Di era globalisasi dan persaingan bisnis yang semakin ketat, perusahaan dituntut untuk selalu menyajikan produk dan layanan terbaik kepada konsumen. Untuk menjawab tantangan tersebut, ada satu strategi manajemen yang bisa diterapkan yaitu total quality management (TQM). Secara sederhana, prinsip ini berfokus pada perbaikan kualitas secara kontinu pada produk atau pelayanan untuk mencapai kepuasan konsumen.
TQM menganggap kalau kualitas sebagai tanggung jawab bersama dan melibatkan setiap lapisan dalam perusahaan. Oleh karena itu, metode ini memiliki prinsip-prinsip khusus yang membedakannya dengan metode lain. Pada artikel kali ini akan dibahas lebih dalam konsep total quality management yang disertai dengan contoh studi kasus penerapannya supaya Anda lebih mudah memahami konsep tersebut.
1. Definisi Total Quality Management
Total quality management adalah suatu strategi manajemen yang berfokus pada komitmen jangka panjang untuk meningkatkan proses, produk, atau layanan di setiap level dan departemen perusahaan. Strategi supply chain management ini menekankan pada partisipasi semua anggota di perusahaan supaya kualitas produk atau layanan yang diberikan mampu meningkatkan kepuasan pelanggan.
Oleh karena itu, TQM memerlukan pendekatan sistematis dalam analisis proses kerja, pemahaman permintaan pelanggan, dan pengukuran kinerja untuk menjamin kontinuitas pada perbaikan. Di sini, karyawan diberdayakan untuk bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan dan diberikan pelatihan untuk memahami proses dan metode perbaikan kualitas.
TQM dan supply chain management (SCM) saling berkaitan erat. Kualitas produk atau jasa seringkali ditentukan oleh efisiensi dan efektivitas rantai pasokan. Alur supply chain management yang baik akan memastikan bahwa bahan baku yang digunakan berkualitas. Serta proses produksi, distribusi, dan pelayanan pelanggan berlangsung dengan lancar dan efisien.
Artinya, ketika Anda menerapkan prinsip TQM dalam supply chain management maka Anda memastikan bahwa setiap elemen dalam supply chain berfungsi dengan standar kualitas tertinggi. Sebagai contoh, pengendalian kualitas yang ketat pada supplier akan menjamin kualitas input dan berdampak pada kualitas produk akhir. Hal ini pada akhirnya akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan memberikan keuntungan bagi perusahaan.
2. Manfaat Total Quality Management
Salah satu manfaat paling signifikan dari total quality management adalah peningkatan kepuasan pelanggan. Karena fokus pada kualitas, maka perusahaan dapat memastikan produk atau jasa yang diberikan memenuhi ekspektasi pelanggan. Kepuasan pelanggan ini tidak hanya meningkatkan loyalitas, tetapi juga bisa referensi positif. Efek dominonya adalah adanya peningkatan pelanggan baru dan keuntungan bisnis.
Selain itu, TQM mendorong budaya perbaikan yang berkelanjutan. Apa artinya? Setiap proses, dari produksi hingga pelayanan pelanggan, akan selalu diperiksa dan diperbaiki. Nah dari sini, Anda akan merasakan efisiensi operasional yang meningkat, sumber daya yang digunakan dengan lebih baik, dan berkurangnya pemborosan. Hal ini tentu berdampak langsung pada laba perusahaan karena mengurangi biaya produksi sekaligus mempertahankan atau meningkatkan kualitas produk dan jasa.
Manfaat lainnya dari total quality management adalah membantu meningkatkan keterlibatan karyawan dalam setiap proses bisnis. Karena pendekatan ini menekankan pada partisipasi semua pihak, maka karyawan akan merasa memiliki bagian yang lebih besar dalam keberhasilan perusahaan. Apa saja yang bisa dilakukan? Dengan memberikan pelatihan dan alat pendukung agar nantinya dapat meningkatkan produktivitas. Karyawan yang terlibat dan termotivasi cenderung memberikan hasil kerja yang lebih baik dan mengurangi turnover.
3. Prinsip Total Quality Management
TQM didasarkan pada beberapa prinsip inti yang menjadi pondasinya. Salah satu prinsip utama adalah fokus pada pelanggan. Artinya, upaya perbaikan kualitas harus selalu berorientasi pada kebutuhan pelanggan. Anda harus memahami apa yang diinginkan pelanggan dan berupaya memenuhinya. Dengan memenuhi kebutuhan pelanggan secara konsisten, maka dapat meningkatkan loyalitas dan kepercayaan. Tentunya ini dibutuhkan untuk kesuksesan jangka panjang.
