Manajemen gudang tidak hanya tentang metode efektif yang diterapkan untuk menyimpan barang, tapi juga strategi perusahaan dalam mengelola biaya penyimpanan supaya sehemat mungkin. Penetapan biaya ini sangat mempengaruhi aspek-aspek bisnis lainnya seperti harga jual produk, pemilihan supplier, dan juga manajemen rantai pasokan. Sehingga memiliki dampak signifikan terhadap keuangan dan operasional perusahaan.

Nah, melalui artikel berikut akan dijelaskan secara lengkap terkait biaya penyimpanan persediaan. Mulai dari arti, faktor-faktor yang mempengaruhi, rumus biaya simpan di gudang, dan tips untuk menghematnya. Pemahaman atas semua aspek ini akan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih tepat untuk mencapai efisiensi dan keuntungan maksimum.

1. Arti Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan atau holding cost adalah total uang yang dihabiskan perusahaan untuk menyimpan, mengelola, dan menjaga barang atau produk dalam suatu periode waktu tertentu. Biaya ini bisa mencakup sewa gudang, biaya asuransi, keamanan, sampai dengan biaya operasional seperti listrik, perawatan, dan pemeliharaan. Secara umum, biaya penyimpanan persediaan merupakan kombinasi dari biaya tetap dan variabel lain yang terkait dengan manajemen gudang.

Lalu, mengapa perlu tahu perhitungan biaya penyimpanan? Dengan ini, Anda dapat merancang strategi yang efektif untuk mengoptimalkan penyimpanan serta mengidentifikasi area yang harus diperbaiki untuk mengurangi biaya berlebih. Selain itu, juga sebagai acuan dalam penentuan harga jual produk, pemilihan supplier, dan manajemen rantai pasokan.

Sebagai ilustrasi, jika perusahaan Anda memiliki biaya penyimpanan per unit produk sebesar Rp10.000 per bulan, pasti Anda perlu mempertimbangkan biaya ini saat menetapkan harga jual. Jangan sampai harga jual tersebut tidak kompetitif di pasar, atau bahkan tidak mencapai margin keuntungan yang cukup.

Selain itu, biaya tersebut juga menjadi bahan evaluasi Anda untuk memilih supplier terbaik. Misal setelah dilakukan identifikasi, ternyata supplier lokal dapat menyediakan raw materials dengan waktu tunggu yang lebih singkat. Dengan ini Anda dapat mengurangi jumlah inventaris yang harus disimpan sekaligus mengurangi biaya penyimpanan.

2. Faktor Pengaruh Biaya Penyimpanan

Sebelum memahami perhitungan rumus biaya simpan, Anda perlu tahu beberapa faktor yang mempengaruhinya terlebih dahulu. Beberapa faktor tersebut yaitu:

a. Luas & Lokasi Penyimpanan

Gudang yang luas tentunya membutuhkan biaya lebih tinggi baik dari sisi sewa, keamanan, maupun pemeliharaan. Selain itu, gudang yang terletak di lokasi strategis dengan akses mudah ke transportasi dan distribusi cenderung juga memiliki biaya sewa dan operasional yang lebih tinggi dibandingkan dengan gudang yang terletak di area terpencil. Namun, gudang di lokasi strategis dapat mengurangi biaya transportasi dan waktu distribusi, sehingga Anda perlu melakukan analisis untuk menentukan lokasi dan luas gudang yang paling ekonomis.

b. Fasilitas & Infrastruktur

Fasilitas dan infrastruktur yang ada di tempat penyimpanan juga berpengaruh besar terhadap biaya penyimpanan. Gudang yang dilengkapi dengan sistem keamanan canggih, kontrol suhu, dan fasilitas pemeliharaan lainnya tentunya akan menyebabkan biaya operasional yang lebih tinggi. Meskipun demikian, fasilitas dan infrastruktur yang baik juga dapat membantu menjaga kualitas produk dan mengurangi risiko kerusakan. Hal ini tentunya menghemat biaya perusahaan dalam jangka panjang.

c. Metode Penyimpanan

Sebagai contoh, metode penyimpanan just-in-time (JIT) dapat mengurangi biaya penyimpanan persediaan karena perusahaan hanya menyimpan inventaris yang dibutuhkan dalam jangka waktu pendek. Sebaliknya, metode penyimpanan tradisional yang terus menimbun inventaris dalam jangka waktu yang kurang jelas dapat meningkatkan biaya penyimpanan.

d. Jenis Barang yang Disimpan

Barang-barang yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus, seperti temperatur atau kelembaban kontrol pastinya memerlukan biaya penyimpanan tambahan. Selain itu, barang dengan ukuran besar atau berbahaya juga bisa menambah biaya penyimpanan karena membutuhkan ruang yang lebih luas dan khusus. Menganalisis dan mengkategorisasi jenis barang akan membantu perencanaan strategi penyimpanan yang lebih efisien dan ekonomis.

