5 Strategi Efektif untuk Proses Pengadaan

Dalam bisnis, proses pengadaan atau procurement dan manajemen rantai pasok dibutuhkan untuk keberhasilan perusahaan. Dari pembelian bahan baku, produksi, hingga distribusi produk, setiap tahapannya harus dikelola dengan baik. Namun, mengelola proses pengadaan dan rantai pasokan bukanlah tugas yang mudah. Ada berbagai tantangan yang harus dihadapi. Seperti masalah kualitas bahan baku atau kehilangan barang selama proses pengiriman.

Untuk itu, strategi yang tepat dan efektif diperlukan agar dapat memaksimalkan efisiensi bisnis dan mengatasi tantangan yang terjadi secara tiba-tiba. Dalam artikel ini, akan dibahas beberapa strategi penting yang dapat diterapkan, serta bagaimana strategi-strategi tersebut dapat mempengaruhi supply chain secara keseluruhan.

1. Hubungan Rantai Pasok dan Proses Pengadaan

Rantai pasok atau yang biasa dikenal sebagai supply chain adalah sebuah sistem yang melibatkan serangkaian aktivitas mulai dari pembelian bahan baku, proses produksi, hingga pendistribusian produk ke konsumen. Dalam alur rantai pasok, proses pengadaan barang dan jasa memiliki peran penting karena menjadi titik awal dari seluruh operasional perusahaan. Proses pengadaan adalah tahapan di mana perusahaan memperoleh sumber daya atau bahan baku yang dibutuhkan untuk melakukan produksi.

Efisiensi proses pengadaan barang dan jasa dapat mempengaruhi kualitas dan kelancaran rantai pasok. Misalnya, jika proses pembelian bahan baku dilakukan dengan baik dan tepat waktu, maka produksi juga bisa berjalan dengan lancar. Nah, dari sini produk dapat didistribusikan ke konsumen dengan tepat waktu pula. 

Sebaliknya, jika terjadi hambatan, seperti keterlambatan pengiriman bahan baku atau kualitas bahan baku yang tidak sesuai, maka juga berdampak pada keterlambatan proses produksi dan distribusi. Tentu kondisi ini bisa menurunkan kepuasan konsumen. Oleh karena itu, proses ini harus selalu dikelola dan dimonitor dengan baik untuk mendukung kelancaran operasional rantai pasok.

2. Tantangan dalam Proses Pengadaan

Dalam proses procurement, ada beberapa tantangan yang sering kali dihadapi oleh perusahaan. Pertama yaitu isu kualitas. Mendapatkan supplier yang dapat menyediakan bahan baku atau sumber daya dengan kualitas yang baik serta konsisten bukanlah hal yang mudah. Oleh karena itu, disarankan untuk tidak bergantung pada satu pemasok saja untuk menghindari penurunan kualitas barang yang dikirim.

Tantangan kedua proses pengadaan adalah perubahan harga bahan baku yang fluktuatif dan permintaan konsumen yang tidak terduga. Hal ini tentu akan mempengaruhi perencanaan biaya dan profitabilitas perusahaan. Tantangan lainnya yang cukup memberi dampak signifikan adalah manajemen risiko, seperti kerusakan dan kehilangan bahan baku selama proses pengiriman, atau kegagalan supplier dalam memenuhi kewajibannya.

Semua tantangan ini berdampak langsung pada rantai pasok. Sebagai contoh, jika supplier tidak dapat dipercaya dalam hal kualitas atau waktu pengiriman, jelas akan menghambat alur rantai pasok dan meningkatkan angka lead time. Fluktuasi harga bahan baku juga dapat mempengaruhi kestabilan rantai pasok. Jika hal ini terjadi, perusahaan harus mencari supplier alternatif yang menawarkan harga lebih rendah. Proses ini dapat mempengaruhi jadwal dan konsistensi pengiriman.

