Retur pembelian adalah kegiatan yang umum terjadi pada jual beli bisnis. Konteks di sini memiliki arti pengembalian pembelian yang dilakukan oleh perusahaan kepada pemasok. Barang yang dikirimkan pemasok dikembalikan ulang karena terjadi beberapa masalah seperti ketidakcocokan.

Ketika proses pembelian berlangsung, retur perlu melalui tahapan agar sampai pada pemasok. Beberapa aspek pengembalian di antaranya, memeriksa barang kiriman, kemudian operator gudang mengidentifikasi masalah dan melaporkan apabila terjadi kerusakan, cacat produk, atau kekurangan barang. Setelah laporan selesai, baru produk dapat diretur. Untuk memahami lebih lanjut, pada artikel berikut akan dibahas mengenai apa itu retur pembelian dan contohnya.

1. Apa itu Retur Pembelian?

Apa itu retur pembelian? Seperti yang diketahui secara umum, retur pembelian adalah proses pengembalian barang pesanan yang sudah dikirimkan pada bisnis. Kemudian pihak perusahaan meretur barang tersebut karena berbagai faktor, biasanya dapat disebabkan karena barang tidak sesuai, pengiriman yang terlalu lama, adanya kerusakan, atau tidak memenuhi standar kualitas.

Melakukan pengembalian berdampak langsung pada keberlangsungan supply chain. Maka dari itu, mengendalikan retur yang efektif dapat mengurangi masalah produksi dan penjualan bisnis. Retur dapat dikatakan berjalan dengan lancar ketika, ketersediaan barang belum mengalami kehabisan, sehingga jeda antara retur hingga stok habis tidak menjadi masalah. Hal inilah yang disebut stock opname, dengan perhitungan lead time serta safety stock yang tepat, bisnis dapat menghindari kemungkinan kendala yang terjadi saat proses pembelian.

Perhitungan retur pembelian adalah dengan menggunakan persentase retur dan nilai retur. Perhitungan nilai yang dimaksudkan yakni jumlah barang yang dikembalikan dikali dengan harga per barang itu sendiri. Nah, kemudian pengembalian akan dilaporkan dalam catatan akuntansi bisnis. Akun retur masuk pada kolom kredit, sementara utang dagang di kolom debit dimana utang perusahaan terhadap pemasok juga ikut berkurang.

Contoh retur pembelian pada proses pembelian dapat diilustrasikan sebagai berikut. Anda merupakan pemilik perusahaan manufaktur pembuatan roti, komponen roti memuat banyak hal seperti tepung, gula, telur, susu, dan perisai. Saat ini, Anda membutuhkan 100 kg tepung. Kemudian setelah divisi gudang mengajukan permintaan kebutuhan, purchasing langsung menghubungi pemasok tepung. Namun, setelah menunggu satu minggu tepung yang datang berwarna kuning.

Kasus ketidaklayakan barang atau kerusakan sesampainya pada perusahaan, tim purchasing segera melaporkan adanya perbedaan kualitas, untuk meminta retur. Dari contoh retur pembelian tersebut, dapat Anda simpulkan pengembalian pembelian dapat dilakukan asalkan kualifikasinya memenuhi syarat. Pemasok tidak bisa menerima pengembalian karena masalah tanpa dibuktikan dengan data konkrit.

2. Contoh Retur Pembelian

Pada pembahasan apa itu retur pembelian, dijelaskan pengandaian secara deskriptif bagaimana retur bisa terjadi. Pada pembahasan kali ini, kita akan memasuki contoh retur pembelian. Anda dapat melakukan pembukuan retur menggunakan aplikasi seperti Microsoft Excel atau software e-procurement.

Berikut contoh retur pembelian menggunakan tabel. Perusahaan manufaktur membeli unit dengan jumlah 200 dengan harga setiap unit 100.000. Ketika barang sampai, operator gudang melakukan pemeriksaan. Ternyata terdapat 30 barang mengalami kerusakan. Produk yang rusak segera dikonfirmasi dan dilakukan retur kepada pihak supplier.

Catatan retur pembelian dapat menyesuaikan dengan pemilihan metode setiap perusahaan. Jika Anda menggunakan metode perpetual, pembukuan persediaan akan langsung dibukukan pada waktu yang sama. Sehingga apabila terjadi retur, inventaris akan menghitung sisa persediaan dan jenis barang yang keluar setiap waktu. Metode seperti ini lebih efektif digunakan karena memuat laporan kontinu.

Sedangkan penerapan metode periodik adalah catatan yang berfokus pada periode atau interval waktu tertentu, bisa tahunan atau bulanan. Langkah tersebut, juga menghitung jumlah stok masuk dan pengembalian pada periode tertentu saja. Sehingga baik perpetual maupun periodik, piutang usaha dalam kolom debit akan berkurang. Berikut contoh retur pembelian apabila dilakukan secara tunai.

Dalam tabel tersebut, pembelian berada di posisi kredit sementara persediaan pada kolom debit. Begitupun sebaliknya akun retur berada di kolom debit karena jumlah pembelian berkurang dan persediaan pada tabel kredit akibat persediaan tersebut ikut berkurang.

