Pencatatan pembelian adalah salah satu cara untuk mempermudah pelacakan pengeluaran. Pencatatan pembelian berguna untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam setiap transaksi perusahaan. Mengelola keuangan dengan efisien adalah salah satu hal yang membantu bisnis untuk mencapai keberhasilan operasional, khususnya dalam proses pembelian atau procurement. 

Oleh karena itu, agar perusahaan dapat mengawasi kegiatan keuangan dengan mudah, buatlah jurnal khusus pembelian. Jurnal tersebut dapat mempermudah pengelolaan dan audit aliran dana yang berkaitan dengan pembelian barang dan jasa di perusahaan Anda. Untuk membantu Anda memahami lebih lanjut, artikel ini akan menjelaskan cara membuat jurnal pembelian, memperkenalkan bentuk jurnal pembelian, dan memberikan contoh jurnal khusus pembelian.

1. Cara Membuat Jurnal Pembelian

Salah satu langkah penting dalam sistem akuntansi adalah membuat jurnal khusus pembelian. Jurnal ini digunakan sebagai medium pencatatan semua transaksi yang terlibat dalam pembelian barang atau jasa. Untuk membuat jurnal khusus pembelian, ikuti langkah-langkah berikut.

a. Identifikasi Transaksi

Pembuatan jurnal khusus pembelian dimulai dengan mengumpulkan semua transaksi yang berkaitan dengan pembelian kredit atau pembayaran tertunda. Penting untuk membedakan antara pembelian dengan kredit dan tunai karena jurnal khusus untuk pembelian hanya mencatat transaksi kredit. Hal ini meningkatkan akurasi dalam melacak utang yang belum dibayar dan memudahkan perusahaan dalam mengelola arus kas. 

b. Dokumentasi Faktur

Setiap faktur yang diterima dari pemasok harus disimpan sebagai bukti transaksi. Faktur tersebut mencakup informasi penting seperti tanggal pembelian, jumlah barang, harga per unit, total biaya, serta nama dan alamat pemasok. Dokumentasi ini esensial tidak hanya untuk pembuatan jurnal, tapi juga untuk memvalidasi klaim dan untuk keperluan audit di masa depan. 

c. Mencari Debit dan Kredit

Akun persediaan atau pembelian akan didebit berdasarkan jumlah total faktur. Ini menandakan adanya peningkatan aset atau biaya yang disebabkan oleh pembelian. Jika transaksi termasuk pajak, seperti PPN, akun pajak masukan juga harus didebit, mencatat kewajiban pajak yang dapat diklaim kembali. 

Untuk setiap pembelian, akun utang dagang berada di posisi kredit. Ini menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kewajiban untuk membayar jumlah ini di masa depan, yang mencerminkan kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian tersebut. 

d. Referensi Faktur

Menyertakan nomor faktur dalam entri jurnal sangat penting untuk keperluan administratif dan audit. Ini memudahkan pencarian dan verifikasi transaksi di kemudian hari. Referensi ini harus akurat dan mudah diidentifikasi agar proses rekonsiliasi dapat dilakukan dengan efisien. 

e. Tanggal Transaksi

Tanggal pada faktur harus digunakan sebagai tanggal transaksi dalam jurnal. Hal ini perlu dilakukan untuk mencatat kapan transaksi sebenarnya terjadi, yang membantu dalam pembuatan laporan keuangan periodik dan memastikan bahwa pendapatan dan biaya dicatat di periode yang tepat. 

f. Menambahkan Deskripsi

Menambahkan deskripsi dalam entri jurnal membantu memahami tujuan dari transaksi. Deskripsi harus mencakup informasi seperti jenis barang yang dibeli, jumlah, dan tujuan pembelian. Informasi ini berguna saat melakukan analisis keuangan dan memudahkan pemahaman tentang aliran biaya dalam perusahaan. 

g. Review dan Validasi

Sebelum menyelesaikan entri jurnal, tinjau dan validasi informasi untuk memastikan tidak ada kesalahan pencatatan. Proses ini melibatkan pengecekan ulang angka dan fakta dalam jurnal dengan dokumen pendukung. Validasi oleh pihak kedua atau auditor internal juga dapat membantu memastikan integritas data. 

h. Penggunaan Software Akuntansi

Software akuntansi modern dapat sangat membantu dalam otomatisasi pembuatan jurnal khusus pembelian. Fitur-fitur seperti entri otomatis, integrasi dengan modul lain seperti inventaris atau utang, dan backup otomatis memastikan bahwa data tidak hanya akurat tetapi juga aman. Penggunaan teknologi ini mempercepat proses dan mengurangi kesalahan manusia. 

