Purchase order PO adalah dokumen legal yang dikirim oleh tim purchasing management kepada pemasok. Dokumen ini menunjukkan komitmen mereka untuk membayar produk atau layanan tertentu, dan menetapkan persyaratan pembayaran. Dokumen tersebut berfungsi sebagai perjanjian formal yang dibuat oleh perusahaan untuk mengajukan permintaan barang atau jasa dari pemasok.
Tidak hanya itu, dokumen PO juga menjadi bukti secara legal dimata hukum setelah supplier menerimanya. Tujuan dari dibuatkan pendataan PO adalah untuk mengomunikasikan dengan jelas secara spesifik barang yang dibeli, berapa harganya, dan dalam jangka waktu berapa lama, sehingga mengurangi kemungkinan kesalahpahaman atau perselisihan. Yuk, cari tahu lebih lanjut tentang dokumen PO pada pembahasan berikut.
1. Apa itu Purchase Order?
Purchase order PO adalah dokumen standar dalam proses pengadaan perusahaan, yang digunakan untuk membentuk perjanjian pembelian antara perusahaan dan pemasok. Ketika purchasing management memerlukan barang atau jasa, mereka akan mengajukan permintaan kepada pemasok melalui dokumen PO. Pesanan ini merinci jenis, jumlah, harga, dan ketentuan pengiriman produk atau jasa yang dibutuhkan. Setelah pemasok menerima pesanan, hal tersebut menjadi kontrak yang mengikat secara hukum antara kedua pihak.
Purchase order memudahkan tim purchasing management untuk mengetahui barang apa saja yang dipesan melalui dokumen dan pemantauan terhadap barang yang sudah sesuai dengan kebutuhan serta standar perusahaan. Hal ini berguna untuk mengurangi kerugian jika terjadi kesalahan di luar perkiraan seperti barang rusak di jalan.
Menggunakan cara manual pembelian memang membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Oleh karena itu, diperlukan aplikasi e purchasing untuk mengetahui stok dengan cepat, memantau kinerja vendor, pembelian kebutuhan, dan melakukan riset kerja tim secara keseluruhan.
2. Fungsi Purchase Order PO Adalah
PO seringkali disamakan dengan invoice perusahaan karena berkaitan dengan pengiriman tagihan. Hal yang membedakan adalah invoice itu jumlah tagihan yang dikirim dari pemasok kepada perusahaan. Sementara dokumen PO tujuannya berbalik dari perusahaan ke pemasok. Untuk memudahkan memahami perbedaan tersebut, yuk kenali fungsi PO terhadap manajemen pembelian lebih jauh lagi agar mudah dipahami.
Pertama, bukti dari komitmen staff purchasing management melakukan pembelian terhadap pihak pemasok. Komitmen ditujukan agar distributor yakin terhadap keseriusan perusahaan untuk melakukan pembelian. Dalam kontrak yang sudah ditandatangani oleh keduanya, bagi pihak purchasing akan mendapat jaminan bahwa barang yang mereka pesan sesuai permintaan dan jadwal yang sudah ditentukan.
Meningkatkan hubungan baik dengan pemasok bisa dibuktikan lewat keseriusan pemesanan pada dokumen PO. Sudah menjadi tugas pemilik bisnis meyakinkan kepada supplier untuk sesegera mungkin dilakukan penyelesaian solusi dari masalah seperti kekurangan barang dan pengadaan operasional yang terhambat.
Kedua, mengawasi proses pesanan. Purchase order selain untuk menandakan keputusan pembelian dan pendataan setiap pembelian, juga berperan sebagai bukti konkret jika ada kekeliruan, kerusakan, atau keterlambatan pada proses pengadaan. Semua catatan akan di record sehingga perusahaan memiliki bukti ketika supplier menagih pembayaran.
Ketiga, membantu pihak keuangan menyusun laporan. Manajemen keuangan memerlukan data yang begitu rinci karena setiap pengeluaran akan dimasukan pada anggaran setiap tahunnya. Dengan adanya dokumen pengeluaran pembelian, tim finance dapat memproses data keuangan pada waktu itu juga.
Keempat, cadangan data. Bagi Anda pemilik usaha, laporan-laporan seperti pembelian hingga penjualan, sangat penting untuk disimpan baik secara online maupun offline. Jika dilakukan online bisa menggunakan cara yang lebih aman karena sudah terenkripsi dan memiliki keamanan lebih tinggi.