3. Rumus Biaya Simpan di Gudang

Setelah memahami arti dan faktor-faktor yang mempengaruhi biaya penyimpanan persediaan, mari selanjutnya mencoba untuk mengkalkulasinya. Anda bisa menggunakan rumus biaya simpan berikut ini. 

Storage costs meliputi sewa gudang, utilitas, dan biaya pemeliharaan. Sedangkan employee salaries meliputi gaji dan tunjangan bagi karyawan yang mengelola gudang. Aspek opportunity costs merupakan pendapatan yang bisa diperoleh jika sumber daya digunakan untuk kegiatan lain. Kemudian depreciation cost mencakup penurunan nilai aset-aset seperti rak penyimpanan dan peralatan lainnya. Semua komponen ini kemudian dibagi dengan total value of annual inventory atau total nilai inventaris tahunan untuk mendapatkan biaya simpan per unit inventaris.

Supaya lebih paham, perhatikan contoh penggunaan rumus biaya simpan tersebut. Misalkan sebuah perusahaan retail memiliki storage cost sebesar Rp 100 juta per tahun, gaji karyawan gudang sebesar Rp 200 juta per tahun, opportunity cost sebesar Rp 50 juta per tahun, dan biaya depresiasi sebesar Rp 30 juta per tahun. Total nilai inventaris tahunan perusahaan adalah Rp 1 miliar. Maka, biaya simpan inventaris di gudang per tahun adalah:

Artinya, perusahaan menghabiskan 38% dari nilai total inventarisnya setiap tahun untuk biaya penyimpanan di gudang. Hasil perhitungan ini bisa menjadi pertimbangan perusahaan untuk menilai efisiensi operasional perusahaan terkait dengan manajemen gudang. Persentase biaya simpan yang tinggi menunjukkan kalau perusahaan mungkin menghadapi inefisiensi dalam manajemen gudangnya. Bisa saja disebabkan oleh biaya sewa gudang yang tinggi, overstaffing, atau kurangnya optimalisasi dalam penggunaan ruang gudang.

Mengetahui cara hitung rumus biaya simpan ini juga membantu perusahaan untuk mengidentifikasi area-area yang dapat dioptimalkan untuk mengurangi biaya operasional dan meningkatkan margin keuntungan. Dengan analisis lebih lanjut, perusahaan pun dapat merumuskan strategi peningkatan efisiensi manajemen gudang, seperti implementasi teknologi baru atau menegosiasikan ulang kontrak dengan penyedia gudang.

4. Tips Menghemat Biaya Penyimpanan

Ada beberapa hal yang bisa coba Anda pertimbangkan untuk mengatasi pembengkakan pada biaya penyimpanan persediaan. Salah satunya dengan mengoptimalkan ruang gudang. Lakukan penataan ulang layout gudang untuk memastikan kalau setiap ruang digunakan secara efisien. Jadi, tidak ada lagi kebutuhan akan ruang tambahan yang bisa menimbulkan biaya lebih.

Selain itu, manfaatkan rak penyimpanan vertikal dan alat bantu penataan lainnya untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan tanpa perlu menambah luas gudang. Manajemen gudang terutama pada ruang akan memudahkan aksesibilitas dan mempercepat proses pengambilan barang, sehingga mengurangi lead time dan tenaga kerja yang dibutuhkan.

Anda juga bisa mempertimbangkan implementasi sistem manajemen gudang (WMS) untuk melacak dan mengorganisir inventaris secara lebih efisien, mengurangi kemungkinan kehilangan atau kerusakan barang. Selain itu, automasi seperti robotik dan sistem pemantauan berbasis sensor juga akan meminimalkan kebutuhan akan tenaga kerja manual dan mengurangi kesalahan operasional.

Analisis inventaris yang akurat juga menjadi kunci untuk mengurangi biaya ini. Pahami kebutuhan dan karakteristik inventaris, identifikasi produk slow-moving, dan menyesuaikan level safety stock dengan permintaan adalah langkah-langkah penting untuk mencegah overstocking atau understocking. Metode penyimpanan JIT bisa juga dimanfaatkan agar kebutuhan ruang penyimpanan dapat diminimalisir.

5. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, bisa disimpulkan kalau memahami cara hitung rumus biaya simpan dapat mengukur efisiensi manajemen gudang perusahaan dan identifikasi area yang membutuhkan perbaikan. Nilai perhitungan tersebut juga bisa menjadi acuan perusahaan dalam menyusun strategi penghematan. Seperti pengoptimalan ruang penyimpanan, adopsi teknologi baru, pengelolaan inventaris yang efektif, dan pelatihan karyawan.

Dengan cara ini, perusahaan tidak hanya dapat mengurangi biaya penyimpanan namun juga meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat proses pengambilan dan pengiriman barang, serta pastinya meningkatkan keuntungan dan daya saing perusahaan di pasar. Implementasi langkah-langkah menghemat biaya penyimpanan ini juga menunjukkan komitmen perusahaan dalam manajemen sumber daya yang bertanggung jawab dan berkelanjutan.