Mengelola dan meningkatkan efisiensi transaksi penjualan diperlukan untuk memastikan kelangsungan dan pertumbuhan perusahaan. Salah satu instrumen yang terbukti efektif mencapai tujuan ini adalah penggunaan pipeline. Ini adalah representasi visual dari proses penjualan yang membantu perusahaan mengatur, memantau, dan mengoptimalkan interaksinya dengan prospek atau pelanggan potensial.
Dengan mengimplementasikan instrumen ini, pengelolaan prospek bisa lebih terorganisir. Selain itu, perusahaan juga bisa memperkirakan pendapatan dengan lebih akurat, mengidentifikasi serta mengatasi hambatan yang ada dalam transaksi penjualan, dan nantinya secara langsung meningkatkan konversi prospek menjadi penjualan. Cari tahu lebih lanjut tahapan pembuatan pipeline di artikel berikut.
1. Sales Pipeline Adalah
Sales pipeline adalah langkah strategis perusahaan yang menggambarkan tahapan-tahapan penting selama transaksi penjualan berlangsung, mulai dari prospek awal hingga penutupan deal. Tujuannya untuk mengatur dan memantau kemajuan kesepakatan penjualan yang sedang berlangsung. Biasanya memuat identifikasi prospek, kontak awal, penyajian penawaran, negosiasi, hingga akhirnya penutupan deal. Dengan memiliki pipeline ini, perusahaan dapat lebih mudah mengidentifikasi potensi bottlenecks dan memperkirakan revenue dengan lebih akurat.
Selain itu, dengan melakukan analisis data yang ada di pipeline, perusahaan juga dapat menilai kinerja tim sales, mengidentifikasi adanya peluang yang menguntungkan, dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien. Selain itu, memahami karakteristik setiap tahapan dalam pipeline, juga membantu perusahaan mengembangkan teknik penjualan yang lebih tepat sasaran untuk meningkatkan konversi prospek menjadi pelanggan.
2. Fungsi Sales Pipeline
Dari pengenalan di atas, bisa dilihat sales pipeline adalah instrumen penting dalam mengelola transaksi penjualan. Dengan menerapkannya, perusahaan dapat memastikan setiap prospek dijalankan berdasarkan strategi yang direncanakan sebelumnya sehingga proyeksi pendapatan menjadi lebih akurat, bottlenecks teridentifikasi, kinerja penjualan terukur, dan tren penjualan dapat dianalisis. Berikut lebih detail fungsi dokumen tersebut.
a. Pengelolaan Prospek
Dokumen ini diperlukan untuk mengatur dan memprioritaskan prospek berdasarkan potensi keberhasilan penjualan. Dengan memetakan setiap prospek ke dalam tahap tertentu, tim dapat dengan mudah mengidentifikasi prospek mana yang perlu perhatian lebih, strategi apa yang harus diadaptasi, dan bagaimana alokasi sumber daya yang efisien.
b. Proyeksi Pendapatan
Dengan melakukan analisis terhadap kondisi saat ini dan kemajuan dari setiap deal dalam pipeline, Anda dapat mengestimasi pendapatan secara lebih akurat. Dokumen ini memberikan visibilitas penutupan deal dan waktu yang diperkirakan, sehingga proses perencanaan keuangan dan alokasi anggaran bisa berlangsung lebih baik. Ini sangat diperlukan untuk manajemen kas dan strategi pertumbuhan jangka panjang.
c. Identifikasi Bottleneck
Fungsi lainnya dari sales pipeline adalah membantu mengidentifikasi tahapan dalam transaksi penjualan yang sering mengalami penundaan atau masalah. Hal ini bisa jadi kualifikasi lead, negosiasi harga, atau proses persetujuan internal. Dengan tahu seluruh bottleneck yang terjadi, akan memudahkan tim penjualan untuk mencari solusinya. Mungkin dengan mengubah taktik penjualan, memberikan pelatihan tambahan untuk tim, atau memperbaiki prosedur internal.
d. Mengukur Kinerja Penjualan
Dengan menganalisis jumlah prospek yang beralih dari satu tahap ke tahap berikutnya, perusahaan dapat mengukur efektivitas kinerja tim sales. Baik itu menilai kinerja individu atau tim secara keseluruhan. Metrik ini penting bagi perusahaan untuk perencanaan sumber daya manusia dan pengembangan profesional.
e. Analisis Tren Penjualan
Data dalam dokumen ini dapat digunakan untuk menganalisis tren penjualan seiring waktu. Dengan memahami pola dalam perilaku pembelian pelanggan, respons terhadap marketing campaign tertentu, atau keberhasilan produk baru, perusahaan dapat mengadaptasi strategi penjualan untuk meningkatkan efektivitas. Analisis tren ini juga diperlukan untuk inovasi produk, pengembangan pasar, dan penyesuaian taktik pemasaran untuk memenuhi kebutuhan konsumen yang terus berubah.
3. Tahapan Pembuatan Sales Pipeline
Membangun pipeline yang efektif akan berdampak dalam meningkatkan keberhasilan tim penjualan mencapai target. Proses ini melibatkan beberapa tahapan penting, mulai dari mendefinisikan tahapan penjualan hingga pelaksanaan uji coba dan penyesuaian strategi. Simak setiap tahapan tersebut pada pembahasan berikut.
a. Definisi Tahapan Penjualan
Langkah pertama dalam pembuatan sales pipeline adalah definisikan secara jelas tahapan penjualan yang akan dilalui oleh setiap prospek. Misalnya prospek awal, penghubungan, kualifikasi, presentasi, negosiasi harga, dan penutupan. Mengapa diperlukan? Agar memberikan struktur pada proses transaksi penjualan dan memudahkan tim penjualan mengikuti proses yang terorganisir.
b. Identifikasi Aktivitas Utama
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi aktivitas utama yang harus dilakukan dalam setiap tahap. Sebagai contoh melakukan panggilan telepon, mengirim email, melakukan presentasi produk, atau lainnya. Dengan mengetahui aktivitas utama yang harus dilakukan, tim penjualan bisa lebih fokus pada tugas-tugas yang paling berdampak untuk kemajuan prospek.
c. Pengaturan Kriteria Kualifikasi
Penting untuk menetapkan kriteria kualifikasi yang jelas untuk memastikan tim memberikan upaya maksimal pada prospek yang memiliki potensi tertinggi agar menjadi penjualan. Kriteria ini dapat berupa demografis, perilaku, kebutuhan spesifik, atau kemampuan keuangan. Dengan menetapkan kriteria kualifikasi, perusahaan bisa menyaring prospek yang kurang sesuai.
d. Pengukuran Performa
Mengukur performa setiap tahap dalam sales pipeline adalah langkah yang diperlukan untuk tahu area mana saja yang perlu peningkatan. Ini termasuk mengukur laju konversi antar tahap, waktu rata-rata untuk beralih dari satu tahap ke tahap berikutnya, dan performa individu anggota tim penjualan.
e. Pelatihan Tim Sales
Pelatihan ini harus mencakup pemahaman tentang produk atau layanan yang dijual, proses penjualan yang benar, dan keterampilan komunikasi dan negosiasi. Pelatihan yang efektif diperlukan agar semua anggota memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk memaksimalkan efektivitas kerjanya dalam mengelola dan mengonversi prospek.
f. Uji Coba dan Penyesuaian
Langkah terakhir pembuatan sales pipeline adalah melakukan uji coba dan membuat penyesuaian berdasarkan feedback dan hasil yang diperoleh. Ini bisa melibatkan penyesuaian tahapan transaksi penjualan, mengubah kriteria kualifikasi, atau mengimplementasikan strategi marketing baru untuk meningkatkan laju konversi. Proses uji coba dan penyesuaian harus berkelanjutan untuk meningkatkan efektivitas seiring dengan perubahan kondisi pasar dan target penjualan.
4. Contoh Sales Pipeline
Sebagai contoh, perhatikan skenario berikut ini. Misalkan sebuah perusahaan menjual solusi perangkat lunak sebagai layanan untuk bisnis kecil dan menengah. Di tahap identifikasi prospek, perusahaan bisa menggunakan data dari media sosial, kunjungan ke website, dan acara industri untuk mengidentifikasi bisnis yang mungkin membutuhkan solusi software tersebut. Hasil dari aktivitas ini adalah daftar bisnis dengan informasi kontak yang relevan.
Selanjutnya, di tahap penjajakan perusahaan melakukan panggilan pertama atau mengirim email untuk menilai kebutuhan, budget, dan minat dari prospek. Dari sini, diperoleh daftar prospek yang telah dikualifikasikan dan siap untuk menerima presentasi lebih lanjut. Tahap berikutnya yaitu mengadakan demo produk secara online atau langsung untuk menunjukkan bagaimana solusi dapat memenuhi kebutuhan lead. Output dari tahap ini adalah penawaran harga.
Jika sudah di tahap ini, perusahaan dan lead membahas detail kontrak, penyesuaian fitur, harga, dan persyaratan layanan. Jika kedua pihak sepakat, langkah selanjutnya adalah penandatanganan kontrak dan pengaturan pembayaran. Jika sudah demikian, perusahaan perlu menyiapkan akun pelanggan, melatih pengguna, dan mengimplementasikan sistem sesuai kebutuhan. Contoh keseluruhan tahapan transaksi penjualan di atas, dirangkum pada tabel pipeline berikut.
5. Kesimpulan
Sales pipeline adalah instrumen strategis dalam transaksi penjualan yang memberikan struktur dan kejelasan tahapan yang harus dilalui dari awal hingga akhir dalam transaksi. Dokumen ini tidak hanya untuk mengatur dan memantau kesepakatan penjualan yang sedang berlangsung, tetapi juga mengidentifikasi dan mengatasi hambatan, memperkirakan pendapatan dengan lebih akurat, serta mengoptimalkan alokasi sumber daya.
Dengan menganalisis data dari pipeline, perusahaan juga dapat menilai kinerja tim penjualan, mengidentifikasi peluang yang menguntungkan, dan mengembangkan teknik penjualan yang meningkatkan konversi prospek menjadi pelanggan. Dengan ini, setiap prospek bisa dikelola dengan strategi yang paling cocok, sehingga meningkatkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan proses transaksi penjualan.
