Bisnis dengan multi-gudang tentu memiliki tantangan tersendiri terutama dalam proses operasional. Terlebih dalam hal manajemen gudang karena tersebar di berbagai lokasi. Sehingga memerlukan sistem manajemen persediaan yang dapat membantu mengelola stok dengan lebih efektif. Oleh karena itu, penggunaan sistem Warehouse Management System (WMS) menjadi semakin penting bagi bisnis tersebut.
Software ini akan membantu mengatur stok dari setiap gudang secara real-time, memberikan notifikasi jika stok mencapai batas minimum, dan membantu Anda mengetahui detail laporan stok barang dari berbagai gudang. Dalam artikel ini, akan dibahas fitur-fitur penting yang harus dimiliki oleh WMS untuk bisnis multi-gudang, manfaat penggunaannya, serta tips memilih WMS software terbaik di Indonesia.
1. Konsep Warehouse Management System
Warehouse Management System (WMS) merupakan solusi teknologi yang dirancang untuk mengoptimalkan proses manajemen gudang dan distribusi. WMS software dilengkapi dengan fitur yang membantu perusahaan mengelola inventaris, pengiriman, dan operasi gudang lainnya secara efisien dan efektif. Konsepnya dengan pengumpulan data secara real-time, integrasi sistem, dan otomatisasi proses. Sehingga Anda dapat mengurangi biaya operasional, meningkatkan produktivitas, dan mempercepat proses pengiriman barang.
Proses kerja WMS diawali dengan mengumpulkan data dari berbagai sumber, seperti barcode scanner, RFID, dan IoT, untuk melacak posisi barang, jumlah inventaris, dan aktivitas gudang lainnya. Data ini kemudian diperbarui secara real-time, memastikan informasi yang akurat dan up-to-date. Selanjutnya software ini mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna. Proses ini berupa analisis data, perhitungan, dan pemrosesan transaksi, seperti pergerakan barang, pengiriman, dan penerimaan.
Kemudian data yang telah diolah tersebut, disajikan dalam bentuk visual yang mudah dipahami, seperti tabel, grafik, dan peta gudang. Visualisasi ini membantu Anda untuk memantau kinerja gudang secara keseluruhan dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. WMS software juga dapat diintegrasikan dengan sistem informasi lainnya, seperti aplikasi ERP dan SCM. Integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses data yang relevan dari berbagai sumber, sehingga memudahkan proses pengambilan keputusan.
2. Fitur-fitur Penting WMS Software Indonesia
WMS software membantu perusahaan mengotomasi proses operasional gudang, seperti penataan barang, pemilihan lokasi penyimpanan, dan pemantauan kinerja. Proses ini dapat berjalan dengan baik karena adanya beberapa fitur pendukung. Berikut fitur-fitur yang ada pada sistem ini.
a. Inventory Forecasting
Dengan menggunakan informasi riwayat penjualan, jumlah persediaan, hingga jenis produk yang paling laku atau yang kurang diminati, maka Anda dapat membuat perkiraan tentang kebutuhan inventaris di masa depan. Selain itu juga dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam hal pembelian, penjualan, dan perencanaan sumber daya.
Fitur ini juga membantu Anda dalam mengurangi biaya yang terkait dengan kelebihan stok. Misalnya eperti biaya penyimpanan dan penurunan nilai barang. Dengan adanya informasi kebutuhan inventaris di masa depan, Anda dapat mengurangi pembelian berlebih dan memastikan bahwa modal tidak terikat dalam stok yang tidak produktif.
Fitur inventory forecasting juga membantu perusahaan menghindari kekurangan stok yang dapat menyebabkan kehilangan penjualan, pelanggan yang tidak puas, dan penurunan reputasi. Dengan memastikan persediaan yang memadai, perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan secara konsisten dan mempertahankan hubungan pelanggan dengan baik.
b. Stock Adjustment
Anda perlu melakukan pencatatan setiap perubahan jumlah persediaan yang ada di gudang secara otomatis. Fitur stock adjustment akan membantu Anda melakukan transfer stok antar gudang menjadi lebih mudah dan cepat. Fitur ini juga membantu Anda untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi dalam proses gudang. Contohnya seperti kesalahan operasional, pencurian, atau masalah kualitas. Dengan mengatasi perbedaan stok secara proaktif, risiko inventory management dapat diminimalisir.
c. Notifikasi Low-Stock
Safety stock atau jumlah minimum inventaris yang harus selalu tersedia dalam gudang perlu ditetapkan oleh sebuah bisnis. Dengan menetapkan safety stock, perusahaan dapat mengurangi risiko kehabisan stok yang dapat mengakibatkan penurunan penjualan dan kepuasan pelanggan.