3. Jenis-jenis Pengembalian di Purchasing

Selama proses pembelian berlangsung, supplier menawarkan pilihan transaksi kepada pemilik bisnis sebelum invoice pelunasan pembayaran terbit. Ada dua tahapan pembayaran, yang pertama kredit dan kedua adalah tunai. Masing-masing cara memiliki keuntungan sendiri. Berikut perbedaan cicilan dan cash.

a. Cicilan

Sistem pembayaran cicilan dapat dilakukan asalkan pihak pemasok menyetujui. Kredit dapat dilakukan dalam periode tertentu, misalnya 30, 60, 90, atau 360 hari, menyesuaikan dengan kebutuhan dan kontrak bersama. Beberapa tagihan kredit memberikan persyaratan dan peraturan di awal, seperti diskon. Contohnya, ketika perusahaan berhasil melunasi sebelum bulan berikutnya, maka akan dikenai potongan harga sebesar 30%.

Setelah persyaratan kredit ditetapkan, perusahaan dapat membeli barang atau jasa dari pemasok dengan transaksi cicilan. Pemasok kemudian menerbitkan invoice pembelian kepada perusahaan, dengan rincian barang atau jasa yang diberikan, jumlah total yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo pembayaran berdasarkan persyaratan kredit yang disepakati. Faktur ini dicatat dalam piutang pemasok dan utang perusahaan.

b. Tunai

Pembayaran kontan atau langsung dilakukan setelah proses pembelian selesai. Transaksi dilakukan setelah invoice tagihan diterbitkan. Pembayaran  tunai merupakan salah satu metode transaksi yang paling mudah dan cepat. Berdasarkan kontrak berlaku, perusahaan membayar pemasok secara tunai, atau setara tunai seperti transfer bank atau cek, pada saat pembelian atau pada saat penyerahan barang.

Transaksi tunai ditandai dengan pertukaran uang secara langsung dengan barang atau jasa, tanpa adanya kredit atau syarat pembayaran yang tertunda. Pembayaran ini menguntungkan bagi kedua pihak karena menyediakan likuiditas langsung dan menghilangkan risiko keterlambatan, kesalahpahaman transaksi, atau gagal pembayaran.

4. Cara Membuat Laporan Pengembalian

Cara melakukan retur pembelian adalah dengan melaporkan langsung pada pemasok terkait barang yang diterima. Namun, sebelum membuat pengaduan ada tahapan atau prosedur yang perlu dilakukan agar laporan bersifat akurat. Berikut tips melakukan pengajuan pengembalian barang pada proses pembelian.

a. Pastikan Jumlah Barang

Pengaduan terkait masalah pengembalian dapat diserahkan setelah Anda memeriksa persediaan secara akurat. Pastikan jumlah barang, nomor, spesifikasi, harga setiap produk, dan alasan kenapa dilakukan retur. Anda dapat mencocokan data inventaris dengan barang yang diterima untuk memastikan kesamaan jumlah atau kualifikasi sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman saat pengajuan.

Selain dokumen inventaris, surat purchase order atau faktur kesepakatan negosiasi dan kontrak juga dapat menjadi bukti bahwa terjadi kekeliruan dalam pengiriman produk. Maka dari itu, tugas pemeriksaan barang harus dilakukan secara hati-hati dan teliti untuk menghindari kerugian dari pihak perusahaan maupun supplier.

b. Buat Form Pengajuan 

Apa itu form pengajuan? Form atau dokumen pengajuan merupakan aspek penting saat dilakukan pengembalian. Dokumen tersebut dalam retur pembelian adalah komponen yang merinci semua jenis pengaduan. Anda dapat membuat form dengan menginput tanggal retur, nomor faktur, header laporan, rincian barang, isi atau data, dan total jumlah barang yang diretur. Dalam dokumen sertakan nama pengirim dan supplier serta tanda tangan sebagai bukti faktur retur yang sah.

c. Periksa Ulang Dokumen 

Setelah pembuatan form selesai, sebaiknya jangan langsung dikirimkan. Anda perlu melakukan pengecekan berkas sebelum pengiriman terjadi. Tujuan dari recheck adalah memastikan bahwa data tersebut sudah akurat, karena jika terdeteksi bahwa perusahaan melakukan manipulasi data, pemasok dapat menuntut pemilik bisnis dan memutus hubungan sebagai supplier.

d. Kirimkan Surat Pengaduan

Pastikan Anda mengirimkan dokumen pengembalian sebelum jatuh tempo. Dalam bisnis, pemasok memberikan batasan waktu untuk melakukan retur. Maka dari itu, setelah pemeriksaan selesai, segera hubungi pemasok bahwa faktur akan dikirimkan secepatnya. Tujuannya agar pembelian mendapatkan masa garansi supplier.

5. Kesimpulan

Apa arti retur pembelian dari penjelasan artikel di atas? Retur pembelian adalah kegiatan pengembalian barang yang sudah dibeli oleh perusahaan kepada supplier. Retur dipengaruhi oleh berbagai faktor di antaranya karena terjadi kerusakan barang, perbedaan spesifikasi, keterlambatan pengiriman, atau ketidaksesuaian dengan jumlah barang yang dipesan.

Untuk memudahkan proses retur, perusahaan dapat melakukan pendataan dengan macam-macam model. Salah satu contoh retur pembelian yakni metode tabel atau manual dan menggunakan aplikasi. Keduanya memiliki efektivitas masing-masing, tergantung pemilihan jenis pengembalian, baik cicilan maupun tunai.