang Responsif

ERP bisnis properti yang baik tidak hanya bergantung pada fitur, tetapi juga dukungan teknis dari penyedia sistem. Pastikan Anda memilih sistem yang dilengkapi dengan tim support yang responsif dan berpengalaman.

Terlebih jika Anda baru pertama kali menggunakan sistem terintegrasi. Dukungan yang cepat dan efektif sangat diperlukan ketika terjadi masalah teknis, sehingga operasional bisnis tidak terganggu. Pilih penyedia yang menawarkan pelatihan, panduan penggunaan, dan layanan pelanggan yang dapat diandalkan.

d. Baca Review dan Testimoni Pengguna

Membaca review dan testimoni dari berbagai user juga bisa memudahkan Anda dalam memilih sistem yang tepat. Pengalaman mereka akan memberikan informasi tambahan terkait kelebihan dan kekurangan sistem tersebut.

Perhatikan bagaimana sistem bekerja dalam skenario real, apakah ada kendala umum yang sering dihadapi, serta seberapa besar manfaat yang diperoleh bisnis serupa dari sistem tersebut.

7. Kesimpulan

Property management system adalah all-in-one solution yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan aset, penyewa, dan operasional sehari-hari untuk bisnis yang bergerak di bidang properti. Anda dapat merasakan manfaat signifikan dari sistem ini dalam meningkatkan efisiensi dan profitabilitas bisnis.

ScaleOcean, sebagai rekomendasi building management system Indonesia terbaik, menawarkan demo gratis agar Anda tahu lebih lanjut bagaimana implementasi sistem PMS dapat berdampak signifikan pada bisnis Anda. Hubungi tim kami dan jadwalkan konsultasinya sekarang!