Tawar-menawar adalah cara mendapatkan keseimbangan harga antara pemilik bisnis dengan supplier yang dapat menguntungkan. Dengan penetapan kesepakatan harga dalam proses pembelian barang atau jasa, pemilik bisnis dapat menekan anggaran yang besar. Cara negosiasi harga dengan supplier efektif, dapat dilakukan dengan mengajukan dokumen purchase order, yang di dalamnya memuat informasi biaya produk sesuai keinginan perusahaan.

Penetapan harga pokok penjualan juga dipengaruhi oleh keberhasilan bisnis melakukan negosiasi. Sehingga, Anda perlu memahami tips jitu melakukan penawaran. Pada artikel kali ini, kita akan masuk pada pembahasan cara negosiasi harga yang tepat sehingga memberikan profitabilitas dan mencapai kesepakatan antara kedua belah pihak.

1. Harga Negosiasi Adalah

Harga negosiasi adalah penawaran harga atau biaya yang diajukan oleh bisnis ketika dokumen permintaan dikirimkan. Dalam surat tersebut menjelaskan biaya yang diinginkan oleh perusahaan setiap pembelian barang yang dilakukan. Anda juga dapat melakukan penawaran langsung ketika pemasok menyetujui untuk menjadi distributor dalam pemenuhan kebutuhan.

Ketika proses pembelian berlangsung, Anda perlu menjaga komunikasi dengan baik karena akan berpengaruh pada produktivitas pengadaan. Contohnya saat melakukan tahapan pembuatan kontrak, masing-masing pihak memberikan syarat dan ketentuan (S&K) seperti, harga yang diberikan, kualitasnya, jumlah, dan waktu produksi sehingga mempengaruhi harga.

Dari kasus tersebut, bagaimana cara negosiasi harga dengan supplier yang akan Anda lakukan? Sebagai pemilik bisnis, melakukan negosiasi sampai mencapai harga terbaik antara dua pihak dapat dipengaruhi beberapa faktor. Di antaranya seperti harga asli bahan baku, tingkat kesulitan, fluktuasi permintaan barang di pasar, dan masih banyak lainnya. Perlu Anda ingat, sebaiknya Anda melakukan identifikasi kebutuhan dan riset pasar terkait biaya pengadaan. Semakin baik kualitas yang dibutuhkan, penawaran harga juga akan sulit dilakukan.

2. Cara Negosiasi Harga yang Efektif

Melakukan penawaran harga dengan pemasok dapat mengendalikan biaya, memastikan kualitas, dan mengelola strategi rantai pasokan. Melalui negosiasi, perusahaan bisa mendapatkan harga atau diskon yang lebih baik. Terutama untuk pembelian dalam jumlah besar atau kontrak jangka panjang, yang secara langsung berdampak pada keuntungan. Nah, berikut cara negosiasi harga yang dapat Anda terapkan dalam bisnis.

a. Merinci Kebutuhan Lebih Spesifik 

Sebelum membeli produk, jasa, atau barang, Anda terlebih dahulu mencatat semua kebutuhan yang akan dibeli. Pastikan semua jenis barang memiliki alasan yang kredibel untuk dilakukan pengadaan, sehingga proses pembelian akan berjalan lebih cepat. Dalam memudahkan catatan, Anda dapat memeriksa data inventaris persediaan barang.

Pembukuan inventory akurat memberikan informasi yang lebih spesifik dan dapat dipastikan tanggung jawab pemenuhan kebutuhan setiap departemen. Memberikan dokumen purchase order yang konkrit dan komprehensif dapat menjadi pertimbangan supplier dalam memberikan harga diskon.

Supplier akan memberikan banyak penawaran produk, bukan hanya yang sedang Anda butuhkan. Maka dari itu, dalam dokumen daftar barang, berikan rincian tepat mengenai jumlah, jenis, serta keterangan harga yang terendah dari barang atau jasa yang akan dilakukan pembelian. Sehingga, pemasok tahu bahwa penawaran harga dimulai dari rate minimal. Tujuannya untuk menjaga profit margin jika menyusut sewaktu-waktu.

b. Lakukan Riset Pasar 

Selanjutnya, lakukan riset atau analisa harga bahan baku yang berada di pasaran untuk mengetahui harga sumber daya di pemasok lain, kinerja supplier, rekam jejak, dan harga jual produk yang beredar. Anda dapat menggunakan e-katalog untuk mencari harga dan supplier yang sesuai dengan standar purchasing.

Analisa pasar sebelum mengirimkan permintaan pengadaan perusahaan dapat memudahkan dalam mengidentifikasi pemasok terbaik karena berpengaruh dalam negosiasi. Dengan mengetahui terlebih dahulu mengenai kebijakan supplier, termasuk harga, yang ditawarkan oleh pemasok, perusahaan dapat menentukan kisaran harga yang wajar dan penghematan biaya.