Fungsi cadangan data yaitu sebagai backup, jangan sampai perusahaan hanya menyimpan satu dokumen saja. Sebaiknya lakukan backup terlebih dahulu seperti menyimpannya di komputer atau mencetak banyak dokumen untuk di simpan. Saat ini, memang belum memberikan dampak apapun namun, kedepannya sangat berguna bila ada kehilangan data dan butuh dipulihkan.
3. Contoh Purchase Order Sederhana
Untuk memahami contoh purchase order sederhana, perhatikan ilustrasi berikut ini. Pada periode tertentu, perusahaan Acme Industri yang bergerak di bidang makanan yaitu kecap dan saus, mengalami kekurangan bahan baku dan diperlukan pengadaan ulang secepat mungkin. Kemudian tim purchasing management menyusun pembelian dalam bentuk dokumen. Berikut informasi perusahaan lebih detailnya.
Purchase order PO adalah dokumen terperinci yang diterbitkan oleh Acme Industri pada supplier. Perusahaan Acme melakukan pemesanan berbagai bahan baku seperti yang dijelaskan di bawah ini, dengan nomor pesanan pembelian PO-2024123, tanggal 5 Januari 2024. Tanggal pengiriman yang diminta untuk bahan-bahan tersebut adalah 10 Februari 2024 ke alamat produksi sebagaimana disebutkan di atas.
Nah setelah merinci pesanan, kemudian perusahaan membuat dokumen PO yang jelas dan mudah dimengerti oleh pemasok. Tujuannya memberikan efisiensi dalam pengadaan dan komunikasi dengan perusahaan. Komponen-komponen utama dalam purchase order mencakup informasi perusahaan, tanggal pengiriman, tanggal pemesanan, tujuan order, pajak, diskon, dan syarat pengiriman.
Informasi perusahaan adalah komponen pertama dalam PO. Ini mencakup data seperti nama pemilik perusahaan, nama perusahaan, nomor identifikasi perusahaan, alamat, dan informasi lain yang berkaitan dengan identitas perusahaan. Informasi ini membantu mengidentifikasi pengirim dan penerima pesanan dengan jelas.
Selanjutnya, tanggal pengiriman adalah tanggal yang menunjukkan kapan barang atau jasa yang dipesan harus tiba di perusahaan. Ini membantu dalam mengatur jadwal penerimaan barang atau jasa dan memastikan ketersediaan yang tepat waktu. Sedangkan tanggal pemesanan adalah tanggal di mana pesanan kepada pemasok pertama kali dibuat. Ini mencatat kapan keputusan untuk membeli barang atau jasa diambil, dan ini dapat berperan dalam manajemen stok dan perencanaan produksi.
Selain komponen-komponen ini, pajak, diskon, dan syarat pengiriman juga penting dalam PO. Pajak mencakup informasi tentang pajak yang dikenakan ke pemasok. Diskon mencakup potensi diskon yang dapat diterima perusahaan jika ada penawaran khusus dari pemasok atau jika pesanan dibuat dalam jumlah besar. Syarat pengiriman mencakup detail seperti periode atau tanggal pengiriman yang sudah ditentukan, alamat tujuan, metode pengiriman yang digunakan, dan instruksi khusus yang perlu diikuti oleh pemasok.
Semua komponen ini sangat penting dalam PO karena membantu memastikan bahwa proses pembelian berjalan lancar, informasi yang dimuat jelas, dan pengiriman dilaksanakan tepat waktu. Selain itu, PO juga berperan dalam pemenuhan peraturan pajak dan keuntungan finansial yang dapat diperoleh perusahaan melalui diskon dan pengelolaan syarat pengiriman dengan baik.
4. Kesimpulan
Jadi kesimpulannya purchase order PO adalah dokumen penting yang berisi pengadaan barang dari berbagai departemen perusahaan yang sudah diajukan dan disetujui oleh pemilik usaha, kemudian akan diberikan pada distributor untuk segera diproses agar barang bisa sampai tepat waktu.
Contoh dari penerapan apa itu purchase order di atas adalah gambaran pembelian secara singkat oleh usaha yang memerlukan bahan baku banyak. Fungsi purchase order selain untuk efisiensi pembelian juga akan mempengaruhi tindakan perusahaan kedepannya. Melakukan track record pembelian dan mengecek bahan yang dikirimkan pemasok sudah sesuai jumlah serta keinginan dari setiap divisi sudah terpenuhi.
