Dengan kecanggihan purchasing software, perusahaan dapat mengotomatisasi dan meningkatkan efisiensi proses pengadaan. Sehingga tidak heran jika sistem ini semakin diminati oleh berbagai industri, tak terkecuali industri hotel. Dengan kelebihannya tersebut, hotel akan mencapai visibilitas penuh terhadap operasional bisnis dengan lebih efisien. Sehingga Anda dapat memfokuskan upaya pada tugas-tugas yang lebih strategis.
Telah hadir berbagai contoh hotel purchasing system di luaran. Namun, tak banyak yang tahu bagaimana peran sistem tersebut dalam proses pengadaan. Dengan memahami peran tersebut, Anda bisa memaksimalkan penggunaannya. Sehingga tidak hanya mencapai visibilitas yang maksimal, tapi juga kontrol proses pengadaan dari awal sampai akhir. Berikut akan dibahas peran sistem tersebut dan manfaat penggunaannya.
1. Kegiatan Pengadaan di Hotel
Dalam industri perhotelan, kegiatan pengadaan melibatkan sejumlah langkah yang berurutan. Mulai dari perencanaan pengadaan hingga pembayaran. Tujuannya untuk memperoleh barang dan jasa berkualitas tinggi dengan biaya yang efisien. Berikut pembahasan lebih detail setiap langkah dalam kegiatan pengadaan di hotel.
a. Perencanaan Pengadaan
Perencanaan merupakan tahap awal dalam siklus pengadaan barang dan jasa di hotel. Tahap ini melibatkan identifikasi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan untuk operasional hotel. Termasuk bahan makanan dan minuman, peralatan, perabotan, hingga jasa perawatan dan perbaikan. Pada tahap ini juga ditentukan waktu yang tepat untuk melakukan pengadaan, berapa banyak yang harus dipesan, dan anggaran yang harus disiapkan.
b. Mengidentifikasi Supplier
Setelah merencanakan pengadaan, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi pemasok yang mampu menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan. Proses ini melibatkan riset pasar dan tinjauan pemasok dengan berbagai cara. Seperti pencarian online, kunjungan ke pameran perdagangan, atau bahkan pembicaraan langsung dengan perwakilan supplier.
c. Permintaan Proposal
Langkah berikutnya pada purchasing hotel adalah mengirimkan permintaan proposal. Tujuannya untuk mendapatkan informasi lebih detail tentang produk atau jasa yang ditawarkan. Termasuk harga, waktu pengiriman, dan persyaratan lainnya. Dokumen ini harus dirancang dengan baik untuk memastikan bahwa semua informasi penting tentang procurement telah diminta.
d. Seleksi Supplier
Seleksi supplier adalah proses memilih supplier berdasarkan tanggapan dokumen proposal yang telah dikirim. Proses ini biasanya melibatkan perbandingan antara proposal dari berbagai pemasok untuk menemukan penawaran terbaik. Faktor-faktor seperti harga, kualitas produk, reputasi, dan keandalan pengiriman semuanya harus dipertimbangkan dalam proses ini.
e. Negosiasi & Penandatanganan Kontrak
Setelah supplier dipilih, tahap purchasing hotel berikutnya adalah negosiasi. Pada tahap ini, hotel dan supplier berdiskusi untuk menyetujui harga final dan persyaratan lainnya. Setelah semuanya disepakati, kontrak pengadaan akan ditandatangani oleh kedua pihak. Dibutuhkan transparansi agar kedua pihak memahami kontrak yang telah disepakati.
f. Penerimaan dan Inspeksi
Setelah kontrak ditandatangani, proses pengadaan berlanjut ke tahap penerimaan dan inspeksi. Pada tahap ini, hotel menerima barang atau jasa yang telah dibeli dan melakukan inspeksi untuk memastikan bahwa semua barang sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dalam kontrak. Jika ada ketidaksesuaian, Anda berhak untuk berdiskusi dan menanyakan solusi terbaik dari pemasok.
g. Pembayaran Pengadaan
Tahap terakhir dalam alur pembelian adalah pembayaran. Setelah barang atau jasa telah diterima dan diinspeksi, hotel membuat pembayaran kepada pemasok sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam kontrak. Lakukan konfirmasi agar supplier melakukan pengecekan ulang pada tahap ini.
2. Pentingnya Visibilitas dalam Pengadaan
Visibilitas dalam purchasing hotel adalah elemen penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Visibilitas menyediakan gambaran yang jelas dan transparan dari seluruh proses pengadaan. Mulai dari perencanaan hingga pembayaran. Dengan demikian, Anda dapat memantau dan mengontrol setiap tahapan proses. Sehingga dapat mengidentifikasi dan mengatasi hambatan atau masalah yang akan terjadi.