Langkah tersebut berfungsi sebagai penilaian terhadap supplier, seperti kemampuan untuk menyediakan produk yang dibutuhkan, waktu pengiriman lebih cepat, memberikan kualitas produk yang lebih baik, serta penawaran selain harga yang diberikan seperti, jaminan menjaga mutu dalam periode berikutnya dengan harga yang sama atau pemberian potongan harga dalam jumlah tertentu.

c. Cari Tahu dari Referensi Pelanggan

Cara negosiasi harga dengan supplier selanjutnya adalah penilaian dari pelanggan yang sudah menggunakan jasa pemasok tersebut. Mintalah daftar pelanggan seperti testimoni dan penilaian perusahaan yang memakai layanan supplier. Dari diskusi atau penilaian sesama pemilik bisnis, Anda akan mengetahui harga dan kepuasan mereka selama proses pembelian berlangsung.

Data pelanggan dapat dijadikan rujukan sebelum negosiasi berlanjut. Tujuannya agar Anda lebih mengetahui patokan harga yang berlaku. Ini penting karena penawaran yang terlalu rendah cenderung akan ditolak, sehingga sebagai pebisnis akan kesulitan menemukan penyesuaian biaya yang seimbang. Dampak terburuknya, purchasing terkendala karena tidak menemukan kecocokan dengan pemasok.

d. Komunikasi yang Baik dengan Pemasok 

Komunikasi merupakan faktor utama dalam negosiasi. Dalam menjaga hubungan baik dengan supplier, Anda perlu menerapkan hubungan dan komunikasi yang baik sehingga mendapatkan harga yang terjangkau. Menjalin komunikasi yang baik dengan pemasok sangat diperlukan. Tujuan bagi perusahaan dalam mendapatkan harga negosiasi adalah kesepakatan yang menguntungkan.

Contoh solusi yang dapat dipecahkan dalam alur pembelian saat negosiasi berlangsung yakni, menjadi prioritas perusahaan mendapatkan potongan harga, pembelian akan dipermudah dengan penawaran menarik, dan keuntungan sebagai pemasok tetap sehingga Anda tidak perlu lagi mencari supplier dengan harga yang stabil.

e. Berpikir Seperti Supplier 

Track record merupakan kunci dalam komitmen perjanjian. Supplier tertarik apabila Anda memberikan benefit yang menguntungkan dari negosiasi. Pemilik bisnis dapat membuktikan komitmen dan permintaan yang menarik dengan pembuktian kinerja selama memasarkan barang, misalnya, banyak produk yang terjual dalam waktu 3 bulan.

Pemasok adalah pebisnis yang ingin menjual produk sebanyak-banyaknya. Dengan menggunakan pemikiran bahwa Anda adalah seorang supplier, yaitu berhasil menjual banyak produk dalam waktu yang singkat atau periode tertentu, sehingga membuat pemasok mempertimbangkan negosiasi.

f. Penawaran Kepada Banyak Supplier

Lakukan banyak permintaan ketika proses pembelian berlangsung kepada banyak supplier. Metode pengadaan seperti ini disebut dengan Request For Quotation (RFQ). Metode ini adalah langkah yang bisa dilakukan dengan mengirimkan proposal permintaan. Dengan pengajuan kebutuhan yang jelas, pemasok mudah memproses kebutuhan yang diinginkan.

Tawaran ini akan berguna dalam perbandingan. Setelah dokumen dikirimkan pada agen, tim purchasing akan menerima faktur penawaran harga. Dalam invoice tersebut terdapat gambaran kualifikasi yang dibutuhkan serta terkait dengan harga, total, diskon, maupun pajak yang dikenakan. Anda dapat melakukan analisa pemasok yang paling menguntungkan. Cara negosiasi harga seperti ini, sering digunakan oleh perusahaan besar yang membutuhkan stok jumlah banyak.

g. Tawarkan Deposit

Cara negosiasi harga dengan supplier tahap terakhir yaitu, menawarkan deposit lebih besar dan memberikan keuntungan yang menarik. Deposit merupakan uang muka yang diberikan pihak industri saat transaksi berlangsung. Dalam proses pembelian, uang muka disebut juga komitmen yang mengikat pembayaran pembelian oleh bisnis.

Jika uang muka besar, pemasok dapat menghilangkan keraguan, terutama purchasing barang jumlah yang besar. Anda dapat memberikan 50% hingga 60% dopist untuk menjaga kepercayaan. Selain itu, penawaran harga negosiasi adalah aspek dimana tim purchasing memberikan berbagai manfaat seperti, dipromosikan kepada pemilik usaha lain, uang muka tinggi, menjalin hubungan untuk pasokan jangka panjang, serta melunasi piutang tepat waktu.

3. Kesimpulan 

Dari penjelasan artikel di atas, harga negosiasi adalah penawaran terkait harga pembelian terhadap pengadaan barang atau jasa yang diajukan oleh perusahaan kepada pemasok. Cara negosiasi harga hingga menemukan kesepakatan dapat dilakukan dengan memberikan benefit dan jaminan yang menarik untuk supplier.

Agar proses perundingan berjalan dengan efektif, pemilik usaha dapat menerapkan cara negosiasi harga dengan supplier yang efektif seperti membangun komunikasi yang baik, memberikan rincian pesanan dengan harga dan alasan pemenuhan kebutuhan, menawarkan deposit besar, dan melakukan riset pasar. Tujuannya ketika negosiasi berlangsung Anda dapat menetapkan harga yang tidak jauh dari ekspektasi pemasok.