Dalam bisnis, manajemen gudang merupakan salah satu aspek penting yang menentukan efisiensi dan keberlanjutan operasional perusahaan. Salah satu instrumen yang perlu dimiliki dalam proses ini adalah laporan mutasi barang. Laporan tersebut berfungsi untuk mencatat setiap perubahan yang terjadi pada stok barang, seperti penerimaan, pengeluaran, dan saldo akhir.
Sayangnya, masih banyak perusahaan yang menggunakan metode manual dalam pembuatan laporan ini. Cara manual tentunya memiliki beberapa kekurangan yang dapat merugikan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan teknologi canggih seperti software warehouse atau WMS. Dalam artikel ini, akan dijelaskan lebih lanjut bagaimana software tersebut dapat dapat diandalkan untuk menghasilkan laporan mutasi barang yang akurat.
1. Langkah Membuat Laporan Mutasi Barang
Ada beberapa tahapan penting yang perlu diperhatikan untuk memastikan bahwa laporan yang dihasilkan informatif. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat laporan yang efektif dan bermanfaat untuk bisnis.
a. Pilih Periode Waktu
Dalam proses pembuatan laporan mutasi barang, langkah pertama adalah menentukan periode waktu laporan tersebut. Periode waktu ini bisa berupa harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Tergantung pada kebutuhan analisis dan manajemen bisnis Anda. Periode waktu yang lebih singkat, seperti harian atau mingguan dapat memberikan gambaran yang lebih detail tentang pergerakan barang. Namun tentu memerlukan update yang lebih sering.
Periode waktu yang lebih panjang, seperti bulanan atau tahunan memberikan gambaran yang lebih luas dan memungkinkan analisis tren jangka panjang. Namun, dengan ini laporan menjadi kurang detail dan tidak mencerminkan perubahan stok secara real-time. Anda harus memilih periode waktu yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas perusahaan.
b. Identifikasi Barang
Langkah kedua adalah mengidentifikasi semua barang yang ada dalam inventaris. Anda perlu membuat daftar yang mencakup semua jenis barang, dan juga detail lain seperti kode barang, nama barang, satuan ukuran, dan lokasi stok. Kegiatan manajemen stok barang ini sangat penting untuk memastikan bahwa semua pergerakan barang dilacak dan dilaporkan dengan akurat.
Daftar yang telah dibuat tersebut juga harus diperbarui secara teratur agar mencakup barang-barang baru yang ditambahkan ke inventaris, atau barang-barang lama yang dihapus. Anda mungkin perlu merujuk ke catatan pembelian, penjualan, dan inventaris fisik Anda untuk memastikan daftar ini lengkap dan akurat.
c. Catat Saldo Awal
Langkah selanjutnya adalah mencatat saldo awal barang di awal periode. Saldo awal ini biasanya adalah saldo akhir dari laporan mutasi barang periode sebelumnya. Saldo awal mencerminkan jumlah barang yang ada di inventaris Anda sebelum adanya pergerakan barang selama periode laporan.
Pencatatan saldo awal penting dilakukan untuk menentukan jumlah awal barang yang tersedia sebelum penambahan atau pengurangan barang. Saldo ini harus dicatat dengan akurat untuk memastikan bahwa perhitungan saldo akhir dan pergerakan barang selama periode laporan nantinya juga akurat.
d. Catat Penambahan Barang
Berikutnya adalah mencatat setiap penambahan barang ke inventaris selama periode laporan. Penambahan barang ini bisa berupa pembelian, produksi, atau retur penjualan. Setiap penambahan harus dicatat dengan detail, termasuk tanggal, jumlah, dan alasan penambahan. Pencatatan penambahan barang ini bertujuan untuk melacak pertumbuhan inventaris dan sumber pertumbuhannya. Langkah tersebut juga membantu dalam memahami pola pembelian atau produksi yang dapat digunakan untuk perencanaan di masa depan.
e. Catat Pengurangan Barang
Langkah kelima adalah mencatat setiap pengurangan barang dari inventaris selama periode laporan. Pengurangan barang ini bisa berupa penjualan, kerusakan, kehilangan, atau retur ke supplier. Seperti penambahan, setiap pengurangan juga harus dicatat dengan detail, termasuk tanggal, jumlah, dan alasan pengurangan. Pencatatan ini dilakukan untuk melacak penurunan inventaris dan penyebabnya. Hal ini juga membantu dalam memahami pola penjualan atau kerusakan.
f. Hitung Saldo Akhir
Langkah berikutnya adalah menghitung saldo akhir barang di akhir periode. Saldo akhir ini dihitung dengan menjumlahkan saldo awal dengan penambahan barang, kemudian dikurangi dengan pengurangan barang. Saldo akhir ini mencerminkan jumlah barang yang tersisa di inventaris Anda. Dengan ini Anda akan memahami bagaimana performa pengelolaan inventory perusahaan. Saldo akhir ini juga akan menjadi saldo awal untuk periode laporan berikutnya.
g. Review dan Analisis
Langkah terakhir adalah meninjau dan menganalisis laporan. Proses ini mencakup pemeriksaan akurasi data, memahami pola dan tren, serta membuat keputusan berdasarkan data tersebut. Pada proses ini, Anda akan tahu barang mana yang paling sering ditambahkan atau dikurangi, periode mana yang memiliki pergerakan barang paling besar, atau apakah ada pergerakan barang yang tidak biasa yang perlu diselidiki lebih lanjut.
2. Kekurangan Laporan Mutasi Barang Manual
Masih banyak perusahaan yang membuat laporan mutasi inventaris dengan cara manual. Proses ini memiliki beberapa kekurangan, di antaranya:
a. Rentan Kesalahan
Pencatatan manual seringkali rentan terhadap human error. Baik itu kesalahan ketik, perhitungan, atau kelalaian dalam mencatat transaksi. Kesalahan-kesalahan ini bisa membuat informasi menjadi tidak akurat. Dampaknya, tidak hanya merugikan finansial, tetapi juga dapat merusak reputasi perusahaan di mata pelanggan atau pemangku kepentingan lainnya.
b. Inefisiensi Waktu
Proses pencatatan manual juga memerlukan banyak waktu. Berbeda dengan sistem otomatis yang dapat memproses data dengan cepat dan akurat, pencatatan manual memerlukan intervensi manusia di setiap langkahnya. Mulai dari penginputan data, perhitungan, hingga penyusunan laporan. Cara ini tentunya dapat menyebabkan penundaan dalam pembuatan laporan dan menghabiskan waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk aktivitas lain yang lebih produktif.
c. Kesulitan dalam Pembaruan
Jika ada kesalahan dalam entri atau ada transaksi baru yang perlu dicatat, tentu memerlukan perubahan pada banyak halaman atau bahkan mungkin memerlukan pembuatan laporan dari awal. Pembaruan dan perubahan data dengan cara manual tentu menjadi proses yang merepotkan.
d. Ketidaksesuaian Data
Dengan banyaknya entri manual dan berbagai laporan yang dibuat oleh departemen yang berbeda, inkonsistensi atau ketidaksesuaian data tentunya tidak bisa dihindari. Hal ini dapat mempengaruhi keakuratan informasi yang disajikan dan menyebabkan kebingungan saat membandingkan atau menggabungkan data dari sumber yang berbeda.
e. Keterbatasan Akses dan Pemantauan
Laporan manual biasanya disimpan dalam bentuk fisik, seperti buku atau folder yang biasanya sulit diakses oleh banyak orang sekaligus. Proses kolaborasi atau memantau transaksi secara real-time juga menjadi sulit untuk dilakukan. Apalagi untuk melakukan pelacakan revisi atau perubahan dalam dokumen manual.
f. Risiko Keamanan
Dokumen fisik rentan terhadap kerusakan, seperti kebakaran, banjir, atau bahkan pencurian. Selain itu, tidak adanya enkripsi atau proteksi data tambahan pada catatan manual meningkatkan risiko kehilangan informasi penting atau bahkan pelanggaran data jika dokumen tersebut disalahgunakan.
3. Software Warehouse untuk Laporan Mutasi Barang
Untuk mengatasi seluruh masalah dalam proses pembuatan laporan secara manual, Anda bisa memanfaatkan software warehouse. Software ini menawarkan efisiensi, keakuratan, dan kecepatan yang jauh lebih baik dalam pengelolaan inventory. Selain itu, dengan fitur otomatisasi dan integrasi, kesalahan yang sering terjadi akibat intervensi manusia dapat diminimalkan.
Software warehouse juga mempermudah pembaruan data secara real-time. Jadi, Anda bisa memonitor persediaan dengan lebih efektif. Dengan demikian, implementasi software ini menjadi langkah strategis bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kontrol pada inventaris dan mengoptimalkan operasional gudangnya.
Lalu bagaimana proses pembuatan laporan mutasi barang dengan sistem ini? Dimulai dengan input data. Data tersebut meliputi barang yang masuk, yaitu penerimaan barang dari supplier atau produksi dan barang yang keluar karena penjualan, pengembalian, atau pemindahan barang. Anda harus memasukkan informasi penting seperti kode barang, nama barang, jumlah, tanggal transaksi, dan sumber atau tujuan barang. Sebagian besar software warehouse telah dilengkapi scan barcode. Jadi, proses input data menjadi lebih mudah.
Setelah data dimasukkan, software akan melakukan verifikasi dan validasi untuk memastikan data yang dimasukkan telah sesuai. Contohnya, software akan memeriksa apakah kode barang sudah ada dalam database, jumlah barang masuk atau keluar sesuai dengan batas yang ditetapkan, atau ada kesalahan entri. Jika ditemukan ketidaksesuaian, software akan otomatis memberikan notifikasi.
Setelah verifikasi, software akan memproses data tersebut. Langkah ini mencakup penghitungan total barang yang masuk, keluar, dan saldo akhir. Software juga melakukan agregasi data berdasarkan kriteria tertentu, seperti per kategori barang, per supplier atau per periode waktu. Hasil dari pengolahan ini akan digunakan sebagai dasar untuk membuat laporan mutasi barang.
Software kemudian akan menghasilkan laporan mutasi barang. Laporan ini biasanya disajikan dalam format tabel yang menampilkan detail transaksi seperti tanggal, deskripsi, lot number, jumlah masuk, jumlah keluar, dan saldo. Software warehouse juga mampu menyesuaikan tampilan laporan sesuai dengan kebutuhan Anda. Termasuk menambahkan grafik atau visualisasi lainnya untuk memudahkan analisis.
Setelah laporan selesai dibuat, software warehouse akan menyimpannya dalam database untuk keperluan arsip. Anda juga dapat membagikan laporan tersebut kepada pihak lain yang relevan, baik itu manajemen, tim penjualan, atau pihak eksternal seperti auditor. Beberapa software juga dilengkapi dengan fitur otomatisasi. Dengan ini, laporan mutasi barang akan dikirim secara periodik kepada penerima yang telah ditentukan tanpa intervensi manual.
4. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan mutasi barang berperan penting untuk mengoptimalkan operasional perusahaan, memastikan transparansi, dan menentukan keputusan bisnis yang strategis. Namun, pembuatan laporan secara manual memiliki berbagai kelemahan yang dapat mempengaruhi keakuratan dan efisiensi proses. Software warehouse atau WMS adalah solusi ideal untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut.
Bingung memilih sistem gudang yang bisa diandalkan? Software Warehouse ScaleOcean adalah pilihan terbaik! Dengan kemampuan otomatisasi, verifikasi, dan integrasi, software kami membantu perusahaan untuk menghasilkan laporan mutasi barang yang akurat, efisien, dan tepat waktu. Tunggu apa lagi, investasilah langsung ke teknologi canggih dengan segera hubungi tim kami!