3. Strategi untuk Efisiensi Pengadaan

Untuk mencapai efisiensi pada proses ini, ada beberapa strategi yang dapat diterapkan oleh perusahaan. Lima di antaranya adalah analisis biaya total, manajemen hubungan pemasok, penggunaan teknologi, penerapan sistem just-in-time, dan manajemen risiko. Mari kita bahas masing-masing.

a. Analisis Biaya Total

Analisis biaya total adalah metode yang digunakan untuk mengevaluasi seluruh biaya yang terkait dengan siklus suatu produk atau layanan. Mulai dari procurement, proses manufaktur, penggunaan, hingga pembuangan. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang biaya sebenarnya dari barang atau jasa yang dibeli. Melalui proses ini, Anda dapat mengidentifikasi cara mereduksi biaya atau mengatur ulang efisiensi produksi.

b. Manajemen Hubungan Pemasok

Manajemen hubungan pemasok adalah pendekatan strategis dalam mengelola interaksi perusahaan dengan supplier. Tujuan utamanya untuk membangun hubungan kerjasama yang kuat dan saling menguntungkan bagi kedua pihak ketika rantai pasok berlangsung. Jika hubungan keduanya baik, maka perusahaan bisa melakukan negosiasi harga, pemilihan bahan baku, dan evaluasi kinerja pemasok dengan transparan. Dampaknya, ketersediaan bahan baku terjamin, adanya efisiensi bisnis, dan peningkatan kualitas produk.

c. Penggunaan Teknologi

Teknologi telah menjadi bagian penting dari proses pengadaan barang dan jasa modern. Penggunaan teknologi seperti sistem  ERP procurement, membuat perusahaan dapat melakukan proses ini dengan lebih cepat, meningkatkan akurasi data, dan mengurangi risiko kesalahan. Selain itu, teknologi juga membantu memonitor kinerja pemasok dan membuat keputusan berdasarkan data. Teknologi seperti blockchain dan AI juga bisa digunakan untuk meningkatkan transparansi dan efisiensi dalam proses ini.

d. Penerapan Sistem Just-in-Time

Strategi selanjutnya untuk efisiensi proses pengadaan adalah penerapan metode just-in-time (JIT) pada rantai pasok. Metode ini dirancang untuk mengurangi waktu dan biaya dalam proses produksi dengan mengkoordinasikan penjadwalan dan purchasing bahan baku agar sesuai dengan permintaan. Dengan penerapan JIT, perusahaan dapat mengurangi jumlah stok yang harus disimpan, sehingga mengurangi biaya penyimpanan dan risiko dalam manajemen inventory.

e. Manajemen Risiko

Strategi lainnya untuk proses pengadaan adalah manajemen risiko. Manajemen risiko melibatkan identifikasi, penilaian, dan pengendalian risiko yang mungkin dihadapi perusahaan dalam proses ini. Hal ini bisa mencakup risiko kualitas bahan baku, kehandalan pemasok, perubahan harga, dan perubahan permintaan. Dengan manajemen risiko yang efektif, Anda jadi lebih siap merespons terhadap berbagai situasi yang dapat mengganggu proses procurement dan rantai pasokan secara keseluruhan.

4. Kesimpulan

Manajemen rantai pasokan dan proses pengadaan adalah dua elemen penting dalam operasional suatu perusahaan. Pengoptimalan dan peningkatan efisiensi pada proses ini dapat berkontribusi signifikan terhadap produktivitas dan profitabilitas perusahaan. Dengan menerapkan strategi-strategi seperti analisis biaya total, manajemen hubungan pemasok, dan manajemen risiko, Anda dapat memaksimalkan nilai dari produk dan memastikan kelancaran dan efisiensi rantai pasokan.

Namun, penting untuk diingat kalau tantangan dan hambatan pasti Anda temukan selama proses ini berlangsung. Oleh karena itu, perusahaan harus selalu proaktif dan fleksibel dalam merespons perubahan dan risiko yang ada. Dengan pemahaman yang baik tentang proses pengadaan dan strategi yang efektif untuk mengelolanya, perusahaan dapat mencapai keberhasilan dalam operasional dan mencapai tujuan bisnis.