2. Contoh Jurnal Khusus Pembelian

Berikut adalah contoh jurnal khusus pembelian yang telah terisi. Ilustrasi ini berdasarkan sebuah transaksi pembelian barang secara kredit untuk suatu perusahaan.

Pada contoh jurnal khusus pembelian di atas terdapat beberapa aspek yang dipertimbangkan. Tanggal menunjukkan kapan transaksi pembelian terjadi. Kolom keterangan bertujuan untuk menyediakan informasi tentang transaksi, termasuk deskripsi pembelian. Nomor referensi digunakan untuk mengidentifikasi dokumen terkait, seperti faktur atau purchase order.

Jurnal ini mencatat pembelian bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan secara kredit. Akun persediaan bahan baku ada di posisi debit karena adanya penambahan nilai ke persediaan akibat pembelian. Selain itu, pajak pertambahan nilai yang dibayar pada saat pembelian, yang bisa diklaim kembali oleh perusahaan, juga termasuk debit. Utang Dagang PT. Suplai Indah, menunjukkan kewajiban yang harus dibayar ke pemasok, PT. Suplai Indah, sebagai hasil dari pembelian ini. 

3. Menghindari Kesalahan Pencatatan di Jurnal

Dalam proses procurement dan pembelian, pencatatan jurnal yang akurat berguna untuk memastikan efisiensi dan keakuratan laporan keuangan. Berikut adalah beberapa cara untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam pencatatan jurnal pembelian.

a. Melampirkan Purchase Order (PO)

Sistem PO memastikan transparansi dan akurasi dalam proses pembelian. Setiap order harus disertai dengan dokumen PO yang mencatat detail pembelian, termasuk jenis barang, kuantitas, dan harga. Sistem ini juga berfungsi sebagai pengendali, memastikan bahwa hanya pembelian yang telah mendapatkan persetujuan yang boleh diproses. Ini menghindari pencatatan yang salah karena setiap entri harus memiliki PO yang valid sebagai referensi. 

b. Pemeriksaan Secara Berkala

Pemeriksaan faktur dan dokumen pendukung adalah langkah penting dalam verifikasi keakuratan transaksi sebelum pencatatan. Proses ini melibatkan pengecekan detail seperti harga, tanggal, dan jumlah, serta membandingkannya dengan pesanan asli dan konfirmasi penerimaan barang atau layanan. Langkah ini mencegah kesalahan yang mungkin terjadi akibat faktur yang salah atau transaksi yang tidak sesuai. 

c. Rekonsiliasi Catatan Keuangan

Rekonsiliasi adalah proses membandingkan catatan internal dengan catatan keuangan atau bank untuk memastikan konsistensi dan akurasi. Rekonsiliasi yang dilakukan secara rutin membantu mendeteksi dan memperbaiki kesalahan secara cepat, serta memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat dan tidak ada yang terlewat. 

d. Audit Internal dan Eksternal

Audit internal memudahkan perusahaan untuk memeriksa prosedur yang dilakukan bisnis dan mengidentifikasi kesalahan secara langsung. Sementara itu, audit eksternal oleh pihak ketiga bertujuan untuk memastikan bahwa informasi sudah terbukti benar dalam evaluasi keuangan. Kedua jenis audit ini sangat penting untuk menjaga integritas data keuangan dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. 

e. Pelatihan Karyawan

Untuk meningkatkan pemahaman karyawan tentang prosedur internal dan penggunaan software akuntansi, perusahaan perlu mengadakan pelatihan karyawan. Pelatihan yang efektif membantu karyawan mengurangi kesalahan manusia dengan mengajarkan mereka bagaimana dan kapan harus mencatat transaksi serta pentingnya keakuratan data dan dampak kesalahan pada laporan keuangan.

4. Kesimpulan

Memahami cara buat jurnal pembelian, mengenal bentuk jurnal pembelian, dan menyajikan contoh jurnal khusus pembelian dapat mengoptimalkan proses pembelian procurement sebuah perusahaan. Jurnal pembelian yang efektif tidak hanya memfasilitasi pencatatan keuangan yang akurat, tetapi juga memperkuat manajemen internal dan meningkatkan efisiensi operasional. 

Dengan menerapkan proses pembelian yang benar dan cermat, perusahaan dapat mengurangi peluang terjadinya kesalahan, mempercepat proses audit, dan memastikan transparansi penuh dalam setiap transaksi. Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk mengintegrasikan sistem pembukuan yang baik dalam rutinitas pembelian mereka.