Bisnis logistik adalah kegiatan yang berfokus pada pengelolaan perpindahan barang dari satu titik ke titik akhir yang disebut konsumen atau titik konsumsi, untuk memenuhi permintaan. Seiring dengan perkembangan zaman, sektor bisnis logistik mengalami perubahan yang dipengaruhi oleh perubahan tren dan gaya hidup masyarakat yang semakin mengadopsi teknologi informasi dalam memenuhi kebutuhan mereka. Sebagai contoh, penggunaan jasa logistik berperan penting dalam pengiriman barang yang dipesan dan dibeli melalui toko online.
Bisnis logistik memiliki pengaruh yang besar terhadap keberhasilan rantai pasok suatu perusahaan. Oleh karena itu, manajemen logistik yang efektif dapat mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan daya saing yang lebih baik di pasar. Kinerja manajemen logistik dipengaruhi oleh pihak-pihak terkait dalam bisnis logistik yang memiliki tanggung jawab yang tersusun dalam struktur organisasi. Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai struktur organisasi perusahaan logistik beserta tugasnya.
1. Apa itu Struktur Organisasi Perusahaan Logistik
Struktur organisasi perusahaan logistik adalah sebuah bagan yang berfungsi sebagai gambaran umum tentang bagaimana sebuah bisnis logistik bertugas untuk mencapai tujuannya. Struktur ini terdiri dari divisi-divisi departemen, hierarki kepemimpinan, dan saluran komunikasi dan kerja sama di antara tim. Struktur organisasi dalam perusahaan logistik harus direncanakan untuk menjamin layanan logistik berupa pengiriman barang yang lancar mulai dari pembelian hingga pengiriman ke pelanggan akhir.
Struktur yang dirancang dengan baik akan mempercepat pengambilan keputusan dan meningkatkan efisiensi operasional dengan memfasilitasi kerja sama di antara berbagai departemen, termasuk operasi, distribusi, manajemen gudang, dan dukungan pelanggan. Struktur organisasi ini dibuat dengan tujuan untuk mencapai efisiensi operasional, meningkatkan koordinasi, dan memberikan dukungan untuk pencapaian tujuan bisnis.
2. Struktur Organisasi Perusahaan Logistik
Struktur organisasi perusahaan logistik berfungsi untuk membagikan tanggung jawab serta memaparkan bagaimana kegiatan di dalam perusahaan tersebut disusun, dikelola, dan dijalankan. Struktur organisasi pada setiap perusahaan logistik dapat memiliki beberapa perbedaan. Beberapa perusahaan mungkin memiliki struktur organisasi di mana fungsi seperti transportasi, pergudangan, dan rantai pasokan memiliki departemen sendiri-sendiri.
Sedangkan perusahaan lain mungkin mengadopsi struktur matriks di mana ada kolaborasi antara fungsi-fungsi tersebut. Hal ini sangat tergantung pada kebutuhan dan tujuan bisnis masing-masing perusahaan. Berikut adalah penjelasan secara umum mengenai jabatan serta tanggung jawabnya dalam struktur organisasi perusahaan logistik:
a. Top Manajemen
Manajemen puncak bertanggung jawab untuk membuat keputusan strategis yang memengaruhi seluruh kegiatan dan rencana perusahaan. Ini termasuk penetapan tujuan bisnis jangka panjang, penetapan strategi rantai pasok, dan pengambilan keputusan terkait ekspansi atau diversifikasi jenis usaha. Pimpinan eksekutif juga membentuk dan mengkomunikasikan visi dan misi perusahaan logistik. Ini melibatkan merumuskan tujuan yang jelas dan arah strategis yang akan diikuti oleh organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Posisi manajemen puncak meliputi posisi seperti CEO (Chief Executive Officer) dan COO (Chief Operating Officer).
b. Manajemen Operasional
Manajemen operasional berperan dalam menetapkan rencana operasional yang jelas untuk memastikan pengadaan, penyimpanan, dan distribusi barang berjalan dalam kegiatan sehari-hari. Lalu, mereka juga berperan dalam mengelola sumber daya, termasuk tenaga kerja, transportasi, dan infrastruktur, untuk mengantisipasi permintaan dan mengoptimalkan ketersediaan sumber daya. Manajemen operasional dalam perusahaan logistik berfokus pada optimalisasi seluruh rantai pasok, dari pengadaan hingga pengiriman ke pelanggan.
c. Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengelola aspek-aspek pengelolaan sumber daya manusia seperti perekrutan, pelatihan, dan kesejahteraan karyawan. Departemen sumber daya harus memahami tugas dari setiap posisi yang tersedia, termasuk posisi manajemen, operator gudang, petugas logistik, dan lainnya. Departemen ini juga menilai kinerja karyawan dan memberikan umpan balik serta pengembangan kepada karyawan untuk meningkatkan kinerja dan pencapaian tujuan perusahaan.
d. Manajemen IT dan Teknologi
Manajemen IT bertanggung jawab untuk mengelola sistem informasi yang mendukung seluruh operasional logistik serta implementasi dan pemeliharaan teknologi. Hal ini mencakup basis data, perangkat lunak manajemen pergudangan, sistem pelacakan inventaris, dan aplikasi lain yang membantu mengoptimalkan proses bisnis. Mereka juga memantau perkembangan teknologi yang akan diimplementasikan untuk meningkatkan efisiensi, kecepatan, dan akurasi dalam aktivitas operasional logistik.
e. Manajemen Keuangan
Manajemen keuangan bertanggung jawab untuk merencanakan kebutuhan keuangan jangka pendek dan jangka panjang, termasuk anggaran, pelaporan keuangan, dan audit agar ketersediaan dana untuk menjalankan aktivitas logistik dapat terjamin. Departemen ini juga mengawasi kesehatan keuangan bisnis, mengelola aliran kas perusahaan, memantau pemasukan dan pengeluaran harian, serta memastikan bahwa perusahaan memiliki likuiditas yang memadai untuk menjalankan kegiatan logistiknya tanpa mengalami kendala finansial.
f. Manajemen Penjualan dan Pemasaran
Manajemen penjualan dan pemasaran bertanggung jawab untuk menemukan prospek bisnis baru, menganalisis peluang yang ada di pasar, dan menyusun strategi untuk mendapatkan konsumen baru. Mereka bertugas untuk melakukan riset pasar dan melakukan analisis tren industri untuk memahami kebutuhan dan preferensi konsumen, termasuk mengidentifikasi solusi logistik yang paling sesuai dengan apa yang konsumen butuhkan dan meningkatkan efisiensi logistik pada bisnis.
g. Manajemen Pengelolaan Gudang
Manajemen pengelolaan gudang dalam perusahaan logistik memiliki peran yang fokus pada kegiatan penyimpanan, pengelolaan, distribusi barang, dan pengawasan semua kegiatan yang terkait dengan pergudangan. Salah satu kegiatan pergudangan dalam bisnis logistik yang dikelola bagian ini adalah melakukan pemeriksaan barang dari pemasok dan untuk memastikan kualitas dan kuantitasnya. Lalu, mereka membuat catatan penerimaan dan mengelola proses pengeluaran barang sesuai dengan permintaan konsumen.
h. Manajemen Layanan Pelanggan
Manajemen layanan pelanggan atau customer service memiliki tanggung jawab dalam menangani masalah dan pertanyaan yang terkait dengan jasa logistik. Mereka memberikan informasi yang akurat tentang status pengiriman yang mencakup estimasi waktu kedatangan, nomor pelacakan, dan rincian logistik lainnya. Departemen ini juga bertugas sebagai perantara antara perusahaan logistik dan pelanggan, memastikan bahwa pelanggan merasa didukung dan puas dengan layanan yang mereka terima.
i. Manajemen Pengadaan
Manajemen procurement atau pengadaan memiliki peran penting dalam mengelola proses pengadaan atau akuisisi barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan untuk menjalankan kegiatan logistik. Kegiatan pengadaan yang dilakukan bagian ini meliputi identifikasi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan untuk operasi logistik, menetapkan spesifikasi teknis dan kriteria pengadaan, mencari dan mengevaluasi penyedia atau pemasok yang potensial.
3. Kesimpulan
Struktur organisasi perusahaan logistik merupakan faktor yang berperan penting dalam menentukan tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan logistik yang dicapai perusahaan. Dengan membangun struktur organisasi bisnis logistik yang tersusun dengan baik, bisnis manufaktur dapat memiliki pemimpin yang bertanggungjawab, karyawan yang berkinerja baik, dan implementasi teknologi canggih.
Ketiga hal tersebut dapat membantu bisnis memperoleh keunggulan kompetitif di lingkup logistik. Hal yang tidak boleh diabaikan bisnis manufaktur adalah kemampuan untuk beradaptasi dan beradaptasi dengan perubahan lingkungan. Oleh sebab itu, industri logistik dapat berkembang dan sukses di pasar yang sangat kompetitif jika mereka memahami dan menerapkan struktur organisasi yang tepat.