Fitur notifikasi low-stock akan membantu memberi peringatan kepada staf ketika tingkat inventaris mencapai atau mendekati batas low-stock. Fitur ini juga membantu Anda memantau tingkat stok secara efisien dan mengambil tindakan yang tepat waktu, seperti memesan lebih banyak barang.
d. Pelacakan Lot & Serial Number
Dengan fitur ini, Anda dapat membuat nomor seri dan lot secara otomatis. Cara ini akan membantu Anda dalam melacak barang berdasarkan spesifikasi yang sama. Fitur ini akan mengelola dan mengontrol produk berdasarkan informasi lot, memastikan produk sesuai dengan standar kualitas dan memenuhi persyaratan regulasi. Selain itu, juga dapat digunakan untuk mengelola proses recall produk secara lebih efisien. Caranya dengan mengidentifikasi produk yang terkena dampak dan menariknya dari rantai pasok.
e. Warehouse Tracking
Fitur ini dalam Warehouse Management System digunakan untuk mengelola dan mengawasi operasional gudang di beberapa lokasi secara efisien dan terintegrasi. Fitur ini sangat penting bagi bisnis yang memiliki lebih dari satu gudang atau pusat distribusi, karena memastikan ketersediaan barang yang optimal di seluruh lokasi dan meningkatkan efisiensi operasional.
Warehouse tracking pada WMS juga membantu Anda dalam merencanakan dan mengkoordinasikan pengiriman barang antara gudang dan ke pelanggan. Sistem ini mempertimbangkan faktor seperti lokasi gudang, jarak, dan waktu pengiriman untuk mengoptimalkan rute pengiriman dan mengurangi biaya transportasi.
f. Stock Request
Stock Request dalam WMS software memudahkan proses permintaan stok dengan menyediakan platform yang terintegrasi untuk mengirim, melacak, dan menyetujui permintaan. Anda dapat mengajukan permintaan stok dari lokasi lain atau gudang yang berbeda, dengan menyertakan informasi penting seperti jumlah barang, tanggal pengiriman, dan alasan permintaan. Fitur ini juga memungkinkan manajemen untuk menyetujui atau menolak permintaan stok berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.
g. Email Reporting & Dashboard
Kedua fitur ini menyediakan akses secara mudah ke informasi penting tentang kinerja gudang dan membantu pengambilan keputusan dengan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan atau perubahan strategi. Email reporting berfungsi mengirimkan laporan terkait kinerja gudang secara berkala melalui email. Laporan ini berisi data seperti jumlah inventaris, aktivitas pengiriman, tingkat keakuratan stok, dan metrik kinerja lainnya.
Sedangkan dashboard adalah laporan visual yang menyajikan informasi tentang kinerja gudang secara real-time dan mudah dipahami. Dashboard ini menampilkan data penting dalam bentuk grafik, diagram, dan tabel yang interaktif, yang membantu Anda dengan cepat memahami situasi saat ini dan mengambil keputusan yang diperlukan.
3. Tips Memilih WMS Software Indonesia
Sebelum mengimplementasikan WMS software ke bisnis Anda, ada baiknya beberapa langkah di bawah ini perlu dilakukan terlebih dahulu agar sistem yang dipasang sesuai kebutuhan. Berikut tips memilih WMS terbaik di Indonesia sebagai solusi manajemen inventaris Anda.
a. Mengidentifikasi Kebutuhan Perusahaan
Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan merupakan langkah awal dalam proses memilih WMS software yang tepat. Sebelum memulai pencarian solusi yang ideal, Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dari sistem dan bagaimana sistem ini akan mendukung tujuan bisnis Anda.
Pertama lakukan evaluasi proses bisnis, termasuk pengelolaan inventaris, pengiriman, dan penanganan retur penjualan. Identifikasi area yang memerlukan perbaikan atau efisiensi yang lebih baik. Selanjutnya pertimbangkan fitur yang diperlukan. Daftar ini akan membantu Anda menyaring solusi yang sesuai dan fokus pada WMS software yang menawarkan fitur-fitur yang paling relevan dengan kebutuhan.
b. Pertimbangkan Skalabilitas & Fleksibilitas Sistem
Skalabilitas dan fleksibilitas sistem adalah faktor penting yang juga perlu diperhatikan. Terutama jika Anda berencana untuk melakukan perubahan dalam operasional gudang di masa depan. Hal ini meliputi ekspansi ke pasar baru, peningkatan volume penjualan, atau penambahan gudang baru. WMS software yang scalable dan fleksibel akan mampu menyesuaikan diri dengan kebutuhan yang berkembang dan mendukung perusahaan saat tumbuh.
Memprioritaskan sistem yang bisa dikustomisasi juga menjadi solusi yang tepat. Sistem yang mudah dikustomisasi akan memastikan bahwa perusahaan dapat terus mengoptimalkan pengelolaan gudang mereka seiring berjalannya waktu. Skalabilitas juga mencakup aspek biaya. Pastikan bahwa WMS software menawarkan harga yang sesuai dengan ukuran perusahaan dan anggaran.
c. Mengkaji Biaya Implementasi & Penggunaan
Selain biaya di awal pemasangan sistem, Anda juga perlu mempertimbangkan adanya biaya tambahan. Beberapa di antaranya yaitu biaya lisensi, langganan, atau pembelian perangkat lunak, serta biaya perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan sistem. Selain itu, perlu memperhitungkan biaya dukungan teknis dan pemeliharaan sistem, yang akan memastikan keandalan dan kinerja WMS software sepanjang waktu.