Tidak hanya itu, visibilitas dalam procurement membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih tepat dan berdasarkan data. Dengan ini, Anda dapat melacak performa dan efisiensi pemasok, menilai kualitas produk atau jasa, serta memantau pembayaran dan pengeluaran. Dengan memiliki akses ke data ini, Anda dapat menganalisis pola dan tren, dan menggunakan informasi ini untuk merencanakan dan mengeksekusi rencana procurement management yang lebih baik.
Visibilitas juga berkontribusi pada akuntabilitas dan kepatuhan. Anda dapat memastikan bahwa semua aktivitas pengadaan sesuai dengan standar industri, hukum, dan peraturan yang berlaku. Hal ini sangat penting dalam menjaga reputasi perusahaan dan mencegah masalah hukum yang mungkin terjadi dari pelanggaran kepatuhan. Selain itu, perusahaan juga dapat menunjukkan cara beroperasi dengan yang etis dan bertanggung jawab.
Baca juga: 5 Kelebihan Aplikasi e Purchasing
3. Purchasing System untuk Capai Visibilitas
Sebagai teknologi inovatif, hotel purchasing system memiliki peran penting bagi bisnis. Terutama dalam mencapai visibilitas penuh pada proses pengadaan. Berikut pembahasan lebih lanjut perannya.
a. Pelacakan & Manajemen Pesanan
Tanpa pelacakan yang efektif, akan sulit untuk memahami status pesanan, yang nantinya berdampak pada operasional dan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu e purchasing memberikan fungsionalitas untuk melacak status pesanan secara real-time. Memastikan bahwa setiap pesanan dipantau dan dikelola secara efisien.
Tidak hanya itu, software ini juga membantu dalam manajemen pesanan dengan mengatur dan mengelola pesanan secara sistematis. Dengan begitu, Anda dapat mengurangi risiko kehilangan. Juga, memungkinkan perusahaan untuk menjaga inventaris tetap optimal dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat berdampak negatif pada bisnis.
b. Integrasi Data
Hotel purchasing system yang baik juga dapat mengintegrasikan data dari berbagai sumber ke dalam satu sistem. Sehingga Anda memiliki gambaran bisnis dengan cakupan yang luas pada satu sistem saja. Misalnya, data dari vendor, data inventaris, dan data keuangan dapat diintegrasikan dan dianalisis secara bersamaan.
Dengan ini perusahaan dapat memastikan bahwa semua informasi penting terkait pengadaan mudah diakses dan dapat digunakan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih sesuai dengan data. Cara ini juga membuat proses pelaporan dan analisis menjadi lebih mudah dan efisien karena semua data yang diperlukan sudah ada di satu tempat.
c. Otomatisasi Proses
Otomatisasi proses adalah salah satu cara paling efektif untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam purchasing. Proses seperti permintaan penawaran, seleksi supplier, dan pembuatan pesanan bisa memakan waktu dan sumber daya yang signifikan jika dilakukan secara manual. Namun, dengan hotel purchasing system, proses ini bisa diotomatisasi, menghemat waktu dan sumber daya perusahaan.
Selain itu, otomatisasi juga dapat membantu meminimalisir risiko pengadaan yang bisa terjadi saat melakukan proses pengadaan secara manual. Dengan menggunakan purchasing software, Anda dapat memastikan bahwa proses pengadaan berjalan dengan baik dan tanpa hambatan. Sehingga Anda dapat fokus pada aspek strategis pengadaan, seperti perencanaan dan negosiasi.
d. Manajemen Pemasok
Manajemen pemasok adalah aspek lain dari proses purchasing hotel yang bisa ditingkatkan dengan menggunakan perangkat lunak pengadaan. Software ini berfungsi untuk menyimpan dan mengelola informasi. Termasuk detail kontak, riwayat transaksi, dan performa pengiriman. Dengan informasi ini, Anda dapat memonitor dan mengevaluasi performa supplier, dan membuat keputusan yang lebih baik tentang tentang kerja sama di masa depan.
Selain itu, dengan menggunakan purchasing software, perusahaan dapat memperkuat hubungan dengan supplier. Misalnya, untuk negosiasi harga dan kontrak, mengirimkan permintaan, dan melacak masalah. Cara ini dapat membantu dalam memastikan bahwa hubungan antara perusahaan dan pemasok tetap positif dan produktif.
4. Kesimpulan
Hotel purchasing system telah menjadi teknologi penting dalam pengelolaan dan peningkatan proses pengadaan di industri hotel. Dengan berbagai fungsionalitasnya, software ini dapat membantu perusahaan mencapai visibilitas yang lebih baik dalam proses pengadaan. Melalui visibilitas ini, hotel dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengadaan, membuat keputusan yang lebih bijak, serta memastikan kepatuhan dan akuntabilitas.
Banyak software purchasing hotel di pasaran. Namun, hanya Software Purchasing ScaleOcean yang memiliki kelengkapan fitur dan dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis Anda. Sehingga tidak hanya membantu meningkatkan visibilitas, produk kami akan memudahkan kontrol pengadaan dari awal hingga akhir sesuai model bisnis Anda. Jadi, jangan ragu untuk segera hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan sekarang!