Prinsip kedua adalah perbaikan yang berkelanjutan. Dalam menerapkan strategi ini, Anda selalu yakin adanya ruang untuk perbaikan apapun aspeknya. Oleh karena itu, Anda diharapkan terus-menerus mencari cara untuk meningkatkan efisiensi produksi, efektivitas, dan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan. Caranya bisa dengan melibatkan pemantauan kinerja secara rutin, menganalisis data, dan menerapkan perubahan berdasarkan temuan tersebut.
Prinsip selanjutnya yaitu keterlibatan karyawan. Proses manajemen satu ini meyakini kalau kualitas bukanlah tanggung jawab satu departemen atau kelompok saja, tetapi setiap individu di perusahaan. Oleh karena itu, semua pihak harus dilibatkan dalam upaya perbaikan kualitas. Karyawan harus diberi pelatihan, alat, dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai standar kualitas yang diinginkan. Keterlibatan karyawan tentunya tidak hanya meningkatkan kualitas, tetapi juga membangun rasa komitmen terhadap kesuksesan perusahaan.
Salah satu prinsip TQM yang juga sangat penting adalah pendekatan sistematik terhadap pengambilan keputusan. Keputusan dalam TQM perlu didasarkan pada analisis data dan informasi daripada asumsi semata. Dengan demikian, setiap langkah yang diambil sudah dipertimbangkan dengan matang dan memiliki dasar logika yang kuat. Sehingga risiko kesalahan dalam pengambilan keputusan dapat diminimalkan.
Selain itu, komunikasi terbuka dan transparan antar departemen juga menjadi salah satu prinsip yang perlu Anda pahami. Mengapa ini penting? Karena untuk memastikan kalau setiap departemen memahami tujuan bersama dan bekerja secara sinergis untuk mencapainya. Komunikasi yang baik juga membantu untuk mengidentifikasi masalah dengan cepat dan mendorong solusi kolaboratif yang lebih efektif.
4. Contoh Total Quality Management
Salah satu perusahaan yang terkenal dengan penerapan total quality management adalah Motorola. Pada tahun 1980-an, Motorola mengidentifikasi kebutuhan untuk meningkatkan kualitas produknya agar tetap kompetitif di pasar global. Perusahaan ini pun memperkenalkan program six sigma, yang kemudian menjadi standar industri dalam manajemen kualitas. Six sigma adalah pendekatan yang memfokuskan pada identifikasi dan penghilangan penyebab kesalahan atau variasi dalam proses bisnis.
Ketika Motorola pertama kali memulai inisiatif ini, tujuan utamanya adalah mengurangi tingkat kegagalan produk selama alur proses produksi. Dengan menganalisis data produksi, tim kualitas menemukan kalau salah satu komponen semikonduktor sering mengalami kegagalan. Dengan pendekatan TQM, Motorola membentuk tim yang melibatkan karyawan dari berbagai departemen untuk menganalisis masalah dan mengidentifikasi solusi. Hasil dari kerjasama ini yaitu revisi dalam proses manufaktur dan pelatihan ulang bagi karyawan yang berkaitan.
5. Kesimpulan
Penerapan TQM oleh perusahaan seperti Motorola menunjukkan kalau sebuah strategi supply chain management yang berfokus pada kualitas dan perbaikan yang berkelanjutan dapat membawa hasil signifikan pada efisiensi, produktivitas, serta kepuasan pelanggan. Melalui cara ini, perusahaan tidak hanya memperbaiki produk atau layanannya, tetapi juga membangun budaya yang mengajak setiap karyawan untuk memiliki peran dalam mencapai tujuan bisnis.
Dengan menggabungkan analisis data, keterlibatan lintas fungsional, dan komitmen untuk pelatihan dan pengembangan, TQM menawarkan cara kerja yang khas untuk kesuksesan jangka panjang di lingkup bisnis yang semakin kompetitif. Maka tidak heran jika perusahaan saat kini mulai banyak menerapkan strategi ini dan terus-menerus melakukan evaluasi untuk menjaga kualitas produk atau pelayanannya.