Pastikan juga untuk mempertimbangkan biaya integrasi dengan sistem yang ada, seperti ERP, software akuntansi, atau sistem manajemen transportasi, yang akan mempengaruhi keseluruhan biaya implementasi dan penggunaan WMS software. Dengan mempertimbangkan semua aspek biaya ini, Anda akan dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang investasi dalam sistem manajemen gudang yang tepat untuk kebutuhan dan anggaran.
d. Menilai Dukungan Teknis dari Vendor
Dukungan teknis yang baik akan membantu perusahaan mengatasi masalah dan hambatan yang mungkin muncul selama proses implementasi dan penggunaan sistem. Pastikan vendor menawarkan dukungan teknis yang responsif, dengan tim yang berpengalaman dan memiliki pengetahuan tentang industri dan kebutuhan spesifik perusahaan. Periksa juga apakah dukungan tersedia dalam berbagai pilihan, seperti telepon, email, atau tatap muka. Pilihan ini memudahkan perusahaan untuk menghubungi tim jika diperlukan.
Selanjutnya cari tahu tentang jam operasional dukungan teknis dan waktu respons yang dijanjikan oleh vendor. Ini akan berpengaruh terhadap seberapa cepat masalah dapat diatasi. Dengan menilai dukungan teknis dari vendor, perusahaan akan lebih siap untuk menghadapi tantangan yang mungkin muncul selama implementasi dan penggunaan WMS software, serta memastikan keberlanjutan dan efisiensi operasional gudang.
4. ScaleOcean: Warehouse Management Terbaik
Setelah memahami pentingnya Warehouse Management System bagi kelancaran mengelola stok barang, tentu Anda mulai mempertimbangkan untuk mencari vendor yang memenuhi kebutuhan Anda. ScaleOcean hadir untuk membantu dengan menyediakan fitur terlengkap. Mengapa harus ScaleOcean?
a. Flexible & Scalable
ScaleOcean dapat dengan mudah disesuaikan dengan perubahan ukuran dan kompleksitas bisnis Anda. Mulai dari ekspansi ke pasar baru, penambahan gudang, atau peningkatan volume transaksi. Fleksibilitas dan skalabilitas sistem kami memungkinkan Anda untuk menghadapi tantangan bisnis, menjamin operasional yang efisien dan produktif, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
b. Unlimited User
Kami paham bahwa bisnis membutuhkan sistem yang dapat diakses dan digunakan oleh seluruh staf, tanpa harus memikirkan biaya tambahan untuk setiap pengguna tambahan. Oleh karena itu, kami menawarkan sistem WMS dengan unlimited user, sehingga Anda dapat memberikan akses ke sistem kepada seluruh tim tanpa batasan. Dengan demikian, setiap pengguna dapat mengakses informasi persediaan yang akurat, mengelola pesanan dan pengiriman, serta melacak pengiriman dengan mudah.
c. Customizable
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, dan seringkali memerlukan penyesuaian khusus dalam sistem manajemen gudang untuk memenuhi persyaratan spesifik. Sehingga penting untuk membuat WMS yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi bisnis. Dengan kemampuan customizable pada sistem WMS kami, Anda akan memperoleh solusi yang dapat diadaptasi dan disesuaikan dengan bisnis, baik dari segi tampilan, fitur, maupun integrasi dengan sistem lain yang telah digunakan.
d. Solusi Terlengkap
WMS software harus memiliki fitur-fitur yang lengkap. Selain itu, vendor juga harus memberikan dukungan layanan selama penggunaan untuk mengantisipasi terjadinya masalah di masa mendatang. Solusi kami menawarkan semua hal tersebut. Dengan ScaleOcean, Anda akan dapat memantau persediaan secara real-time, mengoptimalkan proses mengelola persediaan, mengurangi kesalahan, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
5. Kesimpulan
Warehouse Management System (WMS) berperan penting dalam kegiatan manajemen pergudangan. Dengan memilih software WMS terlengkap di Indonesia dengan adanya fitur-fitur pendukung, maka akan mempermudah sebuah bisnis mencapai efektivitas dan efisiensi. Namun, Anda juga perlu melakukan evaluasi untuk mengetahui kebutuhan fitur yang sesuai. Selain itu juga penting memastikan bahwa vendor pilihan Anda memberikan dukungan layanan selama penggunaan.
Semua permasalahan Anda dalam manajemen gudang tersebut tentu bisa diselesaikan dengan sistem yang fleksibel, dapat dikustomisasi, dan menawarkan solusi lengkap bahkan dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada. Software Inventory ScaleOcean siap membantu Anda untuk mewujudkan sistem yang sesuai kebutuhan. Optimalkan bisnis Anda bersama kami sekarang!
