Dalam sebuah bisnis yang berjalan, perusahaan tak dapat menghindari biaya pengadaan yang keluar setiap periodenya. Anggaran-anggaran penting seperti biaya bahan baku, mesin, ongkos kirim, dan biaya penunjang pengadaan lainnya selama proses berlangsung juga perlu diperhitungkan. Semakin tinggi produksi, anggaran dalam pengadaan juga semakin bertambah.

Purchasing cost umumnya meliputi semua barang beli. Jadi staff purchasing management perlu melakukan analisa pengajuan yang dilakukan masing-masing divisi untuk disesuaikan dengan anggaran perbelanjaan perusahaan. Pada artikel kali ini, mari kita pahami lebih jauh tentang definisi purchasing cost serta tips mengelola biaya pengadaan lebih efektif.

1. Biaya Pengadaan Adalah

Biaya pengadaan adalah anggaran yang dikeluarkan perusahaan pada setiap belanja perusahaan baik itu produk mentahnya, barang jadi, alat penunjang produksi, atau hanya pembaharuan mesin sekalipun dihitung sebagai pengeluaran. Bahkan, detail seperti label atau cap yang berpengaruh pada pengadaan masuk pada buku perbelanjaan.

Biaya ini mencakup harga barang atau jasa, serta biaya seperti pengiriman, pajak PPN, dan pengeluaran lain, salah satunya penanganan. Selain itu juga, ada tenaga kerja yang diperlukan untuk memperoleh barang atau jasa. Purchasing cost adalah metrik penting yang perlu dipertimbangkan oleh bisnis ketika membuat keputusan pembelian, karena hal ini dapat berdampak signifikan pada keuntungan. Dengan memahami total biaya pembelian, bisnis dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan mendapatkan harga terbaik saat proses pembelian.

Mengelola purchasing cost adalah cara yang bisa dilakukan perusahaan untuk menekan pembelian yang sia-sia. Beberapa oknum tak bertanggung jawab dapat memasukan barang yang sebenarnya tak begitu dibutuhkan. Karena apabila biaya pengadaan yang berbanding terbalik dengan ketetapan pengeluaran bisa mengganggu proses bisnis.

2. Cara Kelola Purchasing Cost

Pada praktik sebenarnya, pembelian sudah direncanakan menyesuaikan kebijakan. Tetapi terkadang, terdapat biaya di luar ketentuan. Hal tersebut mengakibatkan dampak laporan keuangan. Misalnya terjadi salah hitung harga pada suatu item yang dimana perusahaan memesan 10.000 produk. Pertanyaannya, berapakah kerugian yang akan didapat oleh pemilik usaha? Dengan memperhatikan pengelolaan biaya dalam tahapan purchasing management perusahaan bisa meningkatkan surplus. Berikut tips mengelola biaya pengadaan, antara lain:

a. Analisa Kebutuhan Setiap Departemen

Purchase request adalah bagian dimana masing-masing divisi meminta pemenuhan kebutuhan. Untuk itu perusahaan perlu pertimbangan matang pada setiap unit agar semua biaya pengadaan dapat dimaksimalkan sesuai kebijakan berlaku. Riset ini berfungsi sebagai pemilihan permintaan dari yang sangat krusial hingga memiliki impact rendah bagi pengadaan, yang dimana nilainya tidak mengganggu produksi sama sekali.

Jadi, perusahaan bisa menghindari pengeluaran tak terkendali dan tidak di approve secara konkrit oleh pihak internal selama pengadaan berlangsung. Untuk meminimalisir pemborosan, purchasing management dapat memeriksa dokumen pengajuan dari setiap departemen melalui pihak yang mengajukan atau penanggungjawab. Mulai dari harga per item, total keseluruhan, jenis barang, dan kapan dilakukan pembelian.

b. Cari Tahu Risiko Pengadaan Barang

Mencari tahu risiko purchasing cost adalah langkah jitu yang Anda harus terapkan saat melakukan pengadaan. Terlebih pada pembelian berjumlah besar. Kendala seperti fluktuasi pada bahan baku, kelangkaan barang faktor eksternal, kualitas tidak sesuai, serta kebijakan pemerintah terkait pengadaan yang bisa sewaktu-waktu berubah misalnya pajak.

Penggambaran lainya berkaitan dengan risiko yang sangat riskan ini berupa kegagalan pengiriman, tren pasar berubah, tersendatnya alur purchasing hingga menyebabkan pemberhentian pengadaan, dan sebagainya. Anda perlu mewaspadai hal-hal yang bisa diprediksi sehingga perusahaan menghindari biaya pengadaan berlebih.

c. Sortir Pemasok Sesuai Budget

Menyeleksi supplier dengan memahami dasar biaya pengadaan adalah komponen pendukung keberhasilan dalam mengelola keuangan perusahaan. Mengelola biaya ini seefektif mungkin dimulai dari kecocokan kualitas dan harga yang dipasang pemasok. Pemasok yang memberi kebebasan dalam menentukan persyaratan berlaku serta dapat memenuhi standar yang sudah diperlukan akan memudahkan pengawasan selama pengadaan berlangsung.

Anda bisa memastikan pembelian menyesuaikan budgeting. Apabila terjadi kesalahpahaman, perusahaan punya otonomi untuk akses penuh dalam retur pembelian atau komplain jika melebihi batas maksimum order mereka. Pemilihan alternatif dari banyaknya supplier mengajukan penawaran Anda dapat menghindari biaya tak perlu dan mengoptimalkan pengeluaran.

d. Buat Rekap Pengadaan

Dokumen rekap pengadaan yang biasanya dibukukan pada akhir periode mencakup seluruh proses pembelian setiap dilakukan transaksi, bahkan perusahaan turut mencatat hutang serta tanggal pelunasan. Maka dari itu, tim purchasing management perlu membuat pencatatan kebutuhan baik barang maupun jasa dalam belanja setelah terjadinya transaksi.

Fungsinya agar dokumen pembelian bisa dicocokkan dengan anggaran berlaku. Misalkan terjadi pengeluaran berlebih akibat kejadian tidak terduga seperti kenaikan pajak, pemilik usaha bisa gunakan rekap tersebut sebagai pertimbangan berikutnya. Hal ini juga mengurangi risiko pembayaran double saat pemasok menagih pelunasan. Ketika input berlangsung, diperlukan kehati-hatian kesalahan pembuatan dokumen dalam input rincian pengeluaran yang ada karena dapat menjadi boomerang pada biaya yang berlaku kedepannya.

3. Manfaat Menekan Biaya Pengadaan

Dari penjelasan di atas, pengelolaan biaya pengadaan adalah salah satu cara yang bisa ditempuh untuk menghindari pengeluaran sia-sia. Bagaimanapun keberlangsungan perputaran arus keuangan sangat berdampak pada proses purchasing management. Mari kita bahas lebih lanjut manfaat dari kelola biaya purchasing.

a. Menghindari Biaya Tak Terduga

Bisnis itu sangat amat berisiko. Salah langkah satu kali saja dapat menyebabkan defisit. Menekan purchasing cost menjadi jalan keluar dengan riset mendalam setiap kebutuhan, pemilihan pemasok, dan pengawasan penuh pengadaan. Perusahaan bisa mengambil tindakan yang tepat serta menetralisir dampak terburuk bagi bisnis.

b. Efektivitas Pembelian

Dengan menekan biaya pengadaan, berarti perusahaan harus benar-benar selektif saat melakukan pembelian sumber daya. Ini diperlukan karena sangat berdampak pada keberlangsungan purchasing. Pemilik usaha juga bisa terhindar dari masalah yang bisa timbul kapanpun, kerugian, dan kendala dari pemasok. Menyiasati biaya ini pada momentum yang pas. Misalnya ketika banyak kebutuhan belum terpenuhi sehingga saat mengajukan permintaan, bisnis mendapat diskon besar akibat pembelian jumlah banyak.

c. Meningkatkan Produktivitas Pengadaan

Sejauh ini, konsep purchasing cost adalah tentang harga yang perusahaan bayar setiap kali pembelian terjadi. Sebenarnya, dari pada mengulang pembelian dalam jumlah yang sama, pebisnis bisa memanfaatkan blanket purchase order untuk pembelian jangka panjang. Alasannya, tentu saja menghemat budget untuk kebutuhan seluruh operasional.

Nah, Anda juga dapat meningkatkan operasional pembelian dengan pengelolaan biaya pengadaan yang keluar. Kendala yang mengganggu pengadaan di dalam konsep pengeluaran kebutuhan bisa terjadi misalnya karena ongkos kirim terlalu tinggi, atau bahan baku yang ditawarkan sangat mahal. Alhasil, tim purchasing management perlu menimbang kembali pembelian tersebut.

Hal itu sudah pasti membuat produktivitas mengalami kendala bahkan sampai terhenti. Tentu saja ini memberi dampak negatif bagi perusahaan. Pemilik usaha belum bisa mendistribusikan barang kepada konsumen dan pembelian pun ikut tertunda. Memanfaatkan pengeluaran yang seminimal mungkin serta sesuai prosedur dengan memperhatikan dampak jangka panjang membuat purchasing management mudah mengambil keputusan pembelian tanpa menimbulkan masalah dalam produktivitas.

4. Kesimpulan

Dapat disimpulkan dari penjelasan di atas, biaya pengadaan adalah total biaya dari suatu pembelian barang atau jasa yang didalamnya sudah memuat pajak, biaya pengiriman, biaya lainnya, dan pengeluaran tak terduga. Purchasing cost adalah jumlah yang dibayarkan untuk pengadaan barang termasuk biaya langsung dan biaya tambahan.

Perusahaan dapat menekan biaya pengadaan yang terlalu besar melalui beberapa prosedur. Salah satunya pada keberhasilan pemilihan pemasok. Pemasok adalah kunci yang bisa menyesuaikan kebutuhan kita dengan anggaran maksimal perusahaan. Jadi dengan seleksi supplier yang tepat pemilik bisnis bisa mengurangi pemborosan setiap unit yang dibeli